De toekomst van bedrijfsvoering in het primair en voorgezet onderwijs 1

Deel 1: de administratie Berenschot is op verschillende wijzen betrokken bij de bedrijfsvoering van het primair- en voortgezet onderwijs.

Deel 1: de administratie

Berenschot is op verschillende wijzen betrokken bij de bedrijfsvoering van het primair- en voortgezet onderwijs. Bijvoorbeeld door het uitvoeren van benchmarkonderzoeken op de overhead van scholen, door onderzoeken in opdracht van sectororganisaties en de overheid naar de bekostiging, door projecten op het gebied van huisvesting en personeelsmanagement en door onderzoeken naar de inrichting van schoolbesturen en door onderzoeken naar de rol van ICT in het onderwijs. Daarbij komt één vraag steeds terug: hoe ziet de bedrijfsvoering van de school er in 2025 uit? Op deze vraag zoeken we een antwoord in een aantal artikelen. Dit artikel gaat over de administratie van scholen, daarna gaan we schrijven over de relatie tussen bedrijfsvoering en het primair proces, we besteden vervolgens aandacht aan de technische ontwikkelingen en tot slot voegen we alles samen in een artikel over de bedrijfsvoering van het primair- en voortgezet onderwijs in 2025. We nodigen u van harte uit om te reageren en mee te denken, de reacties nemen we mee in het laatste artikel.

Dit artikel gaat in op de ontwikkelingen in de administratie, waaronder we de vastlegging van de financiële en personele processen, de salarisadministratie en het genereren van informatie uit deze processen verstaan.

Zelf doen of uitbesteden?

Tot het einde van de vorige eeuw werd de onderwijsadministratie vooral uitgevoerd door administratiekantoren. Deze waren gespecialiseerd in de zeer specifieke regelgeving en systemen van het zogenaamde declaratiestelsel. De verantwoordelijkheid en de aansturing van de financiën lag bij de centrale overheid. Met de invoering van lumpsumfinanciering kwam de verantwoordelijkheid bij de schoolbesturen te liggen. En werd de regelgeving generieker, waardoor minder specifieke kennis nodig was voor de administratie. Buiten het onderwijsveld is de trend het uitbesteden van de administratie. Heeft die trend zich ook in het onderwijs gemanifesteerd?

Om die vraag te beantwoorden analyseerden we gegevens over schoolbesturen en administratiekantoren van de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) over de periode van 2012 tot 2017. Onderstaande afbeelding laat het ‘marktaandeel’ van scholen zien dat de administratie in eigen beheer uitvoert. Dat hebben we zowel gedaan voor het aantal leerlingen, het aantal scholen en het aantal schoolbesturen.

De grafiek laat zien dat in de afgelopen 5 jaar een groeiend deel van de scholen en leerlingen te maken kreeg met administratie in eigen beheer of wel een inbestede administratie. Het percentage van de schoolbesturen met een inbestede administratie bleef ongeveer gelijk (24%). Dit kan verklaard worden door een dalend aantal schoolbesturen over de periode (van 1.470 in 2012 tot 1.338 in 2016), waardoor het absolute aantal schoolbesturen met een administratiekantoor wel is gedaald. Het verschil tussen de ontwikkeling van het percentage leerlingen en het percentage schoolbesturen is te verklaren doordat grote schoolbesturen (met veel leerlingen) vaker overgaan tot inbesteding dan kleinere schoolbesturen.

Uit de cijfers kunnen we concluderen dat uitbesteden van de administratie geen trend is in het primair- en voortgezet onderwijs. Wel zien we dat grotere schoolbesturen veelal zelf de administratie voeren. En dat leidt tot de vraag of de grootte van een schoolbestuur bepaalt of inbesteding interessant is. Als voorbeeld nemen we de salarisadministratie. Een salarisadministrateur kan met een van de moderne softwarepakketten tussen de 1.500 en 2.000 ‘verloningen’ per maand realiseren. Voor een schoolbestuur met meer dan 3.000 medewerkers, betekent dit 2 of drie salarisadministrateurs. Soortgelijke verhoudingen spelen bij de personele en financiële administraties. De meeste schoolbesturen in Nederland hebben echter veel minder medewerkers in dienst: in 2016 had een gemiddeld bestuur in het primair onderwijs 114 medewerkers en een gemiddeld bestuur in het voorgezet onderwijs 261. Dit betekent dat het zelf uitvoeren van de administratie erg kwetsbaar is. Dit betekent in feite dat de meeste schoolbesturen in Nederland een te kleine schaal hebben voor een efficiënte en effectieve inrichting van de administratie. Toch zien we dat naast grotere ook kleinere schoolbesturen de administratie inbesteden. Waar komt de populariteit van het inbesteden vandaan?

Een verklaring kan zijn dat veel onderwijsadministratiekantoren niet in staat waren om zich aan te passen aan de veranderde omstandigheden en verhoudingen als gevolg van de invoering van de lumpsumfinanciering. De grote spelers raakten in financieel zwaar weer en een aantal ging failliet. Het vertrouwen van schoolbesturen in de continuïteit en kwaliteit van dienstverlening is daarmee geschaad. Om die reden hebben veel schoolbesturen besloten om de administratie in eigen beheer te voeren.

Tegelijk zien we schoolbesturen constateren dat de eigen schaalgrootte onvoldoende is om de administratie effectief en efficiënt in te richten. Zij zoeken naar alternatieven, die bijvoorbeeld worden gevonden door samen te werken met andere besturen in zogenaamde shared services centers, die erg lijken op de wijze waarop vroeger de administratiekantoren worden georganiseerd. Anderen besteden delen van de administratie uit en huren specifieke expertise in. Een aantal spelers in de onderwijsadministratiemarkt speelt daarop in door veel flexibelere vormen van uitbesteden aan te bieden, waarbij vooral de focus ligt op de ondersteuning op het gebied van ICT en procesinrichting.

De invloed van automatisering

Automatisering heeft een grote invloed gehad op de administratie van scholen. Waar in het verleden veel mensen nodig waren voor het voeren van de administratie, zijn veel administratieve processen geautomatiseerd. Het verwerken van facturen met speciale software is daar een voorbeeld van, maar ook het geautomatiseerd innen van bijvoorbeeld ouderbijdrages is veel minder arbeidsintensief geworden. Naast het efficiënter worden van de administraties is er nog een effect, dat de wijze van administreren wezenlijk verandert.

Steeds meer worden administratieve processen zoveel mogelijk bij de start vastgelegd (de zogenaamde primaire vastlegging), waarbij de rest van de verwerking geautomatiseerd plaatsvindt. Een voorbeeld is het plaatsen van een opdracht, bijvoorbeeld voor leermiddelen. Door in een systeem vast te leggen wat tegen welke prijs wordt ingekocht, kan bij het ontvangen van een factuur geautomatiseerd worden gecheckt of deze aansluit op de gemaakte afspraak. Als dat zo is kan de betaling automatisch worden ingepland. Maar daarvoor moet wel de inkoop goed worden vastgelegd. De meeste schoolbesturen werken nog niet op deze manier en dat betekent dat de factuur moet worden gecontroleerd door een aantal mensen, waarbij de kans op fouten in dat proces groot zijn. Dat betekent dat veel werkzaamheden van de administratie in het teken staan van het zoeken naar de juiste informatie en het herstellen van fouten. Dat kan tot meer dan de helft van het werk van een administratie betekenen.

Dat betekent wel dat medewerkers in het primair proces (schoolleiders en leerkrachten) een andere rol gaan spelen in het administratieve proces: zij zijn immers degenen die zaken aanschaffen. Het oude idee van ontzorgen door de administratie, moet daarvoor worden vervangen door een ander begrip: ontzorgen wordt samenwerken. En dat betekent ook een andere rol van de administratie.

De rol van de administratie verandert

Administratieve software is de afgelopen jaren sterk verbeterd, waardoor minder handmatig werk hoeft te worden uitgevoerd en informatie beter en sneller beschikbaar komt. Dit betekent een daling in aantal mensen dat werkt in de transactieverwerking en daarmee een daling van de uitvoeringskosten, tegelijkertijd stijgen van de kosten van ICT.

De schematische afbeelding hierboven brengt in beeld hoe de rol van de administratie is veranderd, waarbij we kijken naar drie belangrijke functies van de administratie: transactieverwerking, informatievoorziening en advisering. Als we kijken naar de totale formatie, dan zien we dat deze aan het dalen is. En binnen de formatie is steeds minder behoefte aan mensen die werken in de transactieverwerking en meer aan medewerkers op het gebied van informatievoorziening en advisering. En dat vergt andere competenties en veelal andere medewerkers dan in het verleden.

Conclusies

Hieronder vatten we onze conclusies nog eens samen en komen we tot een aantal aanbevelingen.

  1. Hoewel veel schoolbesturen inbesteden of dat overwegen, is het de vraag waar de uitvoering van de administratie in de toekomst zal worden belegd. Welke keuze voor een schoolbestuur de juiste is, is afhankelijk van verschillende factoren.
  2. Voor het voeren van de administratie zijn steeds minder mensen nodig, daarvoor is echter wel een aanpassing nodig van de processen in zowel de ondersteuning als in het primair proces. Zorg daarbij dat de werkprocessen worden aangepast aan de automatisering, niet andersom. Zorg er verder voor dat mensen in het primair proces betrokken zijn bij de uitvoering en leg uit waarom dat nodig is.
  3. Zowel in het primair proces als in het bedrijfsvoeringsproces is andere kennis nodig zijn, zorg daarom voor een goede inkoop of –huur van de kennis of zorg voor het onderhouden en ontwikkelen van de kennis bij de eigen medewerkers, bijvoorbeeld door trainingen en opleidingen op het gebied van informatievoorziening en advisering.

In het volgende artikel gaan we in het bijzonder in op de rol van het primair proces in de moderne bedrijfsvoering. We verwelkomen reacties en suggesties voor de reeks.

Auteurs: Willemien Bakker en Ronald te Loo