Administratieve taken langdurige zorg kosten jaarlijks € 5 miljard

Gepubliceerd op 13 juli 2016

Zorgprofessionals in de langdurige zorg besteden 25% van hun tijd aan administratieve taken, waar zij 15% zelf reëel vinden. Omgerekend betekent dit dat administratieve taken binnen de langdurige zorg ruim 100.000 formatieplaatsen kosten, wat neerkomt op ruim 5 miljard euro per jaar. Bijna negen op de tien zorgprofessionals ervaren administratieve taken als enigszins (53%) of zeer (35%) belastend.

Werken in de zorg vereist ook het vervullen van de nodige administratieve taken. De uitdaging is dit zo min mogelijk ten koste te laten gaan van de directe zorg en de motivatie van zorgprofessionals. Dus enkel administreren wat moet, zonder fouten, in zo min mogelijk tijd en zo gebruiksvriendelijk mogelijk.

Het beperken van de administratieve belasting tot een noodzakelijk minimum, is eveneens een doelstelling van de overheid. Hiervoor is onder meer een ‘Meldpunt Verspilling’ in het leven geroepen, een toolkit ontwikkeld, zijn zogenaamde Experimenten Regelarme Instellingen (ERAI) uitgevoerd en zijn handreikingen opgesteld.

Tegelijkertijd noemen velen diezelfde overheid als belangrijkste veroorzaker van de administratieve belasting. Zo stellen veel zorgaanbieders dat deze is gestegen als gevolg van de decentralisaties die in 2015 zijn doorgevoerd. Gemeenten zijn daarmee onder andere verantwoordelijk geworden voor diverse zorgtaken en maken hierover afspraken met zorgaanbieders. Daardoor is in de ogen van zorgaanbieders niet alleen het aantal financiers toegenomen, ook ontbreekt volgens hen ook aan eenduidigheid tussen gemeenten als het gaat om eisen aan registratie en verantwoording.

Om een bijdrage te leveren aan het beperken van de administratieve belasting van zorgprofessionals, heeft Berenschot onderzocht hoe zorgprofessionals deze belasting ervaren, hoeveel tijd zij kwijt zijn aan administratieve taken en welke verbetermogelijkheden zij zien. Aan dit onderzoek namen ruim 2.200 medewerkers deel; dit gebeurde vrijwillig en anoniem.

In hoeverre ervaren zorgmedewerkers administratie als belastend?

Nagenoeg 90% van de zorgprofessionals ervaart administratieve taken als belastend. Binnen de geestelijke gezondheidszorg is dit zelfs 96% en bij de verpleging, verzorging & thuiszorg en gehandicaptenzorg respectievelijk 82% en 85%. Voorbeelden van administratieve taken zijn het bijhouden van een cliëntendossier, plannen en roosteren, correspondentie met cliënten en familie en het opstellen van diverse rapportages.

500_belastendadministratievetaken

Opvallend is ook dat zorgprofessionals administratieve taken als meer belastend ervaren, naarmate zij meer uren werken. Van de medewerkers met een contract tot 8 uur per week geeft 18% aan administratie zeer belastend te vinden. Bij medewerkers met een contract van 36 uur stijgt dit naar 45%.

500_administratievebelastingindezorg-2016

Tijdsbesteding administratieve taken

Zorgmedewerkers geven aan gemiddeld 25% van hun tijd te besteden aan administratieve taken, waar zij 15% acceptabel vinden. Omgerekend betekent dit dat administratieve taken binnen de langdurige zorg ruim 100.000 formatieplaatsen kosten, wat neerkomt op ruim € 5 miljard.

Opvallend is dat wanneer zorgprofessionals meer uren werken, zij ook steeds groter deel van hun tijd besteden aan administratieve taken. Medewerkers met een contract tot 8 uur per week geven aan gemiddeld 15% van hun tijd bezig te zijn met administratieve taken. Bij medewerkers met een contract van 36 uur is dit gemiddeld 33%. Desgevraagd stellen zorgmedewerkers met een dienstverband van 24 uur of meer per week dat zij 14 tot 16% reëel vinden.

500_feitelijkeengewenstetijdaanadministratievetaken

Omvangrijkste administratieve taken

Gevraagd naar de drie administratieve taken die de meeste tijd vergen, tekent zich een duidelijke rangschikking af. Met stip bovenaan staat het aanmaken en bijhouden van het (elektronisch) cliënten-/patiëntendossier. Maar ook de overdracht, het opstellen van rapportages en evaluaties, correspondentie met cliënten en familie, en plannen en roosteren worden vaak genoemd als tijdsintensieve taken.

Het gaat dus ook om administratieve taken die zorgaanbieders zelf goed kunnen beïnvloeden. Bijvoorbeeld door kritisch te kijken naar de noodzaak en omvang van de registraties, de wijze waarop deze zijn ingericht c.q. doelmatig worden ondersteund door applicaties. In het (elektronisch) cliëntendossier wordt bijvoorbeeld vaak meer geregistreerd dan verplicht is, waarbij bovendien sprake is van dubbele en/of onnodige invoer.

500_tijdbestedingadministratievetaken

Mogelijkheden om administratieve taken te beperken

Negen op de tien respondenten heeft suggesties gedaan om de administratieve belasting te verlichten. Het betreft een groot aantal zeer concrete en bruikbare ideeën, meestal ICT-gerelateerd. Denk aan snellere en stabielere applicaties, meer gebruik van mobiele devices en betere koppelingen tussen applicaties zodat geen dubbele invoer nodig is. Maar ook slimmer roosteren, eenvoudiger declareren van onkosten en kilometers, beknopt en enkel registreren wat echt nodig is, minder mailen, minder bureaucratische schakels in processen, extra tijd en een rustige ruimte voor administratie en betere samenwerking binnen en tussen organisaties. Opvallend is dat medewerkers administratie op zich niet zo’n punt vinden, maar wel als het doel onduidelijk of het proces inefficiënt is.

Tot slot

Alhoewel de steekproef beperkt is, ontstaat een consistent beeld over de administratieve belasting. Berenschot zal het onderzoek continueren en uitbreiden.

Niet alleen de overheid, ook zorgorganisaties zelf kunnen de administratieve belasting aanzienlijk verlagen. De zorgprofessionals die aan dit onderzoek hebben meegewerkt, hebben hiervoor talrijke concrete suggesties gedaan. Kort samengevat: kijk eerst heel kritisch naar wat geadministreerd moet worden, richt vervolgens de administratieve processen zo efficiënt mogelijk in en ondersteun deze met gebruiksvriendelijke software.