De toekomst van bedrijfsvoering in het primair en voortgezet onderwijs 2

Deel 2: de docent aan het stuur Berenschot is op verschillende wijzen betrokken bij de bedrijfsvoering van het primair- en voortgezet onderwijs.

Deel 2: de docent aan het stuur

Berenschot is op verschillende wijzen betrokken bij de bedrijfsvoering van het primair- en voortgezet onderwijs. Bijvoorbeeld door het uitvoeren van benchmarkonderzoeken op de overhead van scholen, door onderzoeken in opdracht van sectororganisaties en de overheid naar de bekostiging, door projecten op het gebied van huisvesting en personeelsmanagement en door onderzoeken naar de inrichting van schoolbesturen en door onderzoeken naar de rol van ICT in het onderwijs. Daarbij komt één vraag steeds terug: hoe ziet de bedrijfsvoering van de school er in 2025 uit? Op deze vraag zoeken we een antwoord in een aantal artikelen. Dit artikel is het tweede in deze reeks. Het eerste artikel ging over de administratie van scholen, in dit artikel beschrijven we de relatie tussen bedrijfsvoering en het primair proces, we besteden vervolgens aandacht aan de technische ontwikkelingen en tot slot voegen we alles samen in een artikel over de bedrijfsvoering van het primair- en voortgezet onderwijs in 2025. We nodigen u van harte uit om te reageren en mee te denken, de reacties nemen we mee in het laatste artikel.

Inleiding

De afgelopen jaren hebben scholen in het primair- en voortgezet onderwijs gewerkt aan het inrichten en stabiel laten functioneren van de bedrijfsvoering, met een focus op de administratieve aspecten daarvan. De logische vervolgvraag die op tafel komt is: wat is de volgende stap in de ontwikkeling van de bedrijfsvoering? Het valt ons op dat na de afronding van de administratieve inrichting veel schoolbesturen overgaan tot de orde van de dag en er geen plannen of doelstellingen voor een ‘volgende stap’ zijn, waardoor de ontwikkeling van bedrijfsvoering stagneert. Door het ontbreken van een perspectief op een volgende stap neemt de ambitie af, wordt minder gezocht naar verbeteringen en focussen medewerkers zich vooral op beheer in plaats van ontwikkeling. Het risico dat de kwaliteit van de bedrijfsvoering langzamerhand afneemt is dan groot.. Wat zou de volgende stap in de ontwikkeling kunnen zijn? Wij beantwoorden deze vraag vanuit verschillende perspectieven. Eerst gaan we in op de relatie tussen bedrijfsvoering en het primaire onderwijsproces, vervolgens besteden we aandacht aan de historie van de bedrijfsvoering en tot slot kijken we naar één van de grote vraagstukken van het onderwijs in Nederland: de hoge werkdruk die leerkrachten en docenten[1] ervaren.

Scheiding bedrijfsvoering & primair proces

Bedrijfsvoering staat ten dienste van het primair proces[2] en gaat over de manier waarop bedrijfsprocessen in het onderwijs worden gestuurd, ondersteund en uitgevoerd. Een goede bedrijfsvoering sluit aan op het onderwijsproces en draagt bij aan de doelstellingen daarvan. Dat is in ieder geval de bedoeling. Alleen worden bedrijfsvoering en onderwijs in de dagelijkse praktijk niet als elkaars verlengde gezien, maar als twee aparte werelden.

De wereld van de bedrijfsvoering is de wereld van het ‘bestuurskantoor’, van het bestuur, van de regelgeving, en de wereld van financiën en administratieve verplichtingen. De wereld van het onderwijs is de wereld van de klas, de school, de leerlingen en de docenten. Het onderwijs ziet de bedrijfsvoering eerder als bedreiging dan als hulp.

Gevolg van deze tweespalt is dat de bedrijfsvoering onvoldoende in staat kan zijn om optimaal bij te dragen aan de onderwijsdoelstellingen. Voor de volgende stap in bedrijfsvoering is een andere kijk nodig: bedrijfsvoering en onderwijs staan met elkaar voor dezelfde uitdaging, hebben elkaar daarbij nodig en kunnen zonder elkaar zelfs niet bestaan. Om dit te kunnen bereiken, helpt het om te weten hoe het komt dat de werelden van onderwijs en bedrijfsvoering zo ver uit elkaar zijn gedreven.

Invoering lumpsum

In 1996 werd de lumpsumfinanciering, of met een mooiere naam enveloppenfinanciering, in het voortgezet onderwijs ingevoerd en 10 jaar later in het primair onderwijs. Het doel daarvan was om beslissingen over de inzet van middelen dichter op de werkvloer te kunnen nemen. Dichtbij de werkvloer zou beter kunnen worden ingeschat waar welke middelen nodig zijn dan op het Ministerie, zo was de redenatie. Het leidde in zowel het primair als het voortgezet onderwijs tot een discussie over de rol van de schoolleider: betekende de invoering van de lumpsum, dat schoolleiders zich ook met financiën zouden moeten bezighouden? Om het doel ‘besluitvorming dicht op de werkvloer’ te bereiken kon het antwoord op die vraag alleen maar met ‘ja’ worden beantwoord. En zo ontstond de ‘integrale schoolleider’, die naast het onderwijs ook verantwoordelijk werd voor de bedrijfsvoering. En er werd op ingezet om de schoolleider daarvoor ook van de benodigde kennis te voorzien, zodat deze bijvoorbeeld gesprekspartner werd op financieel gebied. In de praktijk waren en zijn veel schoolleiders voornamelijk gefocust op het onderwijs en minder of nauwelijks geïnteresseerd in de bedrijfsvoering. Het hielp daarbij niet dat veel mensen uit de bedrijfsvoering, deels uit begrijpelijk eigenbelang, niet graag de teugels uit handen gaven. En het helpt ook niet dat bedrijfsvoering maar zeer beperkt is opgenomen in de opleidingen voor schoolleiders.

De schoolleider wordt de afgelopen tijd weer in toenemende mate gezien als onderwijskundig leider, waardoor bedrijfsvoering op afstand van de werkvloer komt te staan. Het doel van de invoering van de lumpsum komt daarmee in gevaar: de hele operatie was gericht op een grotere invloed van het onderwijs zelf op de verdeling van middelen, niet op het versterken van de positie van de bedrijfsvoering op centraal niveau.

Werkdruk

Wat betekent bedrijfsvoering voor het belangrijkste ‘middel’ van het onderwijs: de docent? Is het een voor- of een nadeel om weinig tot niet bij de bedrijfsvoering te zijn betrokken? Betekent dit dat de docent zich volledig kan concentreren op het werk met de leerlingen? Als we het onderzoek van de Algemene Onderwijsbond (AoB) naar de tijdsbesteding van docenten in het primair- en voortgezet onderwijs van eerder dit jaar bekijken is dat niet zo. Docenten geven aan veel tijd kwijt te zijn aan zaken die je zou kunnen betitelen als ‘de bedrijfsvoering van het onderwijs’. Zoals het bijwerken van de administratie, plannen maken en het organiseren van bijeenkomsten, zaken waarvan de respondenten aangeven dat ze veel werkdruk veroorzaken.

De beleving van de docent is dat veel van die werkzaamheden verplicht zijn en geen enkel verband hebben met de kwaliteit van het onderwijs. Dat het vastleggen om het vastleggen is. Bedrijfsvoering is voor een docent vooral een belasting en vanuit dat oogpunt is het niet vreemd dat docenten bedrijfsvoering zo ver mogelijk van zich af proberen te houden. Er gaan nu veel stemmen op om de docent te laten ondersteunen door bijvoorbeeld klassenassistenten, zodat de docent zich meer op het lesgeven kan concentreren.

Maar is dat nu wel een effectieve strategie? Naar ons idee niet. Docenten zouden veel meer betrokken moeten zijn bij de inrichting van de bedrijfsvoering, zodat de bedrijfsvoering hen gaat helpen om het onderwijs beter te uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan de inrichting van het leerlingvolgsysteem. Nu hoor je vaak dat docenten veel tijd kwijt zijn aan het vastleggen van resultaten omdat het systeem niet optimaal is ingericht of omdat afspraken over het gebruik te wensen overlaten. Door te kiezen voor een goede inrichting en goede afspraken over het gebruik, die zijn gebaseerd op de praktijk van de docent, kan veel (tijd)winst worden geboekt. Bijvoorbeeld door een aantal zaken niet uit te voeren omdat ze niet veel toevoegen, in plaats van ze wel uit te voeren omdat dat nu eenmaal in het systeem zo is geregeld. Docenten zien ‘bedrijfsvoering’ als iets wat van buiten wordt opgelegd, maar kunnen door zelf mee te ‘ontwerpen’ meer grip krijgen op hun eigen werk en de gewenste ondersteuning.

Conclusies

De ontwikkeling van de bedrijfsvoering in het funderend onderwijs lijkt te stagneren. Dat is bedreigend voor de belangrijkste doelstelling van de invoering van lumpsum: betere beslissingen nemen over de inzet van middelen op de werkvloer. Daarvoor moeten bedrijfsvoering en onderwijs dicht bij elkaar staan, terwijl het nu vaak gescheiden werelden zijn en blijven. Ook vanuit de docent gekeken zijn onderwijs en bedrijfsvoering gescheiden werelden en daardoor kan de bedrijfsvoering worden gezien als bron van werkdruk van docenten. Onze conclusie is dan ook dat bedrijfsvoering en onderwijs te ver van elkaar af zijn komen te staan. En dat leidt tot onze belangrijkste conclusie: De wereld van bedrijfsvoering en onderwijs moet dichter bij elkaar worden gebracht. Daarmee ontstaat de ruimte om samen te werken aan de verbetering van de kwaliteit van het onderwijs.

Besturen kunnen dat doen door bedrijfsvoering en onderwijs dicht bij elkaar te organiseren en ze in elkaars domein te laten kijken. Bijvoorbeeld door bij de keuze voor een bepaalde lesmethode te bekijken of het mogelijk is om een koppeling te maken met het leerlingvolgsysteem of laat de bedrijfsvoering meekijken als een docent een administratieve handeling verricht om te bekijken hoe de docent dat doet en waar hij/zij tegen aan loopt. En vertel vanuit de bedrijfsvoering wat er wordt gedaan met de verzamelde informatie en koppel dat op eenvoudige wijze terug. Zodoende wordt de interactie tussen primair proces en bedrijfsvoering gestimuleerd en wordt inzichtelijk waarvoor het vastleggen van informatie belangrijk is en wat het voor de organisatie kan opleveren.

De infrastructuur, van Ministerie tot belangenorganisaties, kunnen helpen door het bij elkaar brengen van de beide werelden te stimuleren. Bijvoorbeeld door regelgeving mede vorm te geven vanuit de gedachte dat deze de docent moet helpen.

De uitdaging ligt niet alleen bij scholen, maar ook bij de organisaties en instellingen die scholen adviseren en ondersteunen. Ook daar zien we een vrij strikte scheiding tussen onderwijs en bedrijfsvoering. Het zou goed zijn dat bij onderwijskundige ontwikkelingen de bedrijfsvoering aspecten worden meegenomen. Dat betekent meer samenwerking tussen de verschillende disciplines.

En tot slot kunnen opleidingen voor schoolleiders en docenten meer en gerichtere aandacht besteden aan de relatie tussen bedrijfsvoering en onderwijs.

Auteurs: Willemien Bakker en Ronald te Loo

[1] Verder spreken we kortheidshalve over docenten, waarbij we ook leerkrachten bedoelen.

[2] Verder spreken we over onderwijs als we het primair proces bedoelen.