De afgelopen vijf jaar hebben zorgorganisaties massaal ingezet op het vergroten van de eigen regie en verantwoordelijkheid van zorgmedewerkers. Met als doel meer persoonsgerichte zorg, meer werkplezier, een hogere productiviteit, minder overhead en meer nieuwe oplossingen.
De trend om teams meer zelfsturend, zelfstandig of zelfverantwoordelijk te maken, was breed zichtbaar. Teams kregen meer (vooral niet-primaire) taken en zeggenschap om de zorg met elkaar te organiseren. Veelal taken die daarvoor bij leidinggevenden of centrale ondersteuning waren belegd.
Vaak horen wij van zorgorganisaties dat de beoogde effecten van deze werkwijze niet gerealiseerd zijn. Sterker nog, regelmatig is er zelfs sprake van een averechts effect. Zorgprofessionals ervaren duidelijk een stijgende werkdruk, onder invloed van krapte op de arbeidsmarkt, het beleggen van ondersteunende taken in de lijn en uiteraard de covid-19-pandemie. Het verzuim, verloop en openstaande vacatures zijn nog nooit zo hoog geweest. Verder kennen organisaties tegenvallende financiële resultaten, mede door de hogere inhuur van zorgpersoneel om het verzuim vanwege de toenemende ervaren werkdruk op te vangen.
Herijk takenpakket van zorgprofessionals
Het lijkt goed dat zorgprofessionals de vrijheid krijgen hun professie uit te voeren en verantwoordelijkheden op zich te nemen. In de huidige tijden van personeelsschaarste is het echter extra belangrijk kritisch te kijken of iedereen doet waar hij/zij voor is opgeleid en energie uit haalt. De luxe ontbreekt om zorgprofessionals taken op het gebied van HR, financiën en facilitair te laten uitvoeren. Elke zorgprofessional is hard nodig om de bezetting op de groep op orde te krijgen en/of te houden, om goede kwaliteit van zorg te bieden en cliënten de aandacht te geven die zij nodig hebben.
De vraag is vooral: wat hebben zorgprofessionals nodig hebben om de cliënt zo goed mogelijk te ondersteunen en hun werk met plezier te kunnen doen? Dit vergt herijking van hun takenpakket en het organiseren van passende ondersteuning.
Aandacht dichtbij
Aansturing en passende ondersteuning voor de teams kunnen goed samengaan met het streven naar meer regie en autonomie voor zorgprofessionals. Vraag de teams naar hun wensen, maak hierover concrete afspraken en evalueer periodiek. Dus geen one size fits all, maar maatwerkondersteuning voor maximale toegevoegde waarde en zo veel mogelijk regie, eigenaarschap en tijd voor de cliënt bij de teams. En zorg voor goede stuurinformatie op basis van de ervaring van teams om waar nodig bij te sturen.
De span of attention van de zorgmanager is veelal te groot geworden om alle medewerkers echte aandacht te geven. Het organiseren van aandacht dichtbij vraagt daarmee nieuwe organisatievormen. Zo herintroduceren veel zorgorganisaties (weer) de teamleidersrol: een ervaren zorgprofessional als eerste aanspreek- en coördinatiepunt voor het dagelijkse reilen en zeilen op de afdeling. Iemand die verantwoordelijk is voor de optimale afstemming tussen cliënt en medewerker, die professionals stimuleert om te denken in mogelijkheden en voortdurend verbetert, ontwikkelt, implementeert en borgt binnen de koers en kaders van de organisatie.
Daarnaast is verdere ondersteuning mogelijk door bijvoorbeeld een kwaliteitsverpleegkundige of zorgregisseur. Zij ondersteunen de teams op het gebied van persoonsgerichte zorg, kwaliteit- en veiligheidsvraagstukken en passende ondersteuningsplannen voor cliënten.
Ondersteuning met toegevoegde waarde
Tot slot speelt ook de centrale ondersteuning een cruciale rol om ervoor te zorgen dat zorgprofessionals hun tijd primair aan cliënten kunnen besteden. Dit vraagt in eerste instantie een goede dialoog tussen centrale ondersteuning en zorgprofessionals over hoe zij de meeste toegevoegde waarde kunnen bieden. Immers, als middelen niet naar de cliënt gaan, is het zaak deze in te zetten voor efficiënte en effectieve ondersteuning van het primair proces voor diezelfde cliënt.
Wij zien een trend naar steeds meer maatwerk voor de teams, waarbij de ondersteuningsbehoefte afhankelijk van de teamvolwassenheid kan verschillen. Dit betekent passende, flexibele en tijdige informatievoorziening passend bij de vraag van de teams en medewerkers. Efficiënte, integrale processen en goed werkende applicaties, helder(e) aanspreekpunt(en) voor de afhandeling van hun vragen en proactieve advisering hierin.
Ondersteuning met toegevoegde waarde klinkt eenvoudig, maar blijkt in de praktijk een grote uitdaging. Het vraagt een meer klantgerichte, procesmatige en integrale werkwijze, waar de huidige ondersteuning nu vaak nog te veel vanuit de eigen individuele expertise werkt. Die kennis en ervaring zijn uiteraard van belang, maar krijgen pas echt de gewenste invulling in samenspraak met het primair proces en andere ondersteunende afdelingen: doen we de juiste dingen en doen we de juiste dingen ook goed en efficiënt en op het juiste moment?
Meer tijd voor de cliënt en werkplezier
Meer regie, zeggenschap en verantwoordelijk bij medewerkers is nog altijd een goed uitgangspunt. Maar dan moeten zorgprofessionals zich wel kunnen richten op datgene waarvoor ze zijn opgeleid, waar ze goed in zijn en energie uit halen. Dit vraagt meer dan nu om passende aansturing en ondersteuning, dicht bij de teams, met oog voor effectieve taakdifferentiatie. Dit leidt initieel mogelijk tot hogere investeringen en overheadkosten. Maar als het op langere termijn ook resulteert in minder verzuim, minder vacatures, meer behoud van medewerkers, betere kwaliteit van zorg- en dienstverlening en een hogere tevredenheid van medewerkers en cliënten, betalen deze keuzes zich ook weer terug.