De ernst en complexiteit van de problematiek van jongeren neemt toe. Dit ziet het Regionaal Bureau Leerlingzaken (RBL) terug in de toename van schoolverzuim en schooluitval, en merkt ook het RBL Midden-Gelre. De casuïstiek wordt ingewikkelder en het aantal meldingen neemt toe. Daar komt bij dat de samenwerking in het jeugd- en sociaal domein steeds complexer wordt en er nieuwe wetgeving op stapel staat. Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, wilde het RBL Midden-Gelre een nieuw en duurzaam organisatie-ontwerp hebben met als doel een wendbare organisatie te zijn in deze continu veranderende omgeving. Aan Berenschot de vraag hen te ondersteunen bij de ontwikkeling van dit nieuwe ontwerp.
Begrip van specifieke context
Inge Hoogland, manager RBL, noemt de ervaring uniek die Berenschot meebrengt op specifiek leerplicht en het doorstroompunt: ‘De inhoudelijke kennis over de werking van onze organisatie en onze context was écht een meerwaarde. Dat in combinatie met de expertise in organisatie-ontwerp en -inrichting én de ontwerpfilosofie maakte dat we kozen voor Berenschot. Voor ons was de participatieve aanpak, waarbij medewerkers betrokken werden in het ontwerpproces, essentieel. Het betrekken van medewerkers geeft immers vertrouwen in het proces en resultaat. Daarom wilden wij dat het ontwerpproces een gezamenlijk proces zou zijn, waarvan de uitkomst zo breed mogelijk wordt gedragen in de organisatie. Daarin zijn we met zijn allen uitstekend geslaagd.’
Het was een zorgvuldig proces dicht bij de dagelijkse praktijk met een goed inhoudelijk onderbouwd en gedragen resultaat.’
- Inge Hoogland, manager RBL
Ontwerpen samen met de organisatie
Het RBL benoemde van tevoren en in het ontwerpproces zelf ontwerpcriteria. Inge: ‘We wilden een wendbaar organisatiemodel hebben, zodat we met de huidige en toekomstige uitdagingen kunnen omgaan. Wat naast de deskundigheid en zorgvuldige aanpak van Berenschot aansprak, was het nuchtere en pragmatische van de consultants. Daardoor bleven we dicht bij de dagelijkse werkpraktijk van het RBL. Een voorbeeld daarvan is de praktijktoets. Met het team hebben we het conceptontwerp getoetst aan de hand van praktijkvoorbeelden. Werkt het? Is helder waar de verantwoordelijkheden en besluitvorming liggen? Waar ervaren we knelpunten? Op deze manier had iedereen gelegenheid input te geven. Het bleek vooral een bevestiging te zijn van het organisatie-ontwerp. Wel bleken er een aantal aandachtspunten te zijn waar we in de implementatieperiode extra naar moeten kijken.’
Van ontwerp naar implementatie
Inge vertelt dat het eindresultaat is wat het RBL voor ogen had dus het voldoet aan de verwachting. Er ligt een organisatiemodel dat aansluit en uitvoerbaar is: ‘Dan denk je van ‘Hadden we dat niet vooraf zelf kunnen bedenken?’. Maar het gaat met name om het proces ernaartoe. Hoe doe je dat nou? Hoe kom je samen met de medewerkers tot een ontwerp dat nu en straks ook nog werkt? Daarbij kon Berenschot als externe partij voor ons onderbouwen waarom bepaalde stappen goed zijn om te zetten. Heel fijn. Door de korte lijnen en de informele aanpak stonden we bovendien dicht bij elkaar en deden we het proces samen. We deelden de successen maar ook de kwetsbaarheden.’
Het spannende stuk komt bij de implementatie. Inge: ‘We zijn momenteel volop bezig. Het vraagt veel van onszelf, anders dan in het ontwerpproces. Dit is het daadwerkelijk doen, meer in detail, dus groots. Dat is de reden dat we dit stuk doen met ondersteuning van Berenschot. Voor de zomervakantie willen we het implementatieproces afronden. Daarna kunnen we het zelf doorontwikkelen. Daar hebben we alle vertrouwen in.’
Het RBL (Regionaal Bureau Leerlingzaken) Midden-Gelre ondersteunt in de gemeenten Arnhem, Duiven, Lingewaard, Overbetuwe, Renkum, Rheden, Rozendaal, Westervoort en Zevenaar jeugdigen van 5 tot 23 jaar die verzuimen of (dreigen) voortijdig school te verlaten. Voor jeugdigen van 5 tot 16 jaar zien wij toe op de naleving van de Leerplichtwet. Hetzelfde geldt voor jeugdigen tot 18 jaar als zij nog geen startkwalificatie hebben behaald. Voor jongeren van 18 tot 23 jaar zonder startkwalificatie voeren wij de Doorstroompunt-functie uit.