Administratieve belasting: we stoppen ermee

Huidige initiatieven hebben (nog) weinig effect Zorgprofessionals in de langdurige zorg geven aan 31 procent van hun werktijd te besteden aan administratieve taken, terwijl zij 17 procent acceptabel vinden. Dit blijkt uit onderzoek van Berenschot, waaraan de afgelopen drie jaar 5.700 zorgprofessionals deelnamen.

Huidige initiatieven hebben (nog) weinig effect

Zorgprofessionals in de langdurige zorg geven aan 31 procent van hun werktijd te besteden aan administratieve taken, terwijl zij 17 procent acceptabel vinden. Dit blijkt uit onderzoek van Berenschot, waaraan de afgelopen drie jaar 5.700 zorgprofessionals deelnamen. Bovendien is deze 31 procent een toename ten opzichte van de afgelopen twee jaren, waarin zij aangaven dat administratie 25 procent van hun tijd bedroeg!

En dat terwijl juist het verminderen van de administratieve lasten al enige jaren onder de aandacht staat en hiertoe tal van initiatieven zijn genomen. Het gewenste effect is dus nog niet bereikt. Bovendien blijkt uit Berenschot onderzoek dat negen op de tien zorgprofessionals administratieve taken als belastend ervaren.

Een toename is te zien over de gehele breedte van de langdurige zorg. In de VVT, GHZ en GGZ wordt respectievelijk 28 procent, 31 procent en 34 procent van de totale werktijd aan administratieve taken besteed. Het zwaartepunt lijkt te liggen bij professionals met een voltijdcontract. De tijd die men zegt te besteden aan administratie en de mate waarin men dit als belastend ervaart, neemt namelijk toe naarmate het arbeidscontract groter wordt.

Te veel aan administratieve belasting gelijk aan 50.000 banen

Deze stijging in administratieve belasting is ook zorgelijk vanuit het perspectief van het oplopende personeelstekort in de langdurige zorg. Zorgorganisaties hebben veel belang bij het (tevreden) behouden van zorgprofessionals. Het personeelstekort zorgt namelijk voor hoge werkdruk en kan een bedreiging vormen voor de kwaliteit in de zorg. Andersom kan een hoge werkdruk ook weer een oorzaak zijn van meer verzuim en een hoger personeelsverloop. En zo ontstaat een negatieve spiraal.

Reden te meer om onverminderd in te zetten op reductie van administratieve belasting. Uit het onderzoek van Berenschot blijkt bovendien dat een hoge administratieve belasting ten koste gaat van werkplezier dat medewerkers naarmate zij een hogere administratieve belasting ervaren, meer geneigd zijn een baan buiten te zorg te overwegen. Ook staat 31 procent aan ‘administratietijd’ gelijk aan meer dan 110.000 voltijdbanen en ruim 5 miljard euro. Als we ervan uitgaan dat de 17 procent administratieve tijd, die zorgprofessionals als acceptabel beschouwen, ook echt noodzakelijk is, zou het verschil (14 procent) bijna 2,5 miljard euro, oftewel 50.000 voltijdbanen kunnen opleveren.

Maatregelen genoeg, maar kennen we de échte oorzaken wel?

Het is al jaren een doelstelling om de administratieve belasting tot een noodzakelijk minimum terug te dringen. Dit voorjaar nog presenteerde het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport hiertoe het actieplan (Ont)regel de zorg. Per sector zijn maatregelen benoemd om de regeldruk in de zorg terug te dringen. Dit is een goede en zeer welkome ontwikkeling. Het is echter nog wel afwachten of zorgprofessionals ook echt minder belasting zullen ervaren. Zo is administratieve belasting namelijk niet alleen het resultaat van regelgeving vanuit de overheid. Deze komt ook voort uit werkprocessen en protocollen vanuit de zorgorganisaties zelf. De administratieve belasting kan daardoor per organisatie erg verschillen, ook binnen één en dezelfde sector. Bovendien blijkt uit onderzoek dat de mate waarin administratie als belastend wordt ervaren, niet alléén bepaald wordt door de feitelijke belasting maar ook een kwestie is van perceptie. En deze perceptie wordt ondermeer beïnvloed door de aandacht en beeldvorming omtrent administratieve belasting in bijvoorbeeld de media. Als je maar vaak genoeg hoort en leest dat de administratieve last te hoog is, ga je eigen administratief werk steeds beter en sneller herkennen en negatiever beoordelen. Dit is veelal onderbelicht in de aanpak van administratieve belasting.

Welke verbeterpunten zien zorgprofessionals?

Zorgprofessionals gaven in de enquête aan veel tijd kwijt te zijn aan bijvoorbeeld rapporteren in het elektronisch cliënten/patiëntendossier, plannen & roosteren, evaluaties en multidisciplinaire overleggen. De noodzaak van goede administratie wordt door zorgprofessionals overigens niet betwist, integendeel. Ze vinden het echter vervelend als zij het gevoel hebben dat het administratieve proces niet efficiënt is (‘het is immers al druk genoeg’), wanneer niet helder is wat het doel is en wanneer men geen waardering ervaart voor goede administratie. Uit de gesprekken die met de zorgprofessionals zijn gevoerd, kwam bijvoorbeeld naar voren dat dubbele administratie nog aan de orde van de dag is. Vaak genoemd zijn het eerst uitwerken op papier, om vervolgens gegevens en tekst over te typen. Maar ook het gebruik van verschillende verplichte vragenlijsten waarin dezelfde gegevens genoteerd worden is vaak genoemd.

Bovendien wordt aangegeven dat de samenwerking met gemeenten, zorgkantoren en zorgverzekeraars een extra administratieve last oplevert, doordat zij verschillende registratieve eisen stellen en gewerkt wordt met verschillende niet aan elkaar gekoppelde systemen. Ook dit zorgt voor extra invoer van gegevens.

Zorgt de lagere overhead voor meer administratieve lasten?

Ook wijzen zorgprofessionals de grootschalige invoering van zelfsturende teams aan als één van de oorzaken van een toename in administratieve lasten. Uit onderzoek van Berenschot blijkt dat het beleggen van meer zelfstandigheid en verantwoordelijkheid binnen de teams binnen veel organisaties heeft geleid tot een daling in overhead, vooral doordat minder zorgmanagement en administratief personeel wordt ingezet.

Veel zorgprofessionals geven aan dat zij daarmee extra administratieve taken hebben gekregen, zoals het maken van de roosters. Veel zorgprofessionals vinden dit niet bij hun functie horen en geven in de enquête aan behoefte te hebben aan ondersteunend (administratief) personeel. Ze geven aan vooral het werk te willen doen waarvoor zij zijn opgeleid; het bieden van goede zorg en behandeling. Dit betekent dat kritisch gekeken moeten worden naar de balans en samenwerking tussen overhead en primair proces.

Snappen, schrappen, verbeteren en vertellen

Mede op basis van de enquête en de gesprekken concludeert Berenschot dat meer gedaan kan worden dan enkel het schrappen van onnodige administratie.

  1. Creëer duidelijkheid over het achterliggende doel: helderheid over het ‘hoe & waarom’ is essentieel en voorkomt dat bepaalde administratieve taken als overbodig gezien worden.
  2. Optimaliseer en faciliteer administratie: zorg dat de administratieve processen efficiënt en effectief zijn ingericht. Dus bijvoorbeeld geen dubbele registraties, controles of onnodige ‘schakels’. En vergemakkelijk de administratieve handelingen door ondersteuning van goede faciliteiten, zoals bijvoorbeeld rustige werkplekken, voldoende computers, de mogelijkheid tot thuis werken of het werken met tablets.
  3. Waardering op de werkvloer: administratie en enige mate van werkdruk zijn inherent aan werken in de zorg. Maar erkenning daarvan is al een deel van de oplossing. Waardering is een bewezen factor gebleken bij intrinsieke motivatie van werknemers.
  4. Vraag het aan zorgprofessionals zelf: zorgprofessionals weten zelf vaak heel goed waar knelpunten zitten, en wat mogelijk verbeterd kan worden. Vraag het hen! Ook omdat aan inspraak en meedenken veel waarde wordt gehecht.
  5. Vergroot de toegevoegde waarde van overhead: de discussie over overhead gaat vaak vooral over de omvang en zelden over de kwaliteit en toegevoegde waarde ervan. Een goed georganiseerde overhead kan echter bijdragen aan het verlagen van de administratieve belasting én aan goede en betaalbare zorg. Bepaal samen met de teams waar overhead ondersteuning van toegevoegde waarde kan zijn.
  6. Beïnvloed de perceptie van administratieve belasting: communiceer op een positieve manier. Benadruk bijvoorbeeld dat het serieus genomen, dat het gaat om goede en betaalbare zorg en om prettig werk, wat hier allemaal al aan gedaan wordt, laat zien dat dit effect heeft en licht best practices uit. Er gaat ook heel veel steeds beter.

Marvin Hanekamp, senior managing consultant Berenschot

Simon Heesbeen, senior consultant Berenschot