Slimme overhead, goede zorg

Door Marvin Hanekamp en Simon Heesbeen In ons artikel  van 21 november jl. ageerden wij, in reactie op het manifest 'Scherp op Ouderenzorg' van Hugo Borst en Carin Gaemers en vooral op de (politieke) commotie die dit veroorzaakte, tegen het opleggen van een overheadnorm voor de langdurige zorg.

Door Marvin Hanekamp en Simon Heesbeen

In ons artikel van 21 november jl. ageerden wij, in reactie op het manifest 'Scherp op Ouderenzorg' van Hugo Borst en Carin Gaemers en vooral op de (politieke) commotie die dit veroorzaakte, tegen het opleggen van een overheadnorm voor de langdurige zorg.

In onze optiek is het vooral van belang om te sturen op kwaliteit en integrale kosten van zorg. Dat effectieve en efficiënte overhead daarbij heel belangrijk is, is evident. Wij pleitten veeleer voor een realistischerichtlijn voor overhead, in plaats van een opgelegde norm. Zorgorganisaties kunnen zo’n richtlijn gebruiken, om voor hunzelf te bepalen welke aard en omvang van de overhead in hun situatie het best bijdraagt aan goede zorg.

We merken in de vele reacties dat ons standpunt breed gedeeld wordt. Er waren ook logische vragen. Want wat is dan een realistische richtlijn voor overhead? En hoe zorg je ervoor dat overhead optimaal bijdraagt aan kwalitatief goede en betaalbare zorg? In dit artikel gaan we in op kwantitatieve richtlijnen voor de overhead. Dit zegt echter nog niets over de toegevoegde waarde van de overhead. Daarop gaan we uitgebreid in, in ons volgende artikel van februari.

Overhead in perspectief

Maar laten we overhead in de langdurige zorg eerst eens in perspectief plaatsen. Bij velen bestaat namelijk het beeld dat deze overhead onverantwoord groot is. Wij benchmarken de overhead al vele jaren op eenduidige wijze in een groot aantal sectoren. In onderstaande grafiek hebben we de gemiddelde percentages overheadformatie per sector in aflopende volgorde naast elkaar gezet.

De grafiek laat zien dat met name de VVT en GHZ relatief minder overheadformatie hebben. Zij bevinden zich meer aan de rechterkant van het spectrum, tussen sectoren die vaak werken met krappere marges, vaak extern gefinancierd worden en doorgaans een uitvoerend karakter hebben.

Meer aan de linkerkant staan sectoren die in de regel een beleidsmatiger karakter hebben en financieel krachtiger zijn. De GGZ bevindt zich meer in het midden. Het aandeel overhead daar is hoger dan in de VVT en GHZ, wat onder meer te maken heeft met het type zorg en grotere verloop van cliënten. Dat de overhead (in met name de VVT en GHZ) lager is dan in veel andere sectoren, wil overigens niet zeggen dat het niet beter kan.

Slimme overhead: geen opgelegde norm, maar realistische richtlijn

Om te bepalen hoe het beter kan, helpen geobjectiveerde en realistische richtlijnen. In ons vorige artikel noemden wij al enkele globale richtlijnen voor overhead, op basis van onze jaarlijkse Benchmark Care. Onderstaande grafiek gaat dieper in op zowel het gemiddeld aandeel overheadformatie (als percentage van de totale formatie) als overheadkosten (als percentage van de totale kosten). Het gemiddelde laat zien wat in de sector gebruikelijk is.

De grafiek laat zien dat het grootste deel van de overheadkosten bestaat uit personele kosten. In onderstaande tabel gaan we daarom gedetailleerder in op het aandeel overheadformatie.

Zoals eerder aangegeven liggen de VVT en GHZ met elkaar in lijn. De GGZ zit daar boven. Dat zien we vooral terug in een wat groter aandeel algemene ondersteuning (dit betreft met name secretariaten), centrale staf, informatisering en automatisering en in administratie en financiën.

Zoals gezegd laat het gemiddelde zien wat gebruikelijk is. De kwartielscore is een ambitieuzere, maar wel realistische richtlijn en geeft de waarde waar een kwart van de organisaties op of onder zit.

Ontwikkeling overhead

Het aandeel overhead is met name de laatste drie jaar redelijk stabiel. Onze verwachting voor de Benchmark Care 2016 (cijfers over 2015) was dat de overhead zou stijgen als gevolg van de decentralisaties. Dit zagen we echter niet. Veel organisaties hebben aangegeven dat zij wel degelijk een toename in administratieve last hebben ervaren, maar dat zij dit hebben proberen op te vangen binnen de bestaande formatie. Dit heeft bij veel organisaties wel geleid tot hogere werkdruk, meer overwerk en inhuur op met name de administratieve en financiële functies. Velen hebben aangegeven de formatie daarom alsnog uit te zullen breiden. Mogelijk is daardoor sprake van een uitgesteld effect van de decentralisaties en zien we in de Benchmark Care van dit jaar alsnog een lichte stijging van de overhead.

Op de wat langere termijn (komende tien jaar) verwachten wij echter een significante daling van de overhead. Dit vooral als gevolg van steeds slimmere en integrale automatisering van administratieve processen. De ICT-component wordt daarmee groter en steeds belangrijker en zorgt voor een afname van met name administratieve capaciteit. Dit zien we al bij de best practices in onze benchmarkonderzoeken.

Hoe om te gaan met deze richtlijnen?

In onze optiek is vooral van belang dat overhead bijdraagt aan goede en betaalbare zorg. Overhead en primair proces vormen hierbij een twee-eenheid. Bij het bepalen welke aard, omvang, kwaliteit en organisatie van de overhead daarvoor nodig, kunnen de in dit artikel genoemde richtlijnen helpen. Zij vormen echter géén finaal oordeel. Je kunt er immers goed onderbouwd van afwijken. Samen met een eenduidige definitie van overhead helpen dergelijke richtlijnen om de interne discussie over overhead te objectiveren. Deze wordt nu namelijk vaak gevoerd op basis van onderbuikgevoel in plaats van feiten.