Samenwerking nieuw studenteninformatiesysteem (SaNS)
Stichting SURF vroeg Berenschot de projectleiding te voeren over SaNS, een project van vijf Nederlandse universiteiten en hogescholen om gezamenlijk te komen tot een keuze voor een studenteninformatiesysteem en de invoering ervan. Het moest studenten de mogelijkheid bieden om zelf de studie te kunnen plannen en volgen, het moest docenten en studieadviseurs vele nieuwe mogelijkheden bieden en het moest de studentenadministratie een veel beter overzicht geven.
In het project is een sterke inbreng geweest vanuit de instellingen. Eerst is een visie op de contouren van de samenwerking opgesteld waarin de gezamenlijke ambities van de instellingen en de opzet van de aanbesteding zijn benoemd. Daarna is een concreet programma van eisen in de markt gezet. Na een eerste selectie op basis van de ontvangen offertes konden twee leveranciers hun producten en dienstverlening presenteren. Uiteindelijk viel na zorgvuldige afweging de keus op 'Campus Solutions'. Voor de implementatiefase werd een programmamanager benoemd aan wie Berenschot het stokje overdroeg. Om de samenwerking te effectueren, zijn later ook de contouren geschetst voor een expertisecentrum dat het gezamenlijk beheer van het systeem uitvoert en aanstuurt.
Voor studenten, docenten en administratie
Het nieuwe gezamenlijke studenteninformatiesysteem was bedoeld voor de Universiteit van Amsterdam, Hogeschool van Amsterdam, Universiteit Leiden, Radboud Universiteit en Universiteit van Tilburg. Het moest vele nieuwe mogelijkheden bieden: selfservice, uitwisselbaarheid van gegevens, studievoortgangsrapportages, studentenprofielen en managementinformatie. Studenten moeten zich in de toekomst online kunnen inschrijven en hun voortgang evalueren. Docenten en studieadviseurs kunnen de studenten effectiever begeleiden. Tot slot zal het moderne integrale systeem ook de studentenadministratie een veel beter overzicht geven.
Vijf instellingen, één visie
Berenschot adviseerde om in het beginstadium één visie op te stellen, waarin de belangen, ambities en de beoogde voordelen per instelling werden benoemd. "De eisen en wensen van de onderwijsinstellingen verschilden, terwijl het voor het selectieproces noodzakelijk was één werkbaar eisenpakket te hebben," legt Gerard Nauta, consultant bij Berenschot, uit. "Om een eenduidige visie op tafel te krijgen, werd een gezamenlijke sessie georganiseerd met de stuurgroep en de projectgroep. Perspectieven en ambities werden uitgewisseld, geharmoniseerd en geformuleerd in een visiedocument dat in de vorm van een boekje binnen de instellingen kon worden verspreid."
Project-, stuur- en werkgroep
Nauta: "De projectgroep bestond uit vijf projectleiders, van iedere onderwijsinstelling één, een algehele projectleider en een projectsecretaris, beiden van Berenschot. In de stuurgroep namen leden van de Colleges van Bestuur, toehoorders (over het algemeen directeuren) en een manager van de Stichting SURF plaats. De werkgroepen hadden betrekking op verschillende expertises met specifieke kennis van de processen binnen de onderwijsinstellingen. In deze organisatievorm kon de eerder geformuleerde visie worden uitgewerkt in een concreet programma van eisen."
Mission accomplished
De inmiddels nauwkeurig geformuleerde vraag naar een studenteninformatiesysteem werd vervolgens in de markt uitgezet. Geschikte kandidaten werden uitgenodigd hun product te presenteren. Uit de selectieprocedure kwam uiteindelijk 'Campus Solutions' als meest geschikte oplossing naar voren. Nadat de contractbesprekingen positief waren afgerond, was de selectie van het studenteninformatiesysteem voor de vijf samenwerkende hogeronderwijsinstellingen een feit. De implementatiefase van 'Campus Solutions' werd ingeluid met het benoemen van een programmamanager, aan wie Berenschot het stokje overdroeg. Om de samenwerking te effectueren, zijn tijdens de selectiefase ook de contouren geschetst voor een expertisecentrum. Dit zal de innovaties, doorontwikkelingen en kennisstromen in de deelnemende onderwijsinstellingen verbinden.
