Ziekenhuizen, zorggroepen en laboratoria hebben op dit moment grote behoefte in een objectief zicht op de kosten en toegevoegde waarde van hun ondersteunende diensten.
Wij begrijpen deze urgentie: de druk op prijzen neemt toe, de krapte op de arbeidsmarkt wordt steeds nijpender en meedoen in het digitale tijdperk is nodig. Tot slot zijn ondersteunende diensten vaak de smeerolie tussen verschillende onderdelen van een organisatie. Om zowel de kosten als de toegevoegde waarde van de ondersteuning te objectiveren, doet Berenschot al jarenlang onderzoek hiernaar.
Bijna 18% van de totale kosten wordt besteed aan ondersteuning
Uit ons onderzoek blijkt dat bijna 18% van de totale kosten wordt besteed aan ondersteuning. Berenschot maakt onderscheid in de kern van de ondersteuning (zoals hrm, financiën, ict, kwaliteit en marketing) en ‘grijze’ ondersteuning. Met grijze ondersteuning bedoelen wij ondersteuning die vaak decentraal in het primair proces wordt geboden, zoals administratieve en secretariële taken op de poliklinieken, en inzet van polikliniekassistenten.
De kosten in de kern van de ondersteuning ligt tussen de 14% en 15% (afhankelijk van het type ziekenhuis) van de totale kosten. Het aandeel kosten van de secretariaten in het primair proces en de polikliniekassistenten ligt tussen de 3% en 4% van de totale kosten.
Elk ziekenhuis is uniek en daarmee ook de ondersteuning
Er zijn veel factoren die samenhangen met optimale ondersteuning. Denk hierbij aan het aantal locaties, de omvang, het aanbod van geleverde diensten, de inhuur of uitbesteding van diensten, het gedrag van de ondersteuning en hoe processen zijn georganiseerd tussen de ondersteuning en de zorgeenheden.
Ondanks de veelheid aan factoren geeft een objectivering hiervan een goed beeld van mogelijke blinde vlekken in uw ziekenhuis. Daarnaast biedt een objectieve blik een uitgelezen mogelijkheid om met een frisse blik naar uw ondersteuning te kijken. Het inzicht in vergelijkbare organisaties helpt ook om kritisch naar de eigen organisatie te kijken en de juiste doelstellingen te verbinden aan de ondersteuning. Wat kan nog slimmer wanneer we dromen over zoveel mogelijk waarde creëren tegen zo gering mogelijke kosten? Hoe kun je een hoger rendement behalen uit de ondersteuning? Wat is de beste manier om de bedrijfsvoering in de toekomst in te richten? Het stellen van de juiste vragen is noodzakelijk om de meest effectieve bedrijfsvoering voor uw organisatie te organiseren!
Zorg voor balans in kosten en toegevoegde waarde van de ondersteuning
Een juiste balans tussen kosten en toegevoegde waarde aan het primaire proces is waarop de ondersteuning zich moet richten. Hierin mag het duidelijk zijn dat er zonder ondersteuning geen ziekenhuisorganisatie mogelijk is. Juist het voeren van de discussie over zowel de kosten als datgene deze ondersteuning toevoegt aan het primaire proces, is wat wij willen stimuleren en motiveren. Het primaire proces en de ondersteuning zijn samen verantwoordelijk voor een effectieve en efficiënte organisatie; de een kan niet zonder de ander. Om dit te bewerkstelligen, is het van cruciaal belang om de dialoog te voeren over kosten én toegevoegde waarde op zo objectief mogelijke gronden.
Doel is potentie inzichtelijk maken zodat ruimte ontstaat voor innovatie en ambities
Wij willen resultaten niet verheffen tot een norm. Om eerdergenoemde redenen kan je hier immers goed onderbouwd vanaf wijken. Het stellen van een interne norm is echter wél belangrijk. Dat geeft namelijk duidelijkheid: hiermee moeten wij het doen. En het vormt een KPI waarop de organisatie kan sturen.
Voer vervolgens frequent het gesprek over de toegevoegde waarde om met elkaar waar nodig de norm aan te passen aan veranderende behoeften, en in- en externe ontwikkelingen. Dat is dé manier om voor de eigen organisatie de ondersteuning optimaal vorm te geven.
Wilt u uw bedrijfsvoering onderbouwd verbeteren? Schrijf dan nu in voor de Benchmark Ziekenhuizen. Voor vragen kunt u contact opnemen met Geertje Koppers (g.koppers@berenschot.nl) of Rika van Scherrenburg (r.vanscherrenburg@berenschot.nl).