Het team Ruimte van de gemeente Voorst wilde de mogelijkheden van verantwoorde AI-toepassing verkennen. Berenschot leverde een AI-training op maat, compleet met praktijkcasussen uit de gemeente zelf. Op basis hiervan heeft de afdeling inmiddels een aantal processen verbeterd.
Praktische AI-training voor beleidsmedewerkers
Het team Ruimte binnen de gemeente Voorst is erg geïnteresseerd in de toepassing van AI om het eigen werk makkelijker te maken. Dus werd de uitnodiging van Berenschot om deel te nemen aan een nieuwe AI-training voor beleidsmedewerkers met beide handen aangegrepen. “Aan de voorkant hebben we met Berenschot afgestemd bij welke werkzaamheden we AI willen inzetten. Bijvoorbeeld het schrijven van een college- of raadsvoorstel, het opstellen van een besluitbrief en het schrijven van een onderbouwing, de zogeheten ETFAL (Evenwichtige Toedeling van Functies aan Locaties)”, schetst Anouk ter Avest, teamleider Ruimte en projectleider omgevingsvisie bij de gemeente Voorst. “Die casuïstiek heeft Berenschot gebruikt voor de training, waardoor deze heel mooi praktisch toepasbaar werd.”
Een algemene training over AI verzorgen, dat kunnen wel meer partijen. Maar een training specifiek voor een bepaald vakgebied, dat is waar je winst behaalt.
- Marjon Hoogeboom, functioneel beheerder Microsoft 365 bij de gemeente Voorst
Zorgen rond AI-gebruik goed gepareerd
Met de training ‘AI voor beleidsmakers’ wil Berenschot gemeenten in staat stellen de efficiencyvoordelen van AI te benutten en zo de doelmatigheid en doeltreffendheid van beleid te vergroten. Tijdens deze eendaagse incompanytraining gingen zestien medewerkers van het team Ruimte actief aan de slag met Copilot. In de ochtend kregen zij een introductie in generatieve AI en taalmodellen plus de toepassingsmogelijkheden hiervan in beleid. De middag stond in het teken van de eerdergenoemde praktijkcases. “Collega’s zijn doorgaans best kritisch op de meerwaarde van dit soort trainingen, maar waren nu echt heel enthousiast omdat het geleerde heel concreet aansloot bij hun werk. Dankzij de tijdwinst die AI oplevert, kunnen zij zich richten op de leuke kanten van het werk”, zegt Ter Avest. “Ook heeft Berenschot bestaande zorgen rond het gebruik van AI in het werk goed gepareerd door te laten zien hoe je AI verantwoord kunt inzetten.”
Aansluitende casussen voor het team Ruimte
Een andere belangrijke succesfactor was dat een van de Berenschot-trainers een achtergrond heeft in het vakgebied van ruimtelijke ordening. “Een algemene training over AI verzorgen, dat kunnen wel meer partijen. Maar een training specifiek voor een bepaald vakgebied, dat is waar je winst behaalt”, stelt Marjon Hogeboom, functioneel beheerder Microsoft 365 bij de gemeente Voorst. “De trainers wisten precies waar het team Ruimte zich mee bezighoudt en de casussen sloten daar perfect op aan.” Mogelijk zorgt de training nog voor een olievlekwerking. “Het gonst in de organisatie over deze training op maat voor het team Ruimte. Ook het MT heeft mij en een andere deelnemer gevraagd om een terugkoppeling.”
Teamleden gaan in groepjes uiteen om de eerste resultaten goed neer te zetten in de praktijk en te onderzoeken waar de inzet van AI zich nog meer kan terugverdienen.
- Anouk ter Avest, teamleider Ruimte en projectleider omgevingsvisie bij de gemeente Voorst
Tijdwinst en bovengemiddelde scores
De positieve resultaten spreken voor zich. Ter Avest: “Het proces voor verslaglegging van de omgevingstafel hebben we daadwerkelijk verbeterd en gebeurt nu keurig gegroepeerd naar onderwerp. Dat scheelt ons concreet twee collega’s die elke week notulen moesten schrijven en ook de ondersteuning van de managementassistent is verminderd.” Verder is met behulp van AI en goede prompts na een presentatie in de raad meteen de hele raadsmededeling gereed. De evaluatie onder de betrokken teamleden liet dan ook bovengemiddelde scores zien. Dit betrof onder meer hoe zij de training hadden ervaren, in hoeverre deze hen had geholpen bij de inzet van AI in hun werk, en of duidelijk was hoe ze dit verantwoord kunnen doen.
Onderwerpen waar iedereen bij wint
Na afloop van de training hebben Ter Avest en haar team in het werkoverleg de implementatie van AI nader besproken. “Teamleden gaan in groepjes uiteen om de eerste resultaten goed neer te zetten in de praktijk en te onderzoeken waar de inzet van AI zich nog meer kan terugverdienen. Daarbij kijken we naar onderwerpen waar iedereen tijd bij wint als we dat goed geregeld hebben.”