Effectief aan de slag met het mobiliteitslek in de zorg

Gepubliceerd op 11 oktober 2019

Begin 2019 schreven wij in een eerder artikel dat zorgorganisaties te weinig aandacht besteden aan het behoud van personeel. Niet verstandig, gezien het gemiddelde verloop van 15% in de zorg. Onze oproep tot meer focus op behoud van medewerkers voor de zorg leverde veel reacties op van professionals uit de zorg, maar ook van leidinggevenden en van vrienden en familie van medewerkers in de zorg.

In dit artikel delen we de suggesties van anderen graag met u:

  • Vraagtekens bij zelforganisatie: De invoering van zelforganisatie heeft volgens velen gezorgd voor minder aandacht en waardering voor de individuele medewerkers. Terwijl dat juist belangrijk is om te achterhalen wat nodig is om hen voor de organisatie te behouden. Zelf meer verantwoordelijk zijn voor collegialiteit, aandacht en zorg voor elkaar blijkt in de praktijk lastiger dan gedacht. Mede door bezettingsproblemen hebben medewerkers al hun tijd en aandacht nodig voor de patiënten/cliënten.
  • Meer ruimte voor de jonge generatie: Zorgorganisaties moeten jong talent de ruimte geven om hun (verbeter)ideeën te delen. “We doen het al jaren zo” is niet uitnodigend voor nieuwe medewerkers. Daar komt bij dat hun frisse blik en up-to-date kennis waardevol kunnen zijn. En als zich gehoord voelen, vergroot dit de binding met de organisatie.
  • Kwestie van willen én kunnen: Werken in de zorg is fysiek en mentaal zwaar. Dus zijn goede arbeidsomstandigheden, goede begeleiding maar ook ontspanning belangrijk. Inzicht in de individuele behoeften helpt om medewerkers naar hun kwaliteiten en mogelijkheden in te zetten en tot oplossingen te komen als zij bepaalde taken niet meer kunnen uitvoeren.
  • Goede werk-privébalans: Of medewerkers willen en kunnen blijven, hangt soms ook af van praktische zaken. Denk aan het regelen van kinderopvang, het huishouden of mantelzorg, maar ook een passend rooster. Voor dit soort zaken kunnen organisaties diensten aanbieden of alternatieve werktijden bespreken. Een goede werk-privébalans vormt de basis voor duurzaam werken in de zorg.
  • Zorg voor een hoger salaris en betere arbeidsvoorwaarden: Tot slot, het zal u niet verbazen, gingen veel reacties over een hoger salaris en betere arbeidsvoorwaarden voor zorgpersoneel.

Complexe uitdaging

Velen noemden focus op behoud een complexe uitdaging, waar veel over gezegd maar weinig écht aan gedaan wordt. Veel factoren spelen een rol, dus waar moet je beginnen? Om organisaties te helpen bij het behoud van medewerkers, ontwikkelde Berenschot de pragmatische STAY-aanpak® (zie figuur), conform vijf criteria voor succesvolle interventies:

  1. Participatief: voorkom primaire verantwoordelijkheid bij HR en geef iedereen (medewerkers, HR, MT, OR) de ruimte om input te geven en bij te dragen aan de uitvoering. Dit zorgt voor draagvlak, een gevoel van verantwoordelijkheid en optimale benutting van de brede kennis en kunde van meerdere disciplines.
  2. Integraal: zorg dat interventies op zowel mens, techniek als organisatie gericht zijn. In de praktijk zet HR vaak een programma of project op, met bijvoorbeeld yoga, mindfulness, time- en/of stressmanagement. In het geval van hoge werkdruk is dit maar een deel van het verhaal. Kijk met medewerkers ook naar mogelijke aanpassingen in het werk en eventuele hulpmiddelen. Leg altijd een duidelijke verbinding met het probleem en breng in kaart wat mens, techniek en organisatie kunnen doen om dit op te lossen (MTO-map).
  3. Groepsgewijs: groepsinterventies zijn binnen organisaties vaak effectiever dan individuele interventies. Dit vanwege het gevoel van herkenning, sociale steun, leren van elkaar, stimulans.
  4. Doelgericht: bepaal een einddoel en werk hier stapsgewijs naartoe. Werken met een doel stimuleert en biedt de mogelijkheid om (tussentijdse) successen te vieren.
  5. Maatwerk: bied ruimte voor meerdere interventies passend bij doelgroepen of bepaalde afdelingen. Zorg voor een breed palet met keuzemogelijkheden, gericht op meerdere ‘knoppen’ die van belang zijn voor behoud van medewerkers: motivatie, gezondheid, uitdaging, afwisseling, leiderschap, etc.

STAY-methodiek®: STay strong, stay okAY

De praktische STAY-aanpak van Berenschot bestaat uit vijf stappen om medewerkers te behouden voor de organisatie.

Stay methodiek

Figuur STAY-aanpak ® Berenschot

Stap 1. Formuleer een gedeelde ambitie

Iedere zorgprofessional en -organisatie wil dat er kwalitatief goede zorg verleend wordt. Iedereen snapt dat daar voldoende gemotiveerde en gekwalificeerde medewerkers voor nodig zijn. Bespreek deze gezamenlijke ambitie en vertaal ze naar een aansprekend doel waar alle partijen zich in herkennen. Dat geeft energie en een gevoel van verbondenheid.

Stap 2. Inventariseer de belangrijkste knelpunten op basis van data

Breng met een nulmeting de factoren in beeld die van invloed zijn op het behouden van zorgprofessionals. Inventariseer de grootste knelpunten op basis van literatuur, HR-cijfers én een dialoogsessie met betrokkenen. Zo voorkomt u suboptimale verbetering en kunt u tijdens vervolgstappen het effect van interventies monitoren. Knelpunten kunnen per organisatie verschillen, afhankelijk van de specifieke context: te hoge werkdruk, teveel administratieve lasten, te weinig professionele ontwikkeling en/of te weinig erkenning vanuit leidinggevenden, etc. Formuleer voor elk knelpunt gerichte verbeteracties.

Stap 3. Prioriteer en focusseer

Gebruik de nulmeting om met elkaar de top 3 van knelpunten te bepalen op basis van urgentie en verscheidenheid. Kies topics die betrekking hebben op verschillende stakeholders (medewerkers, leidinggevenden, organisatie), om een gezamenlijke verantwoordelijkheid te creëren. Formuleer per topic SMART doelstellingen. Bepaal vervolgens de werkstructuur, wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe de voortgang en effecten in beeld gebracht en gedeeld gaan worden.

Stap 4. Genereer ideeën

Brainstorm volkomen vrij over ideeën voor de drie topics en laat u niet leiden door ‘ja maar’. U zult versteld staan waar mensen in een halfuur tijd mee komen. Cluster en selecteer ideeën op basis van vooraf opgestelde criteria (kosteneffectief, grote groep, binnen afzienbare tijd, waar krijgen we energie van, etc.). Kies en verdeel vervolgens de activiteiten over de (project)groep en laat de subgroepen zelf een planning maken.

Stap 5.   Blijf verbeteren

De subgroepen voeren met elkaar de bedachte activiteiten uit en betrekken eventueel ook meer mensen vanuit de organisatie hierbij. Spreek terugkommomenten af om de (tussen)resultaten te bespreken en elkaar feedback te geven. Bedenk gezamenlijk hoe u successen gaat delen en hoe de communicatie over het traject verloopt. Werken aan behoud van medewerkers is geen project met een kop en een staart. Start met de intentie te blijven verbeteren en samen steeds weer nieuwe mogelijkheden te verkennen.

Focus op wat wél mogelijk is

Over het behoud van medewerkers in de zorg wordt veel heen en weer gepraat, terwijl het best mogelijk is nu al stappen te ondernemen. Focus niet op trage politieke oplossingen, maar kijk wat er binnen de bestaande kaders wél mogelijk is. Onderzoek op basis van concrete inzichten welke oplossingen binnen uw eigen organisatie binnen handbereik liggen. Denk aan een dienstencentrum voor huishoudelijke activiteiten, regionale mobiliteitsnetwerken, job crafting, schrapsessies voor minder administratieve werklast en bestuurder meets professional. In een volgend artikel gaan we in op concrete interventies die we zien bij zorginstellingen.

We zijn ook benieuwd naar uw eigen ervaringen en roepen iedereen op om goede ideeën met elkaar te delen.