Overhead langdurige zorg sinds 2010 met 8 procent gedaald


De overhead van organisaties in de langdurige zorg is sinds 2010 met 8 procent gedaald. Dat blijkt uit de Benchmark Care, het jaarlijkse onderzoek van Berenschot naar de overhead binnen de langdurige zorg.

Het aantal arbeidsplaatsen binnen de verpleging, verzorging en thuiszorg (VVT) in een overheadfunctie bedroeg in 2015 13,1 procent van het totale personeelsbestand. Het gaat om functies waarbij mensen zich bezighouden met aansturing en ondersteuning van medewerkers in het primaire zorgproces, zoals management en P&O, financiën en ICT. Voor de gehandicaptenzorg (GHZ) en geestelijke gezondheidszorg (GGZ) was de overhead respectievelijk 13,5 en 20,8 procent.

Decentralisatie: geen extra overheadformatie

Tegen de verwachting van veel zorgaanbieders in is de overhead binnen zorginstellingen in 2015 niet gestegen als gevolg van de decentralisaties. Navraag onder de zestig deelnemende organisaties leert echter dat de administratieve last wel degelijk is toegenomen. “Vanwege dreigende bezuinigingen is geprobeerd dit op te vangen binnen het bestaande personeelsbestand”, aldus Marvin Hanekamp, verantwoordelijk voor het onderzoek. “En dat heeft geleid tot een hogere werkdruk bij met name de financiële en administratieve functies. Bovendien was er in 2015 sprake van tot 52% extra inhuur op deze functies in vergelijking met 2014.”

Aandeel overheadformatie daalt

Gerekend vanaf 2010 is het aandeel medewerkers in overheadfuncties echter wel degelijk gedaald, gemiddeld met 8 procent. “Dit is vooral terug te zien in minder P&O, minder secretariaten en in minder zorgmanagement”, aldus Hanekamp. “De ICT-capaciteit is sindsdien juist sterk gestegen.” Hij verklaart deze ontwikkelingen door de opkomst van het concept van zelfverantwoordelijke teams en de toenemende automatisering. “Taken die voorheen uitsluitend door de overhead werden uitgevoerd, zoals personeelsadministratie en roostering, verschuiven nu steeds naar de zorg.”

Overheadtaken verschuiven naar primair proces

Aanvullend onderzoek van Berenschot onder 2.500 medewerkers in de directe zorg laat zien dat zij gemiddeld 25% van hun tijd besteden aan administratie, wat neerkomt op zo’n 100.000 arbeidsplaatsen en jaarlijks € 5 miljard aan personeelskosten. Negen op de tien zorgmedewerkers noemt administratieve taken belastend en zou niet meer dan 15% van hun tijd eraan willen besteden.

Opvallend is dat de VVT en de GHZ qua omvang en samenstelling van de overhead steeds meer op elkaar zijn gaan lijken. De GGZ heeft vooral meer secretariaten, wat samenhangt met het hogere verloop van de cliënten en de administratie die gepaard gaat met het type zorg. In vergelijking met bijvoorbeeld ministeries, gemeenten en zakelijke dienstverlening hebben met name de VVT en de GHZ aanzienlijk minder overhead.

Overhead blijft dalen

De verwachting van Berenschot is dat de overhead de komende jaren nog verder zal dalen en dat de aard en omvang van de overhead vooral als gevolg van toenemende automatisering zal veranderen. “De verwachting is dat in 2024 nog zo’n 6 tot 8 procent van de medewerkers binnen de VVT en de GHZ in overheadfuncties werkt en binnen de GGZ zal dat ongeveer 13 procent zijn. Deze percentages zien we nu al bij de best practices in onze benchmark, zoals de  JP van den Bent stichting en TriviumMeulenbeltZorg.”

Best practice

De best practice organisaties, die een lage overhead koppelen aan goede bedrijfsresultaten, hebben volgens Hanekamp enkele gemeenschappelijke kenmerken. ”Ze hebben een bestuurder of directeur bedrijfsvoering met een uitzonderlijk sterke drive om processen zo effectief en efficiënt mogelijk in te richten. Die kent de organisatie door en door en heeft een uitgesproken visie op wat toegevoegde waarde is. De hele organisatie kent en deelt deze visie. Er worden medewerkers geselecteerd die hierbij passen.”

Simpele overhead

Verder hebben de beste organisaties hun overhead ogenschijnlijk eenvoudig georganiseerd. Voor iedereen is helder 'wie waarvan is'. Het grootste deel van de beperkte overhead is centraal gepositioneerd. De omvang van de overhead wordt centraal genormeerd en gemonitord, waarbij sprake is van goede afstemming tussen de 'aanbieders' en 'interne klanten' van de overhead over aard, omvang en kwaliteit van de dienstverlening. Verantwoordelijkheden zijn, onder het mom van 'high trust, high penalty', vaak laag in de organisatie belegd. Ten slotte is er sprake van slimme, integrale automatisering van administratieve processen, zoals de personeels- en salarisadministratie, de cliëntadministratie, de zorgadministratie en de factuurafhandeling. Deze processen in zowel het primaire proces als de overhead lopen steeds meer in elkaar over.

Wilt uw weten hoe u uw overheadprocessen kunt optimaliseren? Neem dan contact met mij op, Marvin Hanekamp (Senior managing consultant), m.hanekamp@berenschot.nl.