De digitale transformatie bij hogescholen ontwikkelt zich rap en dat is ook zichtbaar in de IT-kosten.
Deze zijn over de hele linie opnieuw toegenomen en bedragen inmiddels 6,6% van de totale kosten, een kleine stijging ten opzichte van vorig jaar. In het bijzonder betreft dit de kosten van projecten, applicaties en telefonie. Dat is een van de belangrijkste uitkomsten van de IT Benchmark Hogescholen die Berenschot jaarlijks uitvoert naar de formatie en kosten van IT.
Groei van cloudservices
Hogescholen maken steeds meer gebruik van flexibele constructies. De traditionele Microsoft-infrastructuur wordt langzamerhand op meer en meer plekken vervangen door cloudoplossingen. Ook leveranciers van applicaties bieden steeds vaker hun software aan als een dienst (software as a service, SaaS). Die flexibele constructies bieden bovenal professionaliteit en wendbaarheid om op of af te schalen. Tegelijkertijd is actief licentiebeheer nodig in het kader van kostenbeheersing.
Nieuwe sturingsvarianten
Met de toename van cloudoplossingen verschuiven de klassieke IT-beheertaken naar de leveranciers. De rol van de eigen IT-organisatie bestaat dan meer uit het bieden van functionele support, regievoering en integratie van diensten die uit de cloud worden afgenomen. Dat vraagt andere kennis en kunde. Functies die aan belang winnen bij een regiemodel, zijn inkoop- en contractmanagement, leveranciersmanagement, informatiemanagement en licentiebeheer. Tegelijk vermindert het reguliere technisch beheer, maar ook voor clouddiensten moet actief beheer plaatsvinden, zoals koppeling met de eigen Active Directory en koppelingen vanuit applicaties in de cloud met andere applicaties, zowel on-premise als in de cloud.
Van Capex naar Opex
De opmars van flexibele constructies betekent dat hogescholen overstappen van een model dat is gebaseerd op zelf investeren met kapitaaluitgaven (capital expenses oftewel Capex) naar een model op basis van operationele kosten (operational expenses oftewel Opex). Dat is vanuit financieel oogpunt niets minder dan een revolutie, die de kostenbeheersing in beginsel ten goede komt. Ander voordeel is dat IT-projecten sneller kunnen starten of eindigen, omdat vooraf geen eigen investeringen meer nodig zijn.
Minder kostentransparantie
De toenemende vraag naar flexibele contractvormen brengt ook andere financieringsconstructies met zich mee, veelal gebaseerd op gebruik (pay as you go). Hoewel dat de kostenvoorspelbaarheid vergroot, is de kostenopbouw minder transparant. Zo zijn het beheer van werkplekken, de hosting van applicaties en bedrijfsdata vaak onderdeel van één overkoepelend contract. De prijs laat zich dan lastig vergelijken met een traditionele financieringsconstructie, die meer zicht biedt op de afzonderlijke kostencomponenten. Dat maakt het moeilijker om de marktconformiteit van de IT-kosten te beoordelen en om het bestedingsniveau te vergelijken met hogescholen die werken met een andere mix aan financieringsconstructies.
Kostenverschillen Microsoft
Alle hogescholen maken gebruik van Microsoft-pakketten (A3, A5). Die kosten zijn in de benchmark onderling vergeleken en blijken tussen hogescholen stevig uiteen te lopen. Verder komt uit de benchmark naar voren dat hogescholen gemiddeld slechts 58% van de onderdelen uit die pakketten daadwerkelijk gebruiken.
Vooruitblik
Hogescholen verwachten dat de IT-kosten komende jaren verder zullen stijgen. Allereerst vanwege de benodigde investeringen in informatieveiligheid en cybersecurity. Deze zaken staan prominent op de agenda. Verder zijn investeringen voorzien in het bieden van goede gebruikersondersteuning, zoals digi-coaches. Ook vraagt flexibilisering van het onderwijs en het optuigen van een hybride leeromgeving veel van de systemen. De benodigde IT-ondersteuning daarbij staat nog in de kinderschoenen en versnippering van het IT-landschap ligt op de loer.