Datagedreven operatie helpt professionaliseren | Berenschot

Volgens ondernemersorganisatie Techniek Nederland liet de installatiebranche in 2020 positieve cijfers zien (Monitor bouwketen voorjaar 2021). De orderportefeuille groeit en er is op korte termijn behoefte aan meer personeel. Bovendien leiden thema’s als zorg, vergrijzing, energie en verduurzaming tot optimistische verwachtingen voor de toekomst.

Zelf signaleren we dat installatiebedrijven hard werken aan het verder professionaliseren van hun dienstverlening. Bijvoorbeeld door steeds meer datagedreven te gaan werken. Momenteel ondersteunen we meerdere installatiebedrijven bij het herinrichten van hun primaire bedrijfsprocessen om meer datagedreven te kunnen werken. Voordat we onze lessen uit de praktijk hieromtrent delen, schetsen we eerst de context van deze organisaties.

Op dit moment zien wij tenminste vijf trends in de sector, die zonder uitzondering impact hebben op de bedrijfsvoering van installatiebedrijven:

1. Gebouweigenaren zoeken strategische partner voor beheer en onderhoud. De trend dat gebouweigenaren beheer en onderhoud uitbesteden, zet door en lijkt blijvend. Enerzijds doordat zij zich willen concentreren op hun kerntaken en anderzijds omdat gebouwen steeds complexer worden. Hierdoor kiezen eigenaren steeds meer voor een regisserende rol als het gaat om hun gebouwinstallaties. Daarbij zoeken zij een strategisch partner die proactief meedenkt.
2. Verdienmodellen veranderen. Opdrachtgevers betalen straks niet meer voor de installatie op zich, maar voor tien jaar comfortabel wonen of werken. Hierdoor ontstaan andere verdienmodellen, zoals prestatie- en leasecontracten. In die contracten verschuift het risico naar de installateur. Deze zal steeds minder op basis van uurtje-factuurtje werken, maar binnen de afgesproken prijs slim moeten afwegen wat nodig is om de afgesproken prestaties te leveren. Dit dwingt installateurs anders te denken. Een uur monteren is niet langer een bron van inkomsten die je wilt maximaliseren, maar een kostenpost die je wilt minimaliseren.
3. Aantoonbare dienstverlening. In de hele bouwketen groeit – mede door de eerste twee trends – de behoefte aan transparantie en aantoonbaarheid met betrekking tot voldoen aan wet- en regelgeving, nakomen van contractafspraken, verduurzamen van de bedrijfsvoering en borgen van kwaliteitseisen. Van installatiebedrijven wordt steeds meer verwacht dat zij deze transparantie ten alle tijden en met minimale inspanning kunnen bieden.
4. Concurrentie vanuit andere hoek. Fabrikanten van installaties en leveranciers van gebouwbeheersystemen spelen een steeds dominantere rol in de beheer- en onderhoudsketen, wat ten koste gaat van de traditionele installateur. Zij ontwikkelen steeds complexere en meer datagedreven oplossingen en sluiten daarbij ook steeds vroeger in het proces een contract met de klant af, inclusief beheer en onderhoud.
5. Schaarste aan technisch personeel. De helft van alle installatiebedrijven verwacht de komende jaren een tekort aan technisch personeel. Door vergrijzing gaan veel medewerkers met pensioen en vanwege ontgroening zijn er te weinig jongeren om lege arbeidsplaatsen op te vullen. Het effectief en efficiënt inzetten van deze schaarse capaciteit is dan ook cruciaal: ieder uur moet raak zijn.

Om de concurrentie voor te blijven, zal een installateur dus moeten transformeren in een strategisch partner, die meedenkt over en verantwoordelijkheid neemt voor de huidige én toekomstige prestaties van installaties. Tegelijkertijd zal hij een prestatiegedreven verdienmodel moeten gaan operationaliseren. Dat vergt fundamenteel andere competenties dan het traditionele, op inspanning gebaseerde verdienmodel.

Bij die omslag is het essentieel om de dienstverlening transparanter en meer datagedreven te maken. Zo zal de installateur de door de klant gewenste prestatie moeten kunnen vertalen in een effectief beheer- en onderhoudsplan. En vervolgens dient hij dat plan efficiënt en aantoonbaar uit te voeren, met zo min mogelijk mensen en middelen. Dan is het cruciaal om de juiste informatie van de gecontracteerde technische installaties te inventariseren, te vertalen naar een werkbegroting, waarna werkzaamheden worden gepland, voorbereid en tijdens uitvoering specifiek en herleidbaar worden geadministreerd.

Inmiddels hebben wij diverse installatiebedrijven ondersteund bij de overgang naar een meer datagedreven operatie. We delen graag een aantal lessen die uit onze opdrachten naar voren zijn gekomen. We maken daarbij onderscheid in de fases; ontwerp, implementatie en gebruik.

De eerste fase van de transformatie betreft het ontwerpen van het nieuwe proces en IT-systeem. Een drietal lessen:

• Begin met het einde voor ogen. Vertaal de wensen vanuit klant en contract, eisen vanuit wet- en regelgeving en wensen vanuit de strategie en interne bedrijfsvoering in concrete ontwerpeisen. Deze ontwerpeisen zijn leidend voor de inrichting van proces en IT-systeem.
• Kies voor schaalbare tooling en een agile projectaanpak. Start met de belangrijke zaken én behoud de flexibiliteit om functionaliteiten uit te breiden en mee te groeien met de vervolgstappen naar datagedreven processen. Zorg voor een ontwikkelproces dat daarbij aansluit. Ook een ERP systeem kun je agile scrum aanpakken.
• Bewaak de administratieve last. Het registreren van data kan leiden tot veel administratief werk voor het technisch personeel. Om dit te minimaliseren en uren goed te benutten, moet invoertooling makkelijk en snel te gebruiken zijn. Low code maakt het mogelijk om veel sneller en goedkoper tooling te ontwikkelen die hierin ondersteunt. Test de tooling in de praktijk met de toekomstige gebruikers en faciliteer gewenst gedrag via gegevensvalidatie, weinig open tekstvelden en keuzelijsten.

Een belangrijke stap in het gebruiken van een (nieuw) IT-systeem, is de migratie van data van oude data bronnen naar het nieuwe landschap. Twee lessen:

• Benut bestaande data maximaal, ook al is deze niet altijd perfect. Om ervoor te zorgen dat het technisch personeel zo min mogelijk tijd kwijt is aan administratie, is het van belang om bestaande data mee te nemen naar het nieuwe systeem. Zo heeft het technisch personeel maximaal tijd voor het uitvoeren van reguliere taken.
• Maak gebruik van kunstmatige intelligentie. Bij het samenvoegen en aanvullen van data kan kunstmatige intelligentie helpen de werkdruk op het technisch personeel te minimaliseren. Bijvoorbeeld door met algoritmes huidige assetdata te matchen met nieuwe assetdata en deze data te verrijken met data uit andere bronnen, zodat je meer informatie kunt vastleggen op een asset.

Om het technisch personeel te stimuleren het nieuwe systeem ook daadwerkelijk te (blijven) gebruiken, is het goed de volgende punten te monitoren:

• Leren, doen en reflecteren. Het start altijd met communicatie. Informeer medewerkers over het nieuwe proces en systeem. Leid ze op via training, instructie en begeleiding. Beloon vernieuwers en gebruik feedback om de verandering te versterken met behulp van nieuwe initiatieven.
• Borg datakwaliteit. Zorg ervoor dat de verantwoordelijkheid voor datakwaliteit expliciet in de organisatie wordt belegd. Dit om datakwaliteit te borgen en zo datavervuiling te voorkomen. En maak gebruik van slimme analyses om datakwaliteit te monitoren.
• Veranker het nieuwe proces en systeem. Zorg dat de nieuwe werkwijze standaard wordt door het te integreren in (de ICT van) het primaire operationele proces. Monitor de verbetering via een dashboard, deel de inzichten en vier successen.

Zoals gezegd, heeft de installatiebranche alle reden tot optimisme, gezien thema’s als zorg, vergrijzing, energie en verduurzaming. Om aan (toekomstige) wensen van klanten te voldoen en concurrerend te blijven, kan een datagedreven operatie een belangrijke volgende stap zijn in professionalisering van de dienstverlening. De datagedreven installateur heeft de toekomst!