Bedrijfsvoering in verandering: inbesteding administratie en personele dienstverlening in de onderwijssector

Motivatie voor inbesteden Tot het einde van de vorige eeuw werd de administratie van schoolbesturen vooral gevoerd door onderwijsadministratiekantoren. Met de invoering van lumpsumfinanciering verschoof de verantwoordelijkheid van de administratie van de overheid naar de schoolbesturen.

Motivatie voor inbesteden Tot het einde van de vorige eeuw werd de administratie van schoolbesturen vooral gevoerd door onderwijsadministratiekantoren. Met de invoering van lumpsumfinanciering verschoof de verantwoordelijkheid van de administratie van de overheid naar de schoolbesturen. Hierdoor zijn de verhoudingen tussen de administratiekantoren en de schoolbesturen sterk veranderd en kregen besturen sterk de behoefte om zelf te sturen op basis van eigen informatie. Hiermee is langzaam een trend ontstaan onder schoolbesturen om de administratie zelf te voeren.

Dit gold ook voor Stichting Bestuur Openbaar Onderwijs Rotterdam (BOOR). De motivatie van BOOR om de administratie en de personele dienstverlening (personele en salarisadministratie, financiële administratie en HR-expertdiensten) in te besteden was ingegeven door twee zaken, namelijk het idee dat als de administratie in eigen beheer zou plaatsvinden dat dit een flinke kostenbesparing met zich meebracht en de wens om de dienstverlening op een hoger niveau te brengen om zodoende beter aan de wensen van de scholen (klanten) te voldoen. Berenschot heeft hen in de periode van eind 2015 tot begin 2017 hierin begeleid. Onderstaande zekerheden zijn leidend geweest bij de uitvoering het van programma.



Drie fasen Gedurende de eerste fase stond de inrichting van het programma centraal inclusief het installeren van de stuurgroep (mét duidelijke vertegenwoordiging vanuit het primair proces), het bepalen van de planning en het programmabudget en het opstellen van de business case voor de inbesteding op het gebied van bemensing, investeringen op het gebied van ICT en bijkomende kosten voor de inhuur van specifieke expertise, werving & selectie en aanbesteding.

In de volgende fase zijn de drie deelprojectteams aan de slag gegaan met het opstellen van een plan van aanpak voor de inbesteding van het aangewezen deelgebied. In deze plannen zijn duidelijk de risico’s, de beheersmaatregelen en het tijdpad van activiteiten in kaart gebracht.

In de fase daarop volgend is vanuit de deelprojectteams gewerkt aan verschillende onderdelen van het totale programma. Binnen het deelproject PSA is de aandacht in deze fase met name uitgegaan naar de aanbesteding voor de aanschaf van het benodigde softwarepakket. Bij het deelproject HR-expertdiensten stond de uitwisseling met het scholenveld centraal. De belangrijkste gespreksonderwerpen waren de wensen en eisen ten aanzien van de uitvoering van de dienstverlening aan de scholen en de kaders van het programma waarbinnen geopereerd moest worden. Binnen het deelproject Financiële Administratie is in deze fase gewerkt langs drie pijlers, namelijk: ICT, processen & procedures en formatie. Ter afsluiting van deze fase is een inrichtingsplan opgesteld voor de nieuwe afdelingen opgesteld en voorgelegd aan de stuurgroep.

De activiteiten vanuit het programma werden in de implementatiefase tastbaar voor het scholenveld en voor de medewerkers op het bestuurskantoor. In de implementatiefase kwamen de werkzaamheden van de drie deelprojecten dichter bij elkaar te liggen.

De resultaten De belangrijkste mijlpaal van het programma was om de eerste salarisrun in januari 2017 goed en tijdig te laten verlopen. Dat is gelukt! Hiermee werd de start van de consolidatiefase gemarkeerd. In de periode daarna heeft BOOR de nodige tijd en aandacht besteed aan de verdere invulling en verfijning van de inbesteding en de impact daarvan op de organisatie.

Onderstaand de belangrijkste activiteiten vanuit het programma:

Uitbreiding van het functiehuis met nieuwe functies en de werving en selectie van medewerkers (ca. 25 fte) met de juiste kennis en vaardigheden voor deze functies;

Inrichten van de softwarepakketten met daar waar mogelijk verbeteringen ten opzichte van de oude situatie;

Digitaliseren van personeelsdossiers

Communicatie richting het scholenveld (door middel van nieuwsbrieven en presentaties).

Ervaringen Op basis van onze ervaringen willen we schoolbesturen die overwegen om de administratie in te besteden een aantal aanbevelingen meegeven:

Bedenkt van tevoren of de organisatie de schaalgrootte heeft om de administratie efficiënt en effectief te kunnen uitvoeren;

Ben bewust van de impact die een dergelijk traject op alle facetten van de organisatie heeft (neem vooral ook de scholen mee!);

Zorg voor commitment binnen de organisatie door mensen een formele rol binnen het traject te geven;

Zorg voor uitvoeringskracht binnen de organisatie door mensen de benodigde tijd te geven (en zorg eventueel voor de vervanging wanneer andere taken in het geding komen);

Zorg er voor dat bestuur en toezicht op 1 lijn met elkaar zitten;

Start geen andere projecten op als dit geen prioriteit heeft.

Deze blog is geschreven door Willemien Bakker, Dieuwertje Smit en Frank Gortemaker.