Overhead in de langdurige zorg verder gedaald, administratieve belasting neemt toe

Uit de jaarlijkse Benchmark Care van Berenschot blijkt dat de overhead in de langdurige zorg verder is gedaald. Binnen de verpleging, verzorging en thuiszorg (VVT) werd in 2017 16 procent van de kosten besteed aan overhead. Binnen de gehandicaptenzorg (GHZ) was dit 15,8 procent en binnen de geestelijke gezondheidszorg (GGZ) 21,6 procent.

Uit de jaarlijkse Benchmark Care van Berenschot blijkt dat de overhead in de langdurige zorg verder is gedaald. Binnen de verpleging, verzorging en thuiszorg (VVT) werd in 2017 16 procent van de kosten besteed aan overhead. Binnen de gehandicaptenzorg (GHZ) was dit 15,8 procent en binnen de geestelijke gezondheidszorg (GGZ) 21,6 procent.

De daling binnen de vvt en ghz is vooral toe te schrijven aan de invoering van zelfsturing. Inmiddels werkt tussen de 50 en 60 procent van de vvt- en ghz-organisaties met zelfsturende teams, waardoor minder zorgmanagers worden ingezet. Binnen de ggz is dit 40 procent. De daling in overhead daar heeft vooral te maken met minder administratief personeel.

Dat de overheadkosten in de ggz zoveel hoger liggen dan in de andere twee sectoren, ligt aan het groter verloop van cliënten en het grotere aantal behandelaren, die meer administratie en inzet van andere ondersteunende diensten met zich meebrengen.

Overhead betreft sturing en ondersteuning van het directe zorgproces. Denk bijvoorbeeld aan management, financiën, personeel en organisatie en aan secretariaten. Overhead ligt voortdurend onder een vergrootglas. De discussie gaat vooral over de omvang van de overhead. Elke euro die je besteedt aan overhead, kun je immers niet besteden aan directe zorg. Overhead is echter wel belangrijk. Geen enkele organisatie kan zonder. Van belang is vooral om kritisch te zijn op de toegevoegde waarde van overhead; het moet bijdragen aan goede en betaalbare zorg.

Tegelijkertijd zien we dat door toenemende automatisering en door het invoeren van zelfverantwoordelijke teams de overhead en directe zorg steeds meer in elkaar overlopen. Denk bijvoorbeeld aan teams die zelf roosteren, maar ook aan het gebruik van tablets waarop zorgmedewerkers zelf een deel van de benodigde administratie verrichten. De vraag is wat dit betekent voor de productiviteit van deze medewerkers. Het is daarom goed om overhead en productiviteit in samenhang te bekijken. Wat betekent dit voor de totale kosten en kwaliteit van zorg? Dat inzicht ontbreekt veelal.

Berenschot voert sinds drie jaar onderzoek uit naar de administratieve belasting onder zorgprofessionals in de langdurige zorg.  Hieraan hebben in drie jaar tijd 5.700 zorgprofessionals deelgenomen. Uit het onderzoek komt naar voren dat zij gemiddeld 31% van hun tijd besteden aan administratieve taken, waar zij 17% zelf acceptabel vinden. Ondanks de initiatieven van afgelopen jaren om de administratieve belasting terug te dringen, ziet Berenschot een stijging van 25% in 2016 en 2017 naar 31% in 2018.

Negen op de tien medewerkers die directe zorg verlenen in de langdurige zorg (gehandicaptenzorg, verpleging, verzorging & thuiszorg en geestelijke gezondheidszorg) ervaren administratieve taken als belastend. De uitkomsten laten bovendien duidelijk zien dat medewerkers die administratie als belastend ervaren, over het geheel minder tevreden zijn over hun werk en vaker een andere baan overwegen.

In mei heeft het ministerie van Volksgezondheid een lijst met regels gepubliceerd die geschrapt kunnen worden. De verantwoordelijke minister Hugo de Jonge wil dat de administratieve lasten vanaf nu elk jaar omlaag gaan, zodat er meer tijd daadwerkelijk aan zorg besteed kan worden. Hopelijk is dit inderdaad het effect. Want ondanks alle initiatieven in de afgelopen jaren om de regeldruk terug te dringen, lijkt de administratieve belasting juist te stijgen. De toename van het aantal financiers en het ontbreken van eenduidigheid als het gaat om eisen aan registratie en verantwoording zijn hier mede debet aan. Maar administratieve belasting komt ook voort uit eigen interpretatie van die regels door zorgorganisaties zelf. Bovendien leggen zij zichzelf allerlei aanvullende regels op. Het kan en moet echt minder. Het herkennen en schrappen van onnodige administratie is daarin de eerste belangrijke stap. Richt administratieve processen die wel nodig zijn vervolgens slimmer in en ondersteun dit door middel van gebruiksvriendelijke software. Zet daarbij de cliënt en de werkvloer centraal.