Voor een interim-manager is het de kunst om snel tot de kern van de opdracht te komen. ‘Waarom loopt het in de organisatie niet zoals het zou moeten?’ Een effectieve aanpak van de interim-manager laat al snel resultaten zien.
Een wezenlijk andere dynamiek dan in een vaste functie. Maar hoe zorg je er voor dat je in de kortste tijd het beste resultaat behaalt? Marc Dechesne, senior managing consultant bij Berenschot, geeft zes adviezen om een opdracht succesvol te laten zijn voor opdrachtgever én interim-manager.
1. Zorg voor een heldere en haalbare opdrachtformulering
Het klinkt logisch, maar veel organisaties én interim-managers onderschatten het belang van de opdrachtformulering. We komen vaak tegen dat de opdrachtgever geneigd is zo veel mogelijk in de opdracht te stoppen, terwijl de interimmer verzuimt aan te geven dat het binnen een bepaald tijdsbestek niet mogelijk is. Hij wil graag de opdracht hebben. “Dus moet je bij de opdrachtbespreking de zaken meteen al goed afbakenen. Een deel van ons werk is daarom ervoor te zorgen dat zoiets ook gebeurt en de interimmer ervoor te behoeden dat hij ‘ja’ zegt tegen iets dat hij later niet kan waarmaken”, aldus Marc. “Mijn ervaring is dat een opdracht maximaal twee of drie hoofdthema’s kan bevatten. Denk niet dat je er meer kunt doen, dat lukt niet. Dus zorg voor een heldere opdrachtformulering met voldoende mandaat en haalbaar binnen de tijd die er voor staat.”
2. Maak een plan van aanpak
Vanuit de intake is de volledige omvang van de opdracht vaak nog niet inzichtelijk. “Als interim-manager weet je pas wat er echt mogelijk is, nadat je de belangrijkste stakeholders gesproken hebt en je de verschillende agenda’s kent. Die blijven in het eerste gesprek meestal in al zijn omvang verborgen en komen pas op tafel als je je verdiept hebt in de organisatie”, stelt Dechesne. “Je hebt dan te dealen met belangen die niet allemaal parallel lopen, dus moet je op basis van een goede analyse een plan van aanpak hebben om de organisatie de gewenste richting uit te krijgen en te zorgen voor het gewenste draagvlak, wil je de verandering kunnen realiseren.” Onze ervaring is, dat veel verandertrajecten mislopen door gebrek aan informatie, communicatie en afstemming. Als interimmer zul je in continu gesprek moeten blijven met de organisatie.
3. Verzeker je van commitment en steun
Om effect te hebben in een organisatie, is volledig commitment en zo breed mogelijke steun van opdrachtgever een must. Dechesne: “Stel, een organisatie wil een ERP-systeem invoeren, een verandering waar de hele onderneming mee te maken krijgt. Dan is het essentieel dat de directie of bestuur het belang van het nieuwe systeem volledig omarmt en dat communiceert in de organisatie. Deze support is een voorwaarde voor het slagen van de opdracht van de interimmer.”
4. Leg verbinding én plan methodisch
Zoals bij veel functies, wegen de hard skills van een interimmer net zo zwaar als de soft skills. Enerzijds moet je verbinding leggen om er zeker van te zijn dat de organisatie nog steeds wil meegaan in de richting die noodzakelijk is voor realisatie van de gestelde doelstellingen. “Als interim-manager kun je niet in de directiekamer blijven zitten. Je moet kennisnemen van wat er op de werkvloer en in diverse lagen van de organisatie speelt, zodat je de ‘pijn’ van de organisatie kent. En vervolgens communiceren over de plannen en bedoelingen om de organisatie écht te betrekken”, zegt Dechesne. Anderzijds moet een interimmer zorgen voor een goede planning van zijn activiteiten. “Bij veranderingen kun je niet afgaan op je onderbuikgevoel. Je moet voor de situatie een effectieve methode hebben en duidelijke afspraken maken, zodat de opdrachtgever en wij als bureau de opdracht kunnen monitoren. Realiseren we de opdracht binnen de gestelde termijn? Zo niet, hoe houden we het tempo er in en blijven we zo dicht mogelijk bij de oorspronkelijke deadlines en doelstellingen?”
5. Een sparring partner biedt een frisse blik
Om planning en doelstellingen te halen, is tussentijds sparren met een adviseur het bureau heel zinvol. Onder andere om te voorkomen dat een interim-manager te veel onderdeel wordt van de organisatie. “Je moet er alert op zijn dat je een bepaalde objectiviteit en onafhankelijkheid vasthoudt gedurende de opdracht. Dat is ook waar wij als bureau scherp op zijn: in onze gesprekken wijzen we interimmers op signalen en adviseren we hen hoe daar mee om te gaan”, aldus Dechesne. “Als een opdracht complexer blijkt dan gedacht, komt dat vaak doordat een interimmer zich met allerlei randzaken is gaan bezighouden. Een absolute valkuil; alles wordt ineens ‘belangrijk’, maar behoort niet tot zijn opdracht. Dus adviseren we ‘keep on track’ en kijken we hoe we dergelijke obstakels kunnen tackelen, zodat het niet ten koste gaat van de voortgang van de opdracht.”
6. Hoe bepaal je de ideale opdrachtduur?
Dat is uiteraard per opdracht verschillend, maar een opdracht moet niet te lang duren en Dechesne ziet het als zijn rol om een interim-manager op een goede manier naar het eind van de opdracht te begeleiden. “Als het vraagstuk is opgelost, er vaste invulling is gevonden of een project teneinde is, is een interimmer soms geneigd te blijven om daar nog wat klussen te doen. Dat is vaak niet heel succesvol”, stelt hij. “Daarom: kies voor een clean einde en leg de behaalde resultaten vast. Deel deze met de opdrachtgever en collega’s die een bijdrage hebben geleverd aan het welslagen van de opdracht. Ook kan nuttig zijn als overdrachtsdocument voor een eventuele opvolger.”
Een interim-manager van Berenschot staat er nooit alleen voor
Al met al draait het om een goede samenwerking tussen opdrachtgever en interim-manager. Hierbij kan Berenschot als bureau meerwaarde leveren, zowel rond de managerial als de meer vakinhoudelijke aspecten. “Als bepaalde knowhow nodig is, denk bijvoorbeeld aan benchmarks om de keuze tussen verschillende scenario’s te objectiveren, dan hebben wij die kennis in huis”, zegt Dechesne. “Daarnaast ondersteunen we de interimmer door op kruispunten of bij dilemma’s als schaduwmanager bepaalde alternatieven tegen het licht te houden. Daar zijn wij voor: in keuzeprocessen zaken op een rijtje zetten en goede afwegingen maken voor interimmer én opdrachtgever."