Monitor omvangrijke ICT-projecten

Gepubliceerd op 3 mei 2011

Een instrument om grip te krijgen en te houden op de vele grote automatiseringsprojecten. Dat verzoek had de gemeente Rotterdam. Berenschot ontwikkelde de Monitor Omvangrijke Automatiseringsprojecten, waarmee de gemeente Rotterdam de vinger aan de pols houdt bij alle grote ICT-projecten.

Berenschot ondersteunt de gemeente Rotterdam sinds 2002 bij het hanteren van de monitor. Die speelt een belangrijke rol in de voortdurende professionalisering van het ICT-projectmanagement. De gemeente heeft op basis van de ICT-projectaudits en adviezen een aantal maatregelen genomen. Dit ter verbetering van het financieel beheer, het houden van goede aanbestedingen en het goed implementeren van de innovaties.

Proces

Jos Janssens, senior adviseur bij de Bestuursdienst van de gemeente Rotterdam op de afdeling Organisatie en informatiemanagement van de directie Middelen en control: ‘Met de monitor lichten we de procesmatige kant van het project door. We nemen onder meer het plan van aanpak en het project- en risicomanagement onder de loep. En zorgen zo dat een project niet uit de bocht vliegt. De meerderheid van de diensten en projectleiders ziet de meerwaarde van het instrument in. En is content met de monitor.'

Beoordeling

Adviseurs van Berenschot en van de gemeente beoordelen de ICT-projecten aan de hand van relevante documenten en interviews met de projectleiders. Zij letten daarbij op duidelijke meetbare resultaten. Een deugdelijk budget, risicoanalyse en kwaliteitsborging. Zij rapporteren direct aan de verantwoordelijke wethouder. Dit voorafgaand aan de formele start van het project, tijdens de uitvoering en vlak voordat belangrijke besluiten moeten worden genomen. Zoals de gunning van een grote opdracht aan een externe leverancier.

Breed perspectief

Jos Janssens: ‘Het is een voordeel dat een partij als Berenschot betrokken is bij het monitoren van de projecten. De externe adviseurs zijn objectief. Zij hebben bovendien veel meer gezien dan alleen de gemeente Rotterdam. En bekijken de situatie daardoor vanuit een breder perspectief. We werken sinds 2002 samen met Berenschot. Dat verloopt prima. Als we ergens niet over te spreken zijn, trekken we direct aan de bel. En komen we in goede harmonie tot een oplossing.'