Complexe financiële informatie vertalen | Berenschot cases

Na een tip van een voormalig wethouder Financiën verdiepte Marc Kool, strategisch financieel adviseur bij de gemeente Dalfsen (30.250 inwoners), zich in Gemeentekas. “Het vertalen van complexe financiële materie naar heldere en toegankelijke stukken voor bestuur en raad kostte veel tijd”, zegt hij. “Daarom waren we op zoek naar een manier om dit proces te verbeteren en efficiënter te maken, en tegelijkertijd de kwaliteit en begrijpelijkheid van onze financiële informatie te vergroten.” Na een demo besloot de gemeente Dalfsen vanaf de septembercirculaire 2025 aan de slag te gaan met Gemeentekas.

Dat het efficiënter kon, was Kool al langer duidelijk. “Twee jaar geleden huurden we iemand in voor het vertalen van de circulaire. En hoewel we inmiddels weer op sterkte zijn qua bezetting, bleef vooral het op papier krijgen van de gevolgen van de circulaire altijd een uitdaging die zo twee dagen in beslag nam. De analyse van de berekeningen was echt handwerk: hoe zit het precies, waarom krijgen we hier als gemeente extra geld voor, dat moest je allemaal zelf op papier zetten. Natuurlijk moet je nu nog steeds in gesprek met de vakafdelingen, dat werk blijft. Maar nu hebben we met één druk op de knop de rapportage én de bestuurlijke toelichting.” 

Een andere reden om met Gemeentekas te gaan werken, was het gebruiksvriendelijke karakter van de applicatie. “Je hebt eigenlijk geen implementatie nodig. Als je morgen wilt starten, dan kan dat. Kwestie van inloggen op de Power BI-omgeving. Daarnaast zijn de dashboards heel overzichtelijk, gemakkelijk en toegankelijk”, schetst Kool. “Het kunnen inlezen van de eigen aantallen en maatstaven, deze eventueel weer exporteren, bewerken en opnieuw inlezen in Excel, daar word ik blij van. Ook kun je de mei- en septembercirculaire in grafiekvorm naast elkaar zetten en zo de verschillen in één oogopslag visualiseren.” 

Belangrijk pluspunt in de ogen van Kool is dat Gemeentekas het mogelijk maakt om scenario’s door te rekenen en de effecten van beleidskeuzes vooraf inzichtelijk te maken. “Het basisscenario van het ministerie van Binnenlandse Zaken zit erin. Daarnaast kun je je eigen scenario met de juiste aantallen en maatstaven erin zetten, bijvoorbeeld schattingen rond het aantal inwoners, de stijging van het aantal bijstandsuitkeringen en het aantal woningen. Dan rolt de informatie er meteen uit, echt top.” Hij illustreert dit met een voorbeeld. “Komende bestuursperiode wil onze gemeente 800 woningen realiseren. Met Gemeentekas laat je heel eenvoudig zien wat dat betekent voor de algemene uitkering.

Ook in het sociaal domein, de grootste kostenpost binnen de gemeente Dalfsen, biedt Gemeentekas verlichting. “Het dashboard maakt niet alleen inzichtelijk wat er verandert in het gemeentefonds, maar ook waarom en wat dat betekent voor je gemeente. Als je dat zelf moet achterhalen, is dat best een puzzel”, stelt Kool. “Door die stuurinformatie te combineren met de lasten uit je eigen financiële systeem, ontstaat er direct een goed totaalbeeld. Dat vergemakkelijkt het gesprek met vakafdelingen en wethouder(s) over bijvoorbeeld tekorten, keuzes en bijsturing. Je kunt je keuzes beter onderbouwen en daarnaast ook veel sneller anticiperen op ontwikkelingen.”

De optie om de eigen gemeente te kunnen benchmarken met andere gemeenten van vergelijkbare omvang of met dezelfde scores op sociaal-economische kenmerken, is voor Kool eveneens aantrekkelijk. “Ook dat inzicht – zij geven zoveel uit, wij zoveel, hoe kan dat – is input voor het goede gesprek. Daarnaast is het ook mogelijk om vergelijkingen te maken als het gaat om bijvoorbeeld belastingen of woonlasten ten opzichte van het landelijk gemiddelde of andere gemeenten in deze regio. Mooi dat we dit in één dashboard hebben.”

Inmiddels hebben Kool en zijn collega’s twee keer de circulaire parallel verwerkt in Gemeentekas en de bestaande berekeningstool. “De uitkomsten voor mei en september bleken hetzelfde. Met als belangrijk verschil: voorheen was de septembercirculaire een apart addendum bij de begroting, dat we twee weken later aanleverden. Sinds we met Gemeentekas werken, is de vertaling van de septembercirculaire integraal onderdeel van de begroting. Daarin hebben we een hele mooie stap gemaakt.” Binnenkort geeft Kool intern een presentatie over de opzet en mogelijkheden van Gemeentekas. Eind 2026 beslist de gemeente Dalfsen met welke tool zij verdergaat. 

Al met al is Kool goed te spreken over dit gezamenlijke product van Berenschot en Gemeentekas. “De lijntjes zijn heel kort. In het begin was het voor ons een beetje zoeken hoe het werkt en hoe je gegevens invoert. Dan was de helpdesk goed bereikbaar per mail en telefoon, en reageerden ze snel. Heel fijn, want vaak als je bezig bent, wil je door. En de rapportage die er uitrolt, is inhoudelijk goed voor elkaar.” De gebruiksvriendelijkheid heeft nog een ander voordeel. “Voorheen zaten we meteen met de handen in het haar als er een collega uitviel en moesten we een externe invliegen. Dankzij de gebruiksvriendelijkheid van Gemeentekas zijn we voor kennis en berekeningen minder afhankelijk van individuele medewerkers, en hebben we zelf meer tijd voor advisering.” 

Reden voor Kool om Gemeentekas als onderwerp voor te dragen voor de gemeentedag die één keer per jaar wordt georganiseerd door de provincie Overijssel. “Afgelopen keer zat ik in de voorbereidingscommissie en die suggestie werd overgenomen. Vervolgens heb ik samen met Lucas Harbers van Berenschot en Gert Jan Bosland van Gemeentekas een workshop verzorgd voor collega’s uit de regio. Die is goed ontvangen.