Waardegedreven sturen, betere zorg


Afgaand op de krantenkoppen, moet de zorg sneller, beter, patiëntgerichter en doelmatiger. Nu zowel de kwaliteit als de financiële en personele middelen onder druk staan, wordt vaak gekeken naar grote thema’s als stelselwijzigingen, marktconcentratie en kwaliteitskaders. Er zit echter ook nog veel potentie in het verbeteren van de zorglogistiek. Na de slag van functiegericht naar procesgericht, moet nu een slag van procesgericht naar patiëntgericht volgen: wat voegt écht waarde toe en wat kan/moet anders? Door de doelmatigheid van het primaire zorgproces te vergroten, kan de
zorgprofessional meer waarde toevoegen met gelijke middelen.

Zorglogistiek wordt vaak ten onrechte gereduceerd tot het verhogen van doelmatigheid en termen als Lean, Six Sigma, Value Based Healthcare, Theory of Constraints, zorgpaden, etc. Dit terwijl juist een integrale aanpak, met aandacht voor zowel de methodiek als de verandering, kan bijdragen aan een beter zorgproces en betere uitkomsten van zorg. Hierbij staat de patiënt centraal en zijn de zorgprofessionals in de lead.

Zorglogistiek: slimme keuzen in capaciteit, flexibiliteit en doorlooptijd

Bij vraagstukken rond zorglogistiek speelt het ‘managen van variatie’ vrijwel altijd een cruciale rol:

  • Planningsvraagstukken: optimalisatie van de OK-planning, omgang met spoedingrepen (categorieën, reservering, procedure etc.), spreekuurplanning, benutting gedeelde capaciteiten (zoals MRI, IC, etc.).
  • Patiëntenlogistiek: impact van de OK-sessieverdeling op de rest van het ziekenhuis, bottleneck-analyse van zorgketens (bijvoorbeeld inrichting van de acute opname afdelingen).
  • Capaciteitsvraagstukken: hoe bepaal je het benodigde beddenaantal, wat is de benodigde flexibiliteit en hoe bouw je die in, hoe zorg je enerzijds voor generiek toepasbare capaciteit en anderzijds voor voldoende op specialisme toegesneden maatwerk.

Naast een planning is ook flexibiliteit nodig als buffer om schommelingen in de balans tussen zorgvraag en -aanbod te kunnen opvangen. Inzicht in het zorgproces en de vraag is daarom cruciaal om de juiste keuzes te kunnen maken en ongewenste wachttijden of verlies van kostbare ruimte in de productiecapaciteit te voorkomen (inclusief ongeplande leegstand). Waar mogelijk moet de complexiteit van het proces worden verlaagd en de planbaarheid van de vraag verhoogd. Dit geldt ook voor zorg die op het eerste gezicht erg onvoorspelbaar lijkt, zoals acute zorg. Op langere termijn blijken schommelingen vaak ineens heel voorspelbaar en daarmee goed planbaar!

Inzichten en planningen vormen uiteindelijk het raamwerk voor productiesturing van strategisch tot operationeel niveau. Het tactische middenniveau is doorgaans een zwak punt, met name binnen ziekenhuizen waar meerdere planningsbureaus veelal onafhankelijk van elkaar losse onderdelen van integrale processen plannen. Dit leidt vaak tot onduidelijke rolverdeling: wie mag, wanneer beslissen op basis van welke informatie? De volgende symptomen duiden erop dat de tactische planning en/of het capaciteitsmanagement mogelijk tekortschiet:

  • Strategische productieafspraken worden niet gerealiseerd.
  • Lage bezettingsgraad operationele beschikbaarheid OK-tijd.
  • Oplopende wachttijden voor (of door) medisch ondersteunende diensten.
  • Groot aantal herplanningen en soms zelfs opnamestops.
  • Grote pieken en dalen in ervaren werkdruk bij verplegend personeel.
  • Terugkerende discussie over toewijzing van OK-tijd, IC-bedden, etc.

Bij het onder de loep nemen van uw huidige planningsmethodiek, is het van belang om de juiste scope te definiëren: de waarde voor de patiënt wordt gecreëerd in de keten, maar dit moet niet ten koste gaan van de performance van de afdelingen. Een verkeerde scope leidt namelijk tot suboptimale oplossingen waarbij de volgende stap van de keten met de ellende wordt opgezadeld. Bekijk dus niet één keten of afdeling op zich, maar bijvoorbeeld alle ketens binnen een specialisme.

Duurzame verbetering met operational excellence

Om te komen tot duurzaam betere zorgprocessen benadert Berenschot dergelijke integrale verbeterinitiatieven met een aanpak gericht op operational excellence. Zodat de patiënt de juiste behandeling met de passende kwaliteit op het juiste moment met zo min mogelijk inspanning geleverd krijgt.

Dit vergt het in samenhang optimaliseren van doelstellingen van de organisatie, zorgproducten van de zorgaanbieder, zorgproces, logistieke en personele besturing ervan, organisatorische verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en de benodigde middelen.

Het veranderkundige proces dat hiermee gepaard gaat, is minstens net zo belangrijk. Het doorlopen van de verschillende stadia gaat namelijk gepaard met allerlei culturele en emotionele barrières die overwonnen moeten worden. Hierbij zijn de kritische succesfactoren:

  • Stel waarde voor de patiënt centraal en zorgprofessionals in de lead;
  • Maak keteneffecten zichtbaar met behulp van simulatie en spelvormen;
  • Organiseer strak en ervaren project- en verandermanagement.

Werken op basis van feiten

We beginnen met het in kaart brengen van het probleem. Aan de hand van gesprekken en metingen beantwoorden we hiervoor de volgende vragen:

  • Is er een duidelijk productportfolio?
  • Wat is de variatie van zorgvraag en -aanbod?
  • Wordt er gepland op alle niveaus?
  • Zijn de processen helder en worden ze nageleefd?
  • Wat is de werkelijke beschikbaarheid, doorlooptijd, productie, etc.?

Aansluitend gaan we met u op zoek naar oplossingsrichtingen, waarbij we uiteraard onze inzichten en ervaring inbrengen. Hierbij sluiten we aan op de realiteit van uw organisatie: niemand heeft immers iets aan een perfecte oplossing die alleen in theorie werkt.

Het einddoel is nooit alleen een mooi rapport, maar een werkende oplossing. Het werkend krijgen van een oplossing vraagt om strak projectmanagement en om flexibel te zijn zonder dat de essentie verloren gaat. We zorgen voor een goede verankering van oplossingen in de organisatie en IT-infrastructuur. Ten slotte: een verbetertraject is nooit helemaal af en veranderingen staan vaak al om de hoek. Door medewerkers intensief te betrekken via training en coaching, borgen we dat het proces van continu verbeteren wordt doorgezet.

bewezen tools zorglogistiek

Geïnteresseerd?

Bent u benieuwd naar de verbetermogelijkheden binnen uw organisatie? Neem dan contact op met een van onze adviseurs via 030-2916872 of per mail.