Voorbereiding op crisis: onbegonnen werk!?


In onze adviespraktijk zien we dat organisatie veel tijd en geld steken in de voorbereiding op crises. Organisaties stellen handboeken op, formaliseren procedures en denken crisisstructuren uit. Bij voortschrijdende inzichten worden deze handboeken nog vollediger, procedures een tikje preciezer en structuren wéér wat massiever.

Alleen: als puntje bij paaltje komt, én die crisis overvalt de organisatie, dan blijken de getroffen voorbereidingen ofwel onbekend en onbenut, ofwel tekortschietend. Ze sluiten niet aan op de onvoorziene omstandigheden die juist zo typerend zijn voor rampen en crises ... Ondanks investeringen in tijd, energie en geld, lijkt het daardoor bijkans onmogelijk om bij een crises écht beslagen ten ijs te komen.

Het is dan ook de kunst - al was het maar vanuit kostenefficiëntie – je energie (alleen) te steken in datgene wat je daadwerkelijk gaat helpen in een crisissituatie. Kort en goed komt dat neer op: crisiscompetente mensen, met een ijzersterk netwerk en een ‘snufje’ organisatie.

Eerst het organisatorische: zorg voor een wendbare crisisbeheersingsorganisatie. Niet te veel lagen, zeg maximaal twee: een crisisteam om informatie te veredelen en te adviseren en een crisisteam om alles overziend afwegingen te maken en te besluiten. Werk bovendien met een flexibele opschalingssystematiek. Breng alleen diegenen bij elkaar die er toe doen en voorkom niet alleen de spreekwoordelijke Poolse landdag maar ook de thrillseekers (odz een crisisvergadering: ‘daar moet je bij zijn’). Maak bovendien de drempel om op te schalen laag zodat vlieguren gemaakt worden – een crisisorganisatie als zeldzame gelegenheidsorganisatie zal nimmer als een geoliede machine kunnen werken …

Dan het onmisbare: de mensen die het moeten doen. Crisismanagement is tenslotte mensenwerk. En sommigen zijn daar van nature beter op toegerust dan anderen. Zorg dus dat je je mensen kent en selecteer een succesvolle combinatie van competenties en persoonlijkheden – die elk beroep kunnen doen op een sterk netwerk. Daarnaast helpt het te werken met duidelijke crisisrollen. De klus moet worden geklaard, maar wie doet wat? Crisisrollen lenen zich bij uitstek om helderheid te scheppen tussen de beslisser (voorzitter), de adviseur (inhoudelijk, communicatie, liaison) en ondersteuner (o.a. secretaris, facilitairy manager).

Kortom, voorbereiding op crisis is zeker geen onbegonnen werk, het is doable én zinvol. Zolang je slimme keuzes maakt en concreet durft te zijn over mensen en organisatie.