De afgelopen tijd onderzochten wij de wijze waarop ICT-strategieën tot stand komen in bijvoorbeeld informatiebeleidsplannen bij middelgrote Nederlandse gemeenten.
Twee aspecten komen daarbij minder aan bod in bestaande theorieën hierover. Ten eerste het onderscheid tussen wel en niet beïnvloedbare factoren. En ten tweede de toepassing van een emergente strategie, die flexibiliteit en agile werken verhoogt voor de gemeente.
Richt je als gemeente op beïnvloedbare factoren
In ons onderzoek keken we welke factoren van invloed zijn op de totstandkoming van een ICT-strategie bij middelgrote Nederlandse gemeenten. Niet alle factoren blijken hierbij relevant. Uitgaande van het model van Chiesa,[1] kwamen wij tot het volgende onderscheid:
Oncontroleerbare factoren
Bij het opstellen van een ICT- en informatiestrategie zijn er vele factoren die een gemeente niet zelf eenvoudig kan veranderen:
- Complexiteit van ICT
- Niveau van de huidige ICT
- Politieke kleur van raad en college
- Kennis van ICT bij de raad
- Krachten van buiten (markt en overheid)
- Technologische ontwikkelingen (markt, open source)
- Wetgeving (nationaal en provinciaal)
- Beschikbaarheid van mensen en middelen
- Interferentie met andere ICT
- Ontwikkelingen in andere organisaties
- ICT die samenwerkingspartners gebruiken
- Ambitie en mensen en middelen van partners
Controleerbare factoren
Factoren die een gemeente wel kan bepalen en beïnvloeden:
- Kosten
- Toegang tot kennis
- Dienstenniveau
- Risico’s
- Autonomie
- Ambitie en visie van de eigen organisatie
- Nieuwe ICT In de organisatie
- Leiderschap
- Positie van ICT in de organisatie
- Efficiency
- Optimalisatie van mensen en middelen
- Grootte samenwerkingspartners
Niet-controleerbare factoren kan een gemeente zelf niet of nauwelijks beïnvloeden. Dit betreft zaken zoals de ontwikkeling van de ICT-techniek (bijvoorbeeld de opkomst van de cloud), landelijke wetgeving of keuzes van samenwerkingspartners. Ook worden steeds meer taken vanuit de landelijke overheid bij gemeenten neergelegd, waarbij invoeringsmomenten in de tijd verschuiven en de effecten voor gemeenten lang onbekend blijven. Bij factoren die een gemeente wel kan beïnvloeden, is de factor ‘ambitie’ heel belangrijk, net als bijvoorbeeld het gewenste kostenniveau.
Een gemeente moet goed rekening houden met de niet-beïnvloedbare factoren en een ambitie bepalen voor de beïnvloedbare factoren. Vooral de ontwikkeling van niet-beïnvloedbare factoren is niet geheel voorspelbaar. Hoe ga je daar als gemeente mee om? Zo kwamen wij op het belang van een vrij opkomende strategie.
Meebewegen met omstandigheden
Een ICT-strategie kun je heel precies invullen, een zogeheten deliberate ICT-strategie. Dit heeft als nadeel dat wanneer oncontroleerbare factoren waar de ICT-strategie op is gebaseerd wijzigen, de ICT-strategie deels niet meer goed past of relevant is. Daarom werken veel middelgrote gemeenten met een emergente ICT-strategie, wat inhoudt dat de strategie meer vrij opkomt en kan meebewegen met veranderende omstandigheden. De gemeente is zo meer agile en flexibel. De volgende tabel illustreert dit:
Bij een ICT-strategie worden voor oncontroleerbare factoren schattingen en aannames gebruikt, en worden voor controleerbare factoren voor de ICT strategie precieze keuzes gemaakt. Bij een emergente ICT-strategie wordt rekening gehouden met oncontroleerbare factoren maar wordt ook geaccepteerd dat daar onzekerheid in zit. Controleerbare factoren worden niet precies vastgesteld maar initieel juist richtinggevend ingevuld en adaptief vormgegeven. Dit betekent dat een emergente ICT-strategie beter aan te passen is aan veranderende omstandigheden. Door de onzekerheid van oncontroleerbare factoren te accepteren en te sturen op controleerbare aspecten, kan een gemeente haar ICT-strategie beter realiseren.
Bastijn Boele voerde dit onderzoek uit bij Berenschot in het kader van zijn masteropleiding Engineering and Policy Analysis van de TU Delft.
[1]Chiesa, V. (2001). R&D Strategy and Organisation. Imperial College Press.