Het einde van bedrijfsvoering. En het begin van slimmer sturen.

De laatste jaren hoorde ik het steeds meer in organisaties: Die afdeling is van de bedrijfsvoering. Ze doen daar iets met getallen, maar ze snappen niet waar wij écht mee bezig zijn. Probeer maar niet te veel last van ze te hebben.

De laatste jaren hoorde ik het steeds meer in organisaties: Die afdeling is van de bedrijfsvoering. Ze doen daar iets met getallen, maar ze snappen niet waar wij écht mee bezig zijn. Probeer maar niet te veel last van ze te hebben. En al die keren heb ik mij verwonderd: Hoe komt het dat ‘die afdeling’ die ooit bedoeld was om een organisatie te helpen om goed te functioneren, kennelijk zó op afstand is komen te staan? Voor diegene die proberen er niet al te veel last te hebben is er hoop ‘die afdeling’ is er niet lang meer. Het einde van de bedrijfsvoering is in zicht.

Administratie verdwijnt

Een concreet en simpel begin. Veel organisaties zuchten onder de omvang en complexiteit van de gegevens die zij aan toezichthouders moeten aanleveren. Deze inspanning is in de nabije toekomst niet of nauwelijks meer nodig. De systemen van toezichthouders en de onder toezicht gestelden zijn dan namelijk rechtstreeks gekoppeld; gegevensvastlegging vindt steeds meer plaats in het primaire proces, direct in het juiste doelsysteem met minimale kans op fouten . Denk aan uw eigen belastingopgave, de vraag is nu: we hebben uw gegevens, kijkt u het even na? Doordat deze taken vervallen, vervalt ook zo’n 5 tot 10% van de totale formatie De eerste geruststelling voor de criticasters van ‘die afdeling’: bedrijfsvoering kan kleiner, dus meer middelen beschikbaar voor het primaire proces.

Van data naar stuurinformatie

En hoe gaat dan verder? De technologische ontwikkeling maakt het steeds beter mogelijk om slimmer te sturen. En dat gaan medewerkers en klanten (of dat nu patiënten, leerlingen of burgers zijn) merken. Ik zie dat professionals in zorg, onderwijs en bij gemeenten steeds beter en sneller informatie krijgen over benodigde interventies en het effect daarvan.

Denk bijvoorbeeld aan het onderwijs. Door de combinatie van gestructureerde data (zoals gegevens uit de leerlingen- of studentenadministratie en sociaaleconomische informatie over gezinssituatie, opleidingsniveau van de ouders en woonplaats) en ongestructureerde data (zoals informatie uit sociale netwerken) ontstaan er waardevolle inzichten, waarmee scholen hun voordeel kunnen doen. Deze op feiten gebaseerde inzichten kunnen worden ingezet om een model te ontwikkelen waarmee voorspeld kan worden wanneer een leerling vergrote kans op uitval heeft. Docenten kunnen met deze informatie eerder, en preventief, met leerlingen in gesprek en om hen eventueel de helpende hand te bieden.

Het voorbeeld laat het zien: het is voor professionals steeds beter mogelijk om op basis van actuele data en gezond verstand zelf de goede keuzes te maken. Daarvoor hebben zijn steeds minder beleidsnota’s nodig die zijn opgesteld door afdelingen Beleid en Strategie. En daar ligt de crux: data gaat niet op zich zelf staan, maar moet interpreteerbaar zijn voor professionals.

Nieuwe rol bedrijfsvoering: informatie & transformatie

De hoeveelheid data groeit zo sterk, dat het steeds lastiger wordt om te bepalen welke data van belang is voor de eigen organisatie en het eigen handelen. En daar ligt de grote opgave voor de centrale afdeling Bedrijfsvoering: data transformeren in informatie die gerichte sturing mogelijk maakt.  Het genoemde voorbeeld oogt simpel maar er gaat een wereld aan complexe vraagstukken achter schuil. Het vergt nieuwe vaardigheden om kennis om data te combineren, er komen privacy-vraagstukken en ethische dilemma’s naar voren. Die transitie gaat bedrijfsvoering de komende jaren doormaken.

Hiermee gaat bedrijfsvoering een directere link met en toegevoegde waarde krijgen voor het primaire proces en wordt de afstand met ‘die afdeling’ kleiner. De technologie kan niet op zich zelf staan, mensen blijven –voorlopig- nodig om data te interpreteren. En tegelijkertijd kunnen professionals niet zonder technologie en in die vertaalslag bevindt zich het begin van de nieuwe bedrijfsvoering.