Mobiel Werken: Een ICT-project met aandacht voor zowel inhoud als proces

Gepubliceerd op 4 juni 2015

ICT-afdelingen in Beheer- en Onderhoudsorganisaties hebben een steeds prominentere rol in het ondersteunen van het primaire proces van de organisatie. Wij merken dat ook bij onze klanten. Steeds vaker hebben onze procesverbeteringen een ICT-component. Door processen (nog slimmer) te digitaliseren en/of te automatiseren, wordt de werklast voor de medewerkers lager en gaat de productiviteit omhoog. Ook is het makkelijker om op de processen te sturen, door de vele data die gegenereerd wordt.

Berenschot helpt deze organisaties met ICT-oplossingen te ontwerpen (processen, systemen en rapportages)  en te implementeren.  Een voorbeeld is een implementatie van Mobiel Werken.  Dit bevat de uitrol van smartphones met een eigen applicatie voor de werkbon afhandeling, in combinatie met nieuwe planningssoftware van SAP (SAP MRS). Met MRS realiseert de back-office een betere/efficiëntere planning en via de werkbon applicatie monitoren zij de normtijden en afgesproken Service Level Agreements (SLA’s).

ICT-projecten hebben vrijwel altijd impact op de bedrijfsprocessen van één of meerdere afdelingen en vaak leiden ze ook tot organisatorische verandertrajecten. Het is daarbij belangrijk dat er niet alleen aandacht wordt besteed aan de inhoud, maar ook aan het proces. Continue afstemming met de allerlei stakeholders zoals senior management, eindgebruikers en ondersteunende diensten is daarom een voorwaarde voor succes.

Een model wat wordt toegepast om dit goed te managen is een samenspel tussen het Projectteam, de Stuurgroep en een Klankbordgroep. Hierbij neemt Berenschot de rol aan van de liaison tussen deze drie partijen. Op deze manier vindt er structureel een goede afstemming plaats vanuit een onafhankelijke rol, zodat de ICT-oplossing succesvol wordt geïmplementeerd en geborgd.