Gemeenteambtenaren onbekend met gegevensmanagement

Gepubliceerd op 18 juni 2018

Een groot aantal lijnmanagers en uitvoerenden binnen gemeentelijke organisaties zijn niet bekend met gegevensmanagement en het nut of de noodzaak ervan. Zo’n 50 tot 80% van de medewerkers beschikt niet over de gewenste positieve houding ten opzichte van dit onderwerp. Ook de aandacht voor gegevensmanagement bij college of directie is lager dan gewenst. Dit blijkt uit onderzoek dat Berenschot en Stolk Informatiemanagement de afgelopen maanden hebben uitgevoerd.

Het - jaarlijks terugkerend - vergelijkend onderzoek naar de invoering van gegevensmanagement bij gemeenten richtte zich op verschillende onderwerpen, waaronder de acceptatie en kennis van gegevensmanagement in de organisatie, de implementatieaanpak, het gebruik van frameworks en bijbehorende producten, en de opbrengsten en kosten van gegevensmanagement. Deelnemende gemeenten kregen zo inzicht in de eigen implementatiestatus van gegevensmanagement conform de GEMMA-richtlijnen ten opzichte van andere deelnemende gemeenten. Voor het onderzoek hanteerden de onderzoekers de definitie van gegevensmanagement uit de GEMMA: ‘het geheel van activiteiten om in de gemeente op het juiste moment over de juiste gegevens van de juiste kwaliteit te beschikken’.

Bewuste implementatie of natuurlijke groei?

Ongeveer de helft van de deelnemers geeft aan bewust te hebben gekozen voor de implementatie van gegevensmanagement. De reden hiervoor is dat er eerder onvoldoende prioriteit aan werd gegeven of dat er sprake was van een verzameling losse initiatieven. Een klein deel van de onderzochte gemeenten heeft de implementatie van gegevensmanagement als project opgepakt. Als ze hiervoor een framework gebruikt hebben, dan is dit het GEMMA-Gegevensmanagement. Dit bevat onder meer instrumenten om de organisatie in te richten, een overeenkomst voor het leveren van gegevens en/of een terugmelding van fouten in gegevens. “De rollen die bij deze producten horen, zijn daarmee ook ingevuld. Denk aan bronhouder, architect en afnemer, rollen die vaak voorkomen bij gemeenten”, stelt Rosa-May Postma, onderzoeker bij Berenschot.

Grootte gemeente bepaalt aanpak

Over het algemeen zien gemeenten wel de voordelen van gegevensmanagement: verbeterde gegevensregistraties, meer inzicht in het gegevenslandschap en compliancy met verplichtingen als ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) en de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming). “Toch vinden ze het lastig om deze baten in geld of besparingen op fte uit te drukken”, aldus Wim Stolk, adviseur en opleider gegevensmanagement, die duidelijk verschil ziet in implementatie en aanpak per gemeente. “De zorg voor gegevenskwaliteit bij kleine gemeenten wordt veel directer beleefd en uitgevoerd dan bij een grote gemeente. De persoonlijke aanpak bij kleine gemeenten levert voor hen het meeste resultaat op, terwijl bij grote gemeenten rollen veel duidelijker zijn verdeeld en belegd.” Na het onderzoek hebben de deelnemers inzicht in de verbeterpunten gekregen.

De belangstelling binnen gemeenten voor dit vakgebied neemt toe, omdat het helpt de grip op gegevens te vergroten. Dit is van belang in het licht van de AVG, de Omgevingswet en de wens om informatiegestuurd te gaan werken.