Secretarisfunctie in verandering

Een goed functionerend bestuur heeft een adequate bestuursondersteuning nodig. Deze is vaak onzichtbaar maar juist door achter de schermen te blijven kan de ondersteuning goed werken én blijft voor de buitenwereld het bestuur zichtbaar.

Een goed functionerend bestuur heeft een adequate bestuursondersteuning nodig. Deze is vaak onzichtbaar maar juist door achter de schermen te blijven kan de ondersteuning goed werken én blijft voor de buitenwereld het bestuur zichtbaar. Maar hoe werkt eigenlijk de verhouding tussen bestuur en secretaris, hoe kenmerkt hun interactie zich en wat is de relevantie van de context daarbij?

In een recent artikel voor Goed Bestuur en Toezicht (zie link onderaan deze blog) beschrijf ik de ontwikkeling van de secretarisfunctie bij de Nederlandse universiteiten en leg ik een relatie tussen veranderingen in de bestuurlijke samenstelling en de rol van de secretaris.

Mijn eerste bevinding is dat het bestuur dichter zit op de organisatie terwijl tegelijkertijd de bestuurlijke uitdagingen groot zijn. Voor de secretaris betekent dit enerzijds een minder grote rol naar de uitvoering in de organisatie, en zelfs een risico dat er veel langs de secretaris heengaat waardoor het lastig kan zijn de ‘spin in het web’ functie goed te vervullen terwijl deze niet elders in het bestuur is geborgd. Anderzijds is de bestuurlijke rol juist groter geworden mede door het grotere externe en interne krachtenveld, en is de rol van de secretaris daarin in toenemende mate relevant.

Ik concludeer voorts dat in de functie van secretaris bij universiteiten de kenmerken van personen die de functie vervullen, zijn veranderd. Zo valt op dat secretarissen meer van buiten komen dan vanuit de organisatie zelf, dat hun zittingsduur gemiddeld niet meer is dan vier jaar, dat het aantal vrouwen het aantal mannen inmiddels ruimschoots overtreft en dat de functie op een lager niveau wordt gewaardeerd. Mogelijk is hier de ‘Wet van Sullerot’ van toepassing, die stelt dat naarmate het aanzien van de functie daalt, er minder mannen in een functie te vinden zullen zijn en dat vrijkomende plaatsen door vrouwen worden opgevuld. En dat mechanisme versterkt zich op deze wijze.

De totale bestuurlijke continuïteit is gebaat bij een secretaris met voldoende senioriteit, voor de functie geschikte persoonlijke eigenschappen, die zowel kan sturen als kan dienen en een stabiele en continue factor is voor de toekomst van de organisatie. Daarvoor is nodig dat het beroep van secretaris meer naar waarde wordt geschat en dat bij werving en selectie ook goed naar context en interactie wordt gekeken.

https://www.berenschot.nl/publish/library/17/sectretarisfunctie_gb_t_3_2017.pdf