Hoe bereid je je crisisbeheersingsorganisatie (CBO) voor op een crisis in 2022? Het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier (HHNK) stelde zich deze vraag om goed voorbereid te zijn op de toekomst. Berenschot bracht samen met HHNK in kaart welke stappen hiervoor nodig zijn. In onze aanpak hebben we onze kennis en ervaring op het gebied van crisismanagement en strategische personeelsplanning gebundeld en samen met de klant toegepast. Hier presenteren we onze inzichten.
De omgeving in beeld
Covey zei het al: ‘Seek first to understand, then to be understood’. Om als HHNK te weten wat de crisisbeheersingsorganisatie in 2022 te wachten staat, moet je eerst een algemene indruk hebben van hetgeen er op je afkomt, zoals ontwikkelingen op het gebied van klimaat, terrorisme en demografie. Zo heeft een stijgende zeespiegel grote impact op de omvang van een overstroming in het beheergebied van HHNK en zal extreme neerslag vaker wateroverlast veroorzaken. (Cyber)terrorisme betekent een risico voor de informatie- en telecommunicatiesystemen van HHNK. Tot slot hebben ook de inwoneraantallen in het beheergebied van HHNK gevolgen voor de inrichting van de crisisbeheersingsorganisatie.
Stip op de horizon
Na het in kaart brengen van de externe en interne ontwikkelingen hebben we samen de stip op de horizon bepaald. Op welke crises wil HHNK – gegeven de ontwikkelingen – in 2022 voorbereid zijn en hoe wil HHNK dan optreden? HHNK formuleerde de ambitie als volgt: De crisisbeheersingsorganisatie is deskundig, snel en zichtbaar, herkend en gewaardeerd door onze omgeving en partners. Hiervoor wil HHNK zich doorontwikkelen naar een proactieve crisisbeheersingsorganisatie, die adviezen en acties baseert op vooruitdenken vanuit een optimale informatiepositie. Van wat er nu gebeurt naar wat er gaat gebeuren.
Impact op de organisatie
Vervolgens hebben we gekeken welke impact de verder geoperationaliseerde visie heeft op de organisatie. Wat betekent het als HHNK de stap wil zetten naar ‘de 112 van het water’? In dat kader hebben we samen met HHNK bepaald hoe de crisisbeheersingsorganisatie eruit moet zien, welke kennis en kunde er aanwezig moet zijn om te voldoen aan de gestelde ambitie en hoeveel mensen beschikbaar moeten zijn.
Mind the GAP!
Toen duidelijk was wat er in 2022 van HHNK gevraagd wordt, was het zaak inzichtelijk te krijgen in hoeverre de organisatie reeds de kennis en kunde in huis heeft om hieraan te voldoen. Naast kennis en kunde hebben we hierbij ook gekeken naar de (toekomstige) beschikbaarheid van personeel. Dit hebben we in beeld gebracht met behulp van een GAP- en een SWOT-analyse.
Routekaart naar de stip op de horizon
Tot slot hebben we een route uitgestippeld om van de huidige situatie te komen tot de gewenste situatie in 2022. De sleutelwoorden hierbij zijn 'focus' en 'kleine stappen'. De op A0-formaat geprinte routekaart gebruikt HHNK om de voortgang te monitoren. Zo volgt HHNK de uitgestippelde weg ook daadwerkelijk in praktijk!
Crisisbeheersingsorganisatie is maatwerk
Een toekomstbestendige crisisbeheersingsorganisatie ziet er voor iedere organisatie anders uit. We kunnen uit ervaring vertellen dat het voorbereiden op een crisis in 2022 een interessante en inspirerende zoektocht is. Wilt u met uw crisisbeheersingsorganisatie ook vooruitkijken en deze toekomstbestendig maken? En zoekt u ondersteuning in dit proces? Neem gerust contact op, we denken graag met u mee!