SPP: het begin van het einde of het einde van het begin?

Evelien Bults Strategische personeelsplanning (SPP) is booming. Een korte zoektocht via Google laat vele duizenden zoekresultaten en advertenties zien. SPP is een methode om een strategisch plan te maken voor het personeelsbestand. Het geeft richting aan HR-beleid. Veel organisaties zijn dan ook strategische personeelsplanning aan het implementeren.

Evelien Bults

Strategische personeelsplanning (SPP) is booming. Een korte zoektocht via Google laat vele duizenden zoekresultaten en advertenties zien. SPP is een methode om een strategisch plan te maken voor het personeelsbestand. Het geeft richting aan HR-beleid. Veel organisaties zijn dan ook strategische personeelsplanning aan het implementeren. Natuurlijk is dat hartstikke goed, maar de échte uitdaging komt pas als de eerste cyclus helemaal is doorlopen. Als het SPP-plan er ligt en de projectleider weer een ander project heeft opgepakt, of de externe adviseur is vertrokken. Want dan moeten de oplossingsrichtingen die zijn bedacht verder worden uitgewerkt, én moet SPP onderdeel worden van de bestaande processen.

Maar hoe zorg je er nou voor dat SPP goed opgevolgd wordt en wat komt daar bij kijken? In deze blog geef ik vijf tips om SPP goed te verankeren in bestaande processen.

Maak een keuze

Uit SPP komen vaak heel wat inzichten en oplossingsrichtingen waar de HR-afdeling  concreet mee verder kan. Dat kunnen interventies zijn rond bijvoorbeeld werving en selectie, mobiliteit of leren en ontwikkelen. Belangrijk is vooral om niet alles tegelijk op te pakken. De kunst is om te kiezen. Laat je niet verleiden tot het oppakken van tien verschillende onderwerpen met een lange doorlooptijd, met het risico dat het in de hectiek van alledag verzandt. Kies drie dingen, die je dan ook écht goed kan uitwerken, van a tot z.

Kies niet alleen voor groots en meeslepend, maar ook voor laaghangend fruit

De keuze voor de oplossingsrichtingen die verder worden uitgewerkt wordt vaak gebaseerd op wat de meeste impact heeft in het verkleinen van de gap tussen het huidige en toekomstig benodigde personeelsbestand. Natuurlijk is dat een belangrijke overweging, maar vergeet ook niet het laaghangend fruit: de oplossingen die je makkelijk kunt uitwerken en die snel zichtbaar zijn voor de organisatie. Door snel resultaten te kunnen laten zien, groeit het draagvlak voor SPP en zien managers dat er wat met hun input wordt gedaan. Het gevolg is dat SPP niet meer wordt gezien als het speeltje van HR, maar als een solide methode waarin management en HR samen bepalen waar de prioriteit komt te liggen als het gaat om het hebben van het juiste personeelsbestand, nu én in de toekomst.

Beleg SPP bij een vast persoon binnen de HR-afdeling

Zodra de rapportage is opgeleverd of de projectleider een volgend project heeft opgepakt ligt het risico op de loer dat de aandacht voor SPP weer afneemt. Het is dan ook belangrijk om SPP structureel te verankeren in de HR-afdeling door een proceseigenaar te benoemen voor SPP. Deze persoon kan enerzijds de regie houden en de voortgang monitoren van de oplossingsrichtingen die verder worden uitgewerkt. Anderzijds kan hij ervoor zorgen dat SPP wordt geïntegreerd in de HR-agenda en de bestaande processen en procedures.

Houd SPP op de agenda door erover te blijven communiceren

Vaak worden oplossingen die voortkomen uit SPP wel goed opgepakt door HR, maar horen de afdelingsmanagers daar weinig over. Afdelingsmanagers hebben vaak veel tijd en energie gestoken in een eerste SPP-cyclus en zien in zo’n geval weinig resultaat van hun harde werken. Het gevolg: mopperende managers die bij een volgende cyclus helemaal niet zo’n zin hebben om weer tijd en energie in SPP te steken, immers “er wordt toch niks mee gedaan”. Het is dan ook erg belangrijk om te blijven communiceren over de voortgang van de uitwerking van de oplossingsrichtingen. Niet als doel op zich, maar wel om te laten zien dat er ook echt wat gebeurt met de resultaten van SPP. En om draagvlak te creëren voor een volgende cyclus.

En vergeet niet…

SPP is een cyclisch proces, waarbij er continue afstemming plaatsvindt tussen de richting die de organisatie op wil, het daarvoor benodigde personeelsbestand en het HR-beleid dat dit ondersteunt. Niet alleen de richting van de organisatie kan veranderen, ook leveren de uitkomsten van SPP vaak verdiepende vragen op. De antwoorden op deze vragen, kunnen weer input geven voor de volgende cyclus. Zo zien wij nog wel eens dat de ingeschatte toekomstige formatie onderstreept dat er keuzes moeten worden gemaakt in wat een organisatie wel en juist ook niet doet. Deze keuzes geven weer input voor de volgende SPP cyclus. De aanpak en de focus voor SPP is dus ook aan verandering onderhevig. Blijf de aanpak en de methode verder ontwikkelen en blijf leren, met elkaar.

Kortom, het mooie SPP-plan dat je hebt liggen, is pas het begin.

Meer weten over SPP? Lees hier wat Berenschot voor u kan betekenen. Of neem contact op met Evelien Bults.