De klant is een internationale aanbieder van ICT- en workflowoplossingen voor de zorg en het bedrijfsleven en is gespecialiseerd in totaaloplossingen voor draadloze communicatie, verpleegoproep, slimme sensoren, toegangscontrole, branddetectie en ontruiming. Vanuit de Nederlandse vestiging kreeg Berenschot de vraag om de afdeling Professional Services, verantwoordelijk voor de uitvoering van het installatiewerk, te analyseren. Doel was de productiviteit te optimaliseren.
Vier gebieden
In de eerste acht weken bracht Berenschot op basis van data-analyse en interviews de werkprocessen in kaart. Hierbij werd ook de aansluiting tussen sales en service (beheer & onderhoud) binnen de afdeling onderzocht. In overleg met de klant werd een viertal gebieden geselecteerd voor een optimalisatieslag: 1) stuurinformatie uit alle systemen (business intelligence); 2) kleine projecten (kleine orders efficiënt wegwerken in gescheiden stroom); 3) afstemming tussen planning sales en operations en 4) review inrichting nieuw ERP-systeem. Op deze vier gebieden deed Berenschot een deep dive, waarvoor onder meer sessies met monteurs werden gehouden. Vervolgens zette Berenschot voor elk gebied een verbeterproject op.
Overzicht en standaardisatie
Wat betreft de stuurinformatie leverde het verbetertraject de klant meer overzicht op van de status van alle projecten. Dit betreft allerlei variabelen, uiteenlopend van winst, voortgang van het project, uren versus budget en beschikbaarheid van onderdelen. Tevens werd op basis van de nieuwe inzichten het prijsbeleid aangepast. Het management van kleine projecten wordt in de nieuwe situatie opgepakt in een klein team, waarin er nauw contact is tussen werkvoorbereider en projectleider. Werkinstructie, verkoopfolders en producten zijn gestandaardiseerd, wat tijd en rekenwerk bespaart.
Informatie-uitwisseling
De afstemming, overdracht en communicatie tussen sales en service bleek voor verbetering vatbaar. Momenteel wordt onderzocht welke informatie over en weer nodig is voor een goede rolinvulling en meer grip op het portfolio. Tot slot voerde Berenschot een review uit van het nieuwe ERP-systeem. De kritische punten die hieruit naar voren kwamen, neemt de klant mee in de implementatie.