Robuuste basis voor participatie in Dordrecht | Berenschot cases

Ook de benodigde inzet van een programmamanager, interne collega’s uit alle onderdelen van de organisatie en inzet vanuit hr en communicatie werd hierin vastgelegd ten behoeve van de besluitvorming. Berenschot kreeg de opdracht van de gemeente om te helpen bij de opbouw van het programma dat als doel heeft burgerparticipatie op een zichtbare, herkenbare en effectieve manier vorm te geven.

Dordrecht heeft in de afgelopen jaren al veel ervaring opgedaan met participatie, verspreid over verschillende onderdelen van de gemeentelijke organisatie en beleidsterreinen. Het nieuwe participatieprogramma bouwt hierop voort. Om participatie meer gestructureerd en standaard te organiseren op een manier die bij Dordrecht past, bestond de wens te komen tot een specifieke invulling van de 'Dordtse aanpak'.

- Sven langenberg, gemeentelijke opdrachtgever.

Om een solide basis te garanderen, formeerden Berenschot-adviseurs Doriene Bakker en Sophie Piers in de rol van programmamanager respectievelijk programmaondersteuner allereerst een programmateam. Dit team bestaat uit ambtenaren met uiteenlopende ervaring op het gebied van participatie en inhoudelijke expertise. Een gezamenlijke aftrap met gemeenteraad, college en vertegenwoordigers van de ambtenarij diende als gedeeld vertrekpunt en gaf alle deelnemers inzicht in elkaars perspectieven op participatie en verwachtingen met betrekking tot hun rol. “De gezamenlijkheid zat hem tijdens de bijeenkomst ook in de gelijkheid van de aanwezigen en het echt met elkaar ervaren in plaats van de gangbare formele vraag-en-antwoordrondes. Dit is relatief ongebruikelijk in het gemeentelijke vergaderstramien, maar bleek zeer effectief. Van de griffie kregen we volledige vrijheid qua vormgeving van de bijeenkomst, wat zorgde voor enthousiasme bij de aanwezigen en een vraag naar meer van dit soort sessies”, aldus Bakker. 

Vervolgens ontwikkelde het programmateam, onder leiding van Berenschot, op basis van de input van deze aftrap een concept participatievisie en praatplaat. Deze zijn onlangs getoetst bij inwoners en collega's (zie kader), onder leiding van de nieuwe interne programmamanager. Deze programmanager is aangetrokken op advies van Berenschot met de bedoeling het programma over te pakken zodra de basis was gelegd.

Een van de meest waardevolle inzichten voor het programmateam in Dordrecht is dat de ontwikkeling van participatiebeleid het meest effectief is wanneer het gebaseerd is op praktijkervaring. “Evaluaties van eerdere participatietrajecten zijn hierbij cruciaal, net als het nauwlettend volgen van onze vier pilotprojecten rond participatie. Deze werden elk begeleid door een programmateamlid”, vertelt gemeentelijk opdrachtgever Sven Langenberg, die stelt dat het leereffect daarbij twee kanten op werkt. “De pilotprojecten hadden dankzij de begeleider een ervaren sparringpartner en de pilotprojecten stelden ons in staat verschillende benaderingen en tactieken uit te proberen. Daardoor hebben we zowel in het specifieke project als in het bredere programma kunnen ontdekken wat wel en niet werkt, en waarom. Door deze aanpak kunnen we uiteindelijk beleid formuleren dat zich in de praktijk heeft bewezen.”

Tijdens een recent bezoek aan Dordrecht meldde gemeentelijk opdrachtgever Sven Langenberg dat het programmateam mooie vooruitgang boekt en gaandeweg veel leert. “Het is echt trial & error. Dat is ook prima, zolang je daar de lessons learned maar uit onttrekt en die onderling deelt. Daar werken we verder aan.” De afgelopen tijd stond vooral in het teken van de stad intrekken om in gesprek te gaan met de inwoners. Op verschillende locaties zijn bijeenkomsten georganiseerd. De visie en het participatiekader bleken daarbij waardevolle hulpmiddelen. Ondertussen heeft het team zich deze producten nog verder eigen gemaakt en toegepast. Een mooie ontwikkeling, die we met grote interesse blijven volgen!