Secretaresse Toekomst van Werk en Organisaties | Berenschot vacatures

Zoek jij een brede, ondersteunende rol als secretaresse met projectwerkzaamheden (M/V) in een dynamische omgeving? Ben jij een aanpakker, hou je makkelijk het overzicht en ben je accuraat? Dan zoeken wij jou!

Voor de adviesgroep Toekomst van Werk en Organisaties, een groep van vijftig+ man waarvan voornamelijk consultants, zoeken wij een secretaresse voor 20-24 uur per week. Je bent onderdeel van het secretaresseteam van TWO. Een groot deel van je tijd besteed je aan het ondersteunen van je consultants binnen hun projecten. Jouw consultants zijn grotendeels werkzaam op het gebied van Team- en Leiderschapsontwikkeling en Change. Zij houden zich veelal bezig met trainingen, opleidingen en cultuur- en verandertrajecten. Binnen deze functie heb je twee kerntaakvelden, die hieronder beschreven staan.

Wat ga je doen?

Het gave aan jouw functie is dat je je, naast de werkzaamheden als secretaresse, ook bezig kunt houden met projecten. Je hebt een prominente rol in het ondersteunen van de projectleiders om projecten binnen Berenschot tot een goed einde te brengen. Jouw functie bestaat zodoende uit twee onderdelen:

Secretariële werkzaamheden

Jij bent de persoonlijke assistent van circa 15 consultants. Je biedt administratieve en algemene ondersteuning aan de adviesgroep Toekomst van Werk en Organisaties (TWO). Denk aan het plannen, beleggen, regelen en organiseren van afspraken voor consultants. Je waarborgt ook de (telefonische) bereikbaarheid van de adviesgroep, en handelt telefoongesprekken correct af. Ook beheer je de projectadministratie en factureer je maandelijks in AFAS, redigeer je offertes en rapporten, en organiseer en faciliteer je (online) evenementen en bijeenkomsten.

Kortom, als secretaresse zorg je samen met collega’s voor het goed en efficiënt functioneren van de groep, en je ziet het: genoeg te doen! In de functie wordt verantwoordelijkheid gedragen voor de inhoudelijke kwaliteit van je eigen werkzaamheden en de ondersteuning van de teamlead en consultants. Heb jij ideeën over hoe we het anders/beter kunnen doen? Gooi ze in de groep! Het kan altijd beter, en wij waarderen initiatiefnemers. Buiten dit alles zijn we een hecht team, waarbij ook tijd wordt vrijgemaakt voor leuke borrels, studiedagen (met overnachting) en diverse uitjes.

Projectwerkzaamheden

Je werkt nauw samen met je projectleiders om projectmanagement efficiënt en effectief uit te voeren. Hierin heb je een hoge mate van zelfstandigheid, je weet wanneer je iets zelfstandig op kan pakken en wanneer afstemming met de projectleider noodzakelijk is. Je ontzorgt projectleiders door o.a. projectplanning, projectfinanciën, interne en externe communicatie en afstemming met opdrachtgever en stakeholders op je te nemen. Ook ben je o.a. verantwoordelijk voor de coördinatie rondom trainingsmaterialen, locaties, evaluaties, diverse (persoonlijkheids)testen, rollenspellen, en digitale vergadertools. Dit geldt veelal voor externe projecten, maar ook voor een aantal interne opleidingen. Je bewaakt hierbij het overzicht en speelt proactief in op ontwikkelingen. Je bent initiatiefrijk, ondernemend en oplossingsgericht en stemt tijdig af met je projectleider. In deze rol heb je veel verantwoordelijkheid maar ook veel vrijheid om je eigen werkzaamheden te plannen en prioriteren, met verbetervoorstellen te komen en processen te optimaliseren.

Met wie werk je samen?

Een groot deel van de werkzaamheden is gekoppeld aan de consultants die jij ondersteunt, en deze worden veelal zelfstandig verricht. Daarnaast sta je in nauw contact met je collega-secretaresses binnen de adviesgroep (in totaal vijf personen) om kennis en ervaringen uit te wisselen, en adviesgroepbrede ondersteunende activiteiten op te pakken. Je bent dan ook integraal onderdeel van dit team. Je bent er trots op wanneer TWO goed draait en jij hier een (on)zichtbare bijdrage aan levert. We werken met een cluster van secretaresses, dit betekent dat je bij drukte, uitval of om andere redenen gevraagd kan worden om werkzaamheden op te pakken voor andere adviesgroepen.

Wat neem je mee?

Berenschot is een verzameling van persoonlijkheden. We kijken dan ook vooral of je daar een goede toevoeging aan bent. Waar kom je vandaan, wat onderscheid jou en wat kom je brengen? We zijn benieuwd!

Als ideale kandidaat voor de functie:

• Heb je een gerichte opleiding op minimaal mbo-niveau afgerond en enkele jaren ervaring in een vergelijkbare rol;
• Ervaring in het ondersteunen tijdens projecten;
• Behoud je makkelijk het overzicht, heb je er plezier in veel projecten tegelijk in je portefeuille te hebben en proactief en onafhankelijk te werk te gaan;
• Ben je sensitief – je hebt snel door wat er speelt en hoe je daar het beste je werkwijze op af kan stemmen;
• Ben je communicatief sterk, resultaatgericht en hecht je waarde aan een goede samenwerking;
• Heb je een voorsprong als je de ins en outs van AFAS kent;
• Houd je jezelf up-to-date van (digitale) ontwikkelingen binnen het vakgebied en de organisatie;
• Beheers je de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift, beheersing van Engels is een pré;
• Beschik je over een hoge mate van accuratesse en ordelijkheid, zodat je systematisch te werk kunt gaan, met het stellen van de juiste prioriteiten.

Wat krijg je van ons?

Kenmerkend voor werken bij Berenschot is een hoge mate van professionele autonomie, flexibele werktijden en een informele cultuur. Het betreft:

• Een functie voor 20-24 uur per week (in overleg) met een marktconform salaris;
• Een laptop, telefoon en reiskostenvergoeding;
• 27 vakantiedagen (met mogelijkheid tot bijkopen) en pensioenopbouw;
• Een functie met veel vrijheid en eigen verantwoordelijkheid;
• Een dynamisch bedrijf met veel mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen!

Is dit de baan voor jou?

Ervaar je een match tussen Berenschot, de omschreven functie en jezelf? Heb je zin om aan de slag te gaan om onze consultants op een efficiënte en effectieve wijze te ondersteunen bij de uitvoering van projectmanagement én de dagelijkse werkzaamheden? Dan kan je een echte Berenschotter worden! Verras ons met jouw cv en (korte) motivatie: solliciteer eenvoudig via de onderstaande sollicitatiebutton!

Heb je vragen? Stel ze aan Judith Schoorlemmer, senior recruiter (j.schoorlemmer@berenschot.nl) of bel haar op (06) 82008143. Hopelijk tot snel!