Langdurige zorg beter af met samenwerking overhead

Door Simon Heesbeen en Eveline Castelijns Meer voor minder in de langdurige zorg Met minder financiële en personele middelen voorzien in een complexere en stijgende zorgvraag. Veel organisaties in de langdurige zorg ervaren deze druk in de dagelijkse praktijk.

Door Simon Heesbeen en Eveline Castelijns

Meer voor minder in de langdurige zorg

Met minder financiële en personele middelen voorzien in een complexere en stijgende zorgvraag. Veel organisaties in de langdurige zorg ervaren deze druk in de dagelijkse praktijk. Logischerwijs wordt daardoor ook steeds kritischer gekeken naar de omvang en toegevoegde waarde van de overhead. Met behulp van de Benchmark Care onderzoekt Berenschot al vele jaren de overhead in de langdurige zorg. In de VVT en GHZ was in 2016 circa 14% van de totale formatie overhead en in de GGZ 21%. We signaleren hierbij twee bewegingen.

  1. Bij veel organisaties neemt de druk op de overhead toe. Vooral als gevolg van de zwaardere verantwoordings- en administratieve last en de grotere complexiteit van een aantal ondersteunende taken. Zo vragen onder andere de zorgverkoop, vastgoed, financiële verantwoording en een duurzaam personeelsbestand meer aandacht en specialistische expertise die niet altijd voldoende aanwezig is. We verwachten daarom een lichte stijging van de overhead.
  2. Veel uitvoerende ondersteunende taken worden gedigitaliseerd en steeds vaker belegd binnen het primair proces. Hierdoor verdwijnen veel operationele (administratieve en secretariële) functies en resteert een kleinere overheadformatie met gemiddeld een hoger opleidingsniveau. Zij zullen meer tactische en strategische vraagstukken oppakken en zich richten op het realiseren van optimale informatievoorziening vanuit integrale processen en gebruiksvriendelijke systemen. Dit met als doel teams en medewerkers hun tijd zo veel mogelijk aan de cliënt te laten besteden. Op langere termijn verwachten wij dan ook een significante daling van de overhead en een metamorfose als het gaat om de samenstelling daarvan.

4K’s: lagere kosten, minder kwetsbaarheid, meer kwaliteit en kansen voor medewerkers

Veel zorgorganisaties zoeken naar manieren om de hiervoor geschetste ontwikkelingen te vertalen naar de eigen organisatie. Zeker voor zorgorganisaties met een omzet onder € 35 miljoen is het een uitdaging om een volwaardige en kwalitatief goede overhead te organiseren. Zij kampen met schaalnadelen, vaak aangeduid als de 4K’s: kosten, kwaliteit, kwetsbaarheid en kansen voor medewerkers. Deze organisaties beschikken vaak over functies met een zeer breed takenpakket.

Een veel gekozen oplossing is het uitbesteden van een deel van de (niet-strategische) overheadtaken zoals administratieve en ICT-ondersteuning. Een andere optie is om dergelijke ondersteunende activiteiten in eigen beheer te houden en ook declarabel aan te bieden aan derden. Een derde mogelijkheid, slimme samenwerkingsverbanden aangaan voor de overhead, gebeurt nog maar zeer beperkt in de langdurige zorg. Dit terwijl er al goede voorbeelden zijn binnen het gemeentelijk domein, de ziekenhuissector en ook binnen de eigen sector (zoals de Carante Groep).

Samenwerking biedt kansen om de kwaliteit van de bedrijfsprocessen te verbeteren, de kosten te verlagen (o.a. schaalvoordelen door standaardisering en automatisering), de kwetsbaarheid te verkleinen (minder éénpitters) en daarmee de continuïteit van de organisatie te waarborgen (mede gezien de toename van moeilijk invulbare vacatures) en de professionaliteit en carrièrekansen van medewerkers te verbeteren.

Voornaamste belemmeringen

Uit gesprekken met organisaties in de langdurige zorg komt een aantal belemmeringen naar voren ten aanzien van slimme samenwerkingsvormen, zowel rationeel als meer emotioneel.

  • Onbekend maakt onbemind. Er is veelal onvoldoende zicht op hoe samenwerking met andere zorgorganisaties de gestelde uitdagingen kan helpen oplossen.
  • De heersende overtuiging is dat de organisatie zelf moet kunnen voorzien in deze functies. Achterliggende motieven zijn ongewenste afhankelijkheid (het gevoel dat een taak niet meer ‘in huis’ is) en het behouden van uniciteit van de eigen organisatie.
  • De overtuiging dat samenwerking niet of zeer beperkt mogelijk is in een toenemend concurrerende zorgmarkt.
  • Slechte ervaringen met samenwerking in het verleden.
  • Gebrek aan durf en geduld. Een samenwerking opzetten en realiseren kost tijd.

Varianten van slimme samenwerking

Samenwerken kent meer vormen dan direct met andere organisaties samengaan. De mate en vorm van samenwerking is telkens maatwerk, afhankelijk van de omvang van de eigen zorgorganisatie, de aard van het primair proces, de organisatiespecifieke context en de schaal die daarbij hoort.

De figuur toont vier samenwerkingsniveaus c.q. samenwerkingsvarianten:

  1. Bij samen denken gaat het om een meer vrijblijvende manier van samenwerken, waarbij organisaties op (min of meer) ad-hocbasis afspraken maken. De totstandkoming van een dergelijke vorm van samenwerking vergt slechts een geringe investering.
  2. Bij samen inkopen gaat het om het bundelen van inkoop en/of het delen van expertise en informatie, met als doel voordeel te behalen voor alle deelnemende organisaties. Inkoopsamenwerking kan transactiekosten en risico's verminderen en de professionaliteit van de inkoop doen toenemen.
  3. Bij samen werken wordt de samenwerking meer geformaliseerd. Er komen bindende afspraken en (werk)processen van de samenwerkende organisaties worden op elkaar afgestemd. Hierbij kunnen zorgorganisaties taken voor elkaar gaan uitvoeren. Denk aan samenwerking op het gebied van uitvoerende taken zoals salaris-, financiële en personeelsadministratie. Voorwaarde is wel dat er gewerkt wordt met een gezamenlijk systeem en een geharmoniseerd beleid.
  4. Bij samengaan worden formatie en taken overgedragen aan één gezamenlijke uitvoeringsorganisatie die werkt voor de deelnemende organisaties.

Ontdek de mogelijkheden van samenwerking voor uw overhead

Wilt u de diverse kleine maar strategisch essentiële specialismen binnen uw ondersteunende diensten maximaal benutten? Zoekt u manieren om de inkoopkracht te versterken en de voordelen van standaardisering en automatisering van processen optimaal te benutten? En wilt u vooral iedere voor de zorg bestemde euro zo veel mogelijk aan de zorg voor cliënten besteden? Onderzoek dan de mogelijkheden van een passende samenwerking in de overhead voor uw organisatie en pak vooral door. Samenwerking loont!