Handvatten voor succesvol projectmanagement

Gepubliceerd op 23 januari 2020

Alles wat van invloed is op het bereiken van het beoogde eindresultaat in beeld hebben, zodat je op het juiste moment de juiste beslissingen neemt. Dat is de essentie van projectmanagement in de ogen van Tineke Beemster, senior consultant bij Berenschot en als ervaren projectleider een van de trainers van de opleidingen ‘Succesvol projectmanagement bij de overheid’ voor beginners en gevorderden.

Binnen het openbaar bestuur wordt veel beleid gemaakt en projecten zijn doorgaans de meest geëigende vorm om dat beleid uit te voeren of te implementeren. Dat is niet altijd in een rechte lijn van A naar B. Een project verzandt, het lukt niet om de energie vast te houden en uiteindelijk wordt niet het beoogde resultaat behaald. “Wie was er ook alweer van, waarom doen we dit, is het wel een goed idee, ik doe het er ook maar bij... Allemaal tekenen dat een initiatief wegzakt en dat de energie eruit loopt. Het ontbreekt aan de juiste organisatie en sturing, waardoor het project gaandeweg doodbloedt”, verklaart Beemster.

Menselijke kant

Beginnende projectleiders bij overheden zijn dan ook op zoek naar handvatten om sturing te geven aan hun project. “Ze hebben behoefte aan kaders, bijvoorbeeld een projectmanagementmethode, willen weten hoe ze zich het beste kunnen positioneren ten opzichte van hun opdrachtgever en hoe ze hun team kunnen meekrijgen”, aldus Beemster. Veel bureaus die trainingen projectmanagement geven, beperken zich tot de methoden; in de trainingen van Berenschot wordt ook aandacht besteed aan de menselijke kant. “Hoe ga je om met je omgeving, hoe ga je het gesprek aan, hoe oefen je invloed uit op anderen? Daarbij oefenen de deelnemers met hun eigen praktijksituaties.”

Invloed en impact

Als voorbeeld noemt Beemster het onderwerp stakeholdermanagement. “Stel je bent projectleider in een grote gemeentelijke organisatie en je opdrachtgever komt steeds met nieuwe ideeën. Hoe beïnvloed je zo iemand dusdanig dat het project niet steeds groter wordt en de voortgang niet in gevaar komt? Dat spel, het onderhandelen met je opdrachtgever, krijgen deelnemers gaandeweg de training door. Je opdrachtgever kan wel willen dat je de scope uitbreidt, maar dan is het aan jou om de impact op tijd, capaciteit en doorlooptijd inzichtelijk te maken. Want als je opdrachtgever de afbakening van het project ter discussie stelt, heeft dat consequenties.” Beginnende projectleiders zijn nogal eens geneigd puur op de inhoud te reageren, stelt Beemster. “Zij onderhandelen niet, maar accepteren schoorvoetend de verandering van de opdracht. Terwijl je je opdrachtgever ook kunt voorstellen er een nieuw project van te maken of meer tijd voor het project bedingen. Dus niet alleen de boodschap ontvangen, maar zelf grip houden op het project.”

Quick wins

Beemster doet beginnende projectleiders enkele quick wins aan de hand om zelf meer invloed uit te oefenen. “Leg gesprekken en afspraken vast. Zo beïnvloed je wat er van het gesprek blijft hangen en heb je iets in handen om anderen te houden aan een afspraak. Neem daarnaast risico’s en maatregelen om die te verminderen mee in het projectplan en pak ze in elk projectoverleg erbij om te zien of er omstandigheden zijn die het project in gevaar brengen.” Een andere, veelvoorkomende valkuil is dat projectleiders doel en resultaat niet scherp genoeg formuleren. Een quick win is dat zij zich realiseren dat alleen het projectresultaat binnen de eigen beïnvloedingssfeer ligt – het behalen van de doelstelling niet. “De projectleider denkt overal van te zijn en vergeet dat de opdrachtgever juist verantwoordelijk is voor het realiseren van de doelstelling. De scherpte rond wie heeft welke rol en verantwoordelijkheid ontbreekt nog, waardoor ze de projectorganisatie niet adequaat kunnen aansturen”, zegt Beemster. “Als bijvoorbeeld een leidinggevende een paar projectmedewerkers terughaalt vanwege andere prioriteiten, dan sta je daar met nul capaciteit en nog steeds dezelfde deadline. Je moet dan beseffen dat je niet in de positie bent om zaken voor elkaar te krijgen, daar heb je de opdrachtgever voor nodig.” Beginnende projectleiders gaan daarover veelal niet de discussie aan, maar blijven achter als een man zonder land.

Ingewikkelder krachtenveld

Gevorderde projectleiders zullen dergelijke beginnersfouten niet meer maken doordat ze situaties eerder herkennen. Zij hebben echter zo hun eigen uitdagingen. “Hun opdrachten zijn minder eenduidig, de projecten vele malen groter en de resultaten omvangrijker. Ook hebben ze te maken met meer budget, langere doorlooptijd en een ingewikkelder krachtenveld. Al die belangen en dat politieke spel vragen veel van de projectmanager”, schetst Beemster. “Je krijgt bijvoorbeeld te maken met mensen die zich niet uitspreken, maar achter de schermen het project frustreren. Dan is de vraag: hoe beïnvloed je hen? We kijken welke strategie deelnemers tot nu toe gevolgd hebben en hoe effectief die is gebleken. Zo leer je van elkaar.”

Tijdig ingrijpen

Inzicht in het krachtenveld is meteen ook de grootste uitdaging voor gevorderde projectleiders. “Hoe reageer ik als er issues spelen, hoe kan ik die voor zijn? Dat betekent heel goed nadenken over het krachtenveld en hoe oefen ik, of anderen, daar invloed op uit? Daar moet je als projectleider een antenne voor ontwikkelen”, stelt Beemster. “Zo kunnen directieleden buiten het project invloed uitoefenen op de ambtelijke top en de RvB, bijvoorbeeld door het belang van je project in twijfel te trekken. Dan moet je tijdig ingrijpen en zelf invloed uitoefenen, of je opdrachtgever.”

Profilering

Met goede projectmanagementvaardigheden kunnen projectleiders het verschil maken. “Als je weet wat er nodig is om je project adequaat in te richten, kom je goed beslagen ten ijs qua projectplan en de te betrekken stakeholders. Dat helpt om je stevig te positioneren als projectmanager.” En als een project gaat lopen, adviseert Beemster dit goed te beheersen, de voortgang te bewaken en de omgeving op de hoogte te houden van de gezette stappen. “Mensen vinden het altijd fijn om te merken dat inspanning leidt tot resultaat. Daar win je vertrouwen mee en uiteraard is het ook bevorderlijk voor je profilering als je het project tot een goed einde brengt en de doelen realiseert die jij en je opdrachtgever beogen.”

De tweedaagse training ‘Succesvol projectmanagement bij de overheid’ biedt beginnende en ervaren projectleiders grip op hun (complexe) projecten. Aan de hand van hun eigen praktijk leren deelnemers hun zij zaken rond project, opdrachtgever, projectteam en stakeholders het meest effectief kunt organiseren. De eerstvolgende training vindt plaats op 28 januari en 25 februari 2020 van 9.30-17.00 uur (beginners) en op dinsdag 10 maart en dinsdag 7 april 2020 van 9.30-17.00 uur (gevorderden).