5 tips voor veilig digitaal thuiswerken | Berenschot blog

Vijf tips voor veilig digitaal thuiswerken

Blog
Vijf tips voor veilig digitaal thuiswerken

Deel deze blogpost

Datum

17 december 2020

Veel organisaties ontdekken in de coronacrisis hoe je zo goed mogelijk het werk kan laten doorgaan zonder dat mensen naar kantoor moeten komen. Vergaderingen vinden massaal online plaats. Wat eerst mondjesmaat gebeurde, is opeens gemeengoed. Digitaal werken blijkt ook vele voordelen te hebben en verrassend snel mogelijk te zijn. Gewoon beginnen!

Wij geven vijf tips om digitaal thuiswerken zo soepel mogelijk te maken:

1. Geef praktische handvatten

Maak een simpele en praktische handleiding vanuit de eigen organisatie welke programma’s en apps je goed kan gebruiken. Videovergaderen is heel handig in de praktijk en door documenten en schermen te delen kun je snel nog beter samenwerken dan samen aan één tafel. Het is natuurlijk het beste als er binnen je eigen organisatie een standaard ontstaat.

Als er bijvoorbeeld al Microsoft Teams wordt gebruikt kan dit breed voor videovergaderen en documenten delen en agendaverzoeken worden gebruikt. Maar u kunt bv. ook Lifesize, Zoom of Meetingsphere gebruiken voor videovergaderen en het delen van bestanden en schermen. Of de Open Source tool  jitsi.org. Ook een laagdrempelige dienst als Freeconferencecall kunt u gebruiken voor telefonisch vergaderen. En als je zeer aan security hecht Apple Facetime of Signal.

Denk ook aan een handleiding voor videovergaderen. Met een iets grotere groep is het bijvoorbeeld al essentieel dat microfoons standaard uit staan. En dat alleen de spreker deze aanzet. Ook een goede voorbereiding van de vergadering en een duidelijke agenda en voorzitter zorgen voor een soepele videovergadering. Dat was altijd al belangrijk, maar nu in een digitale setting wordt het essentieel.

Voor trainingen en workshops is het handig om een zgn. digital facilitator aan te stellen. De trainer of workshop begeleider verzorgt het programma en de digital facilitator verzorgt de technische aspecten. Medewerkers kunnen daarvoor ook een training volgen: het on-line programma moet soms net wat anders worden opgezet dan bij een fysieke bijeenkomst.

2. Help uw medewerkers

Zorg dat de interne helpdesk goed op de hoogte is van de gekozen tools en hoe je ermee om moet gaan, zodat praktische problemen snel verholpen kunnen worden. Zo kan je bv. Zoom niet goed binnen Citrix gebruiken, maar wel in een aparte internet browser op een laptop. Dat kan ook te maken hebben met een goede wifi verbindingWifi thuis, hoe je de knoppen moet bedienen, etc.

3. Investeer in goede tools

Vrijwel alle programma’s en apps om digitaal samen te werken kosten geld. Zoom is gratis met groepsmeetings tot 100 mensen en 40 minuten. Dus als bv. Zoom wordt gebruikt voor intern overleg van langer dan 40 minuten moeten sommige medewerkers voor zo’n 13 euro dollar per maand een ‘Pro host’ abonnement nemen of je moet een bedrijfsaccount nemen. Meetingsphere kent standaard meer workshop faciliteiten maar kost 45 euro per maand. Een abonnement van Microsoft Teams schaf je meestal als bedrijf aan. Kortom, het kost geld en zorg dat de medewerkers waar nodig dit kunnen gebruiken.

4. Zorg voor een goede thuiswerkplek

Niet iedere medewerker die digitaal thuis gaat werken heeft een laptop. Dan is het soms nodig om medewerkers meer dan vroeger de beschikking te geven over bv. laptops of tablets. Waar dit grotere aantallen betreft moet dit ook logistiek worden geregeld.

5. Regel de beveiliging en privacy.

Maak in de handleiding duidelijk waar medewerkers aan moeten denken als ze thuis digitaal gaan werken. Denk aan: zorg dat er geen huisgenoten door de achtergrond heen lopen. Deel geen foto’s of documenten met privacygevoelige informatie. Neem een videoconference niet op zonder dat de aanwezigen daarvoor toestemming hebben gegeven. Gebruik alleen programma’s waarbij duidelijk is waar documenten worden bewaard en verzekerd is dat deze niet door derden kunnen worden ingezien. Zet bij programma’s als Zoom in de instellingen de cookies restrictief aan en besef dat het voor video geen technische end-to-end encryptie heeft. Geef medewerkers duidelijk aan wat wel en niet is toegestaan binnen het privacy- en beveiligingsbeleid van uw organisatie. Stem daarbij af met de functionaris gegevensbescherming en de CISO En zet op de actielijst om het informatiebeveiligingsbeleid aan te gaan passen aan de nieuwe situatie.

En tot slot: denk aan het welbevinden van je medewerkers in de komende tijd!

Blijf op de hoogte met onze laatste artikelen

Meld u aan voor onze nieuwsbrief