Administratieve belasting van zorgprofessionals blijft een aandachtspunt. Uit onderzoek van Berenschot blijkt dat 82% van de zorgprofessionals administratieve taken als belastend ervaart, zij hieraan gemiddeld 35% van de werkbare tijd besteden en dat administratieve belasting effect heeft op verloopintentie en werkplezier.
Reductie van administratieve belasting kan er dus aan bijdragen dat we met het huidige personeelsbestand en meer werkplezier significant meer tijd vrijmaken voor directe zorg. Ondanks alle inspanningen die de afgelopen jaren op alle niveaus gedaan zijn om het tij te keren, is de administratieve belasting gemiddeld genomen echter juist toegenomen.
Impact coronacrisis
En toen brak in 2020 het coronavirus uit. Zeker in de beginmaanden van de eerste lockdown was er sprake van ongekende eensgezindheid; de continuïteit van zorg stond voorop. Tal van regels werden direct versoepeld en geld speelde heel even een ondergeschikte rol. Denk aan de versnelde goedkeuring van vaccins, minder strenge regels rond zorginkoop en -verantwoording, digitale behandeling voor bijvoorbeeld EMDR zonder fysieke intake en het verminderen van notulen en verslagen (zonder dat daarmee de kwaliteit van zorg achteruitging!).
Tegelijkertijd was op andere vlakken juist sprake van aanscherpingen en extra registratie. Bijvoorbeeld de wekelijkse uitvraag naar de bezetting van COVID-bedden zowel binnen als buiten het ziekenhuis. En de registraties bij het betreden van de organisatie, extra controlevragen voor medisch-specialistische zorg en het proactief bijhouden van productie en kosten, zonder dat duidelijk was of en zo ja hoe dit verantwoord moest worden.
Op dit moment onderzoek wij in onze jaarlijkse enquête de effecten van deze ontwikkelingen op de administratieve belasting van zorgprofessionals. De grote vraag is nu vooral welke lessen we hieruit kunnen trekken. Wij pretenderen niet het ultieme antwoord op die vraag te hebben. En al helemaal niet dat we een panklare oplossing hebben om de administratieve belasting te beperken. Wel krijgen we na jaren van onderzoek een steeds beter idee van waar we het moeten zoeken!
Onderliggende mechanismen
In algemene zin kun je een probleem pas echt oplossen als je de oorzaken kent. Dat geldt ook voor administratieve belasting. Het vraagt om kennis van de onderliggende mechanismen die leiden tot regeldruk. Natuurlijk is de feitelijke administratieve tijdsbesteding simpelweg de resultante van het aantal registratieve handelingen en de tijd die dit per keer kost. Voor de hand liggende oplossingen zijn dan snappen en schrappen van onnodige registratieve handelingen, het daarna verminderen van de registratiefrequentie (denk aan het afschaffen van de 5-minutenregistratie) en tot slot het vergemakkelijken van resterende registraties.
Het is echter onze overtuiging dat het reduceren van administratieve belasting veel verder gaat dan het snappen en schrappen van regels, en het vervolgens uitvoeren van zogenoemde merkbaarheidsscans om het effect te onderzoeken. Dat suggereert een maakbaarheid, die onvoldoende rekening houdt met de complexe, met elkaar verweven oorzaken. Het is in onze optiek dan ook niet mogelijk om meer of minder regeldruk nauwkeurig toe te schrijven aan één specifieke maatregel.
Vorig jaar hebben we samen met het Ministerie van VWS een traject doorlopen, dat enkele waardevolle inzichten heeft verschaft in die onderliggende mechanismen. In het huidige stelsel zijn namelijk wel degelijk voorbeelden te vinden van organisaties die administratieve belasting effectief hebben teruggedrongen. Zij hebben de onderliggende mechanismen dus weten te doorbreken. Omdat wij wilden weten hoe, hebben we met een grote groep vooruitstrevende denkers in de zorg (waaronder zorgaanbieders, verzekeraars, cliëntenorganisaties en experts) enkele bijeenkomsten gehouden. We noemden dit ‘Green Tape Sessies’, als tegenhanger van ‘Red Tape’ (de Engelse uitdrukking voor `bureaucratie’), omdat we niet zozeer op zoek wilden naar ‘wat niet’ maar veel meer naar ‘wat juist wel’. Vanuit deze omgekeerde insteek kwamen we met elkaar tot de volgende punten die regeldruk kunnen verlichten:
- Integraliteit. Stel de behoeften van de cliënt, diens kwaliteit van leven en de zorgprofessional centraal, niet het systeem en de regels. Zorg vanuit een integrale vraag voor integrale hulp, integrale financiering en integrale regels en registraties. Breng daarbij systeempartners en uitvoering dichter bij elkaar.
- Heldere, gedragen en consistente visie, die aansluit bij de bedoeling. Benadruk de gezamenlijkheid van systeempartners in belangen, doelstellingen en verantwoordelijkheden. Goede en betaalbare zorg en prettig werk is zo’n gezamenlijke doelstelling. Overbrug verschillen en bespreek dilemma’s en tegenstellingen.
- Communicatie. Communiceer via uiteenlopende kanalen, consequent en veelvuldig over die gedeelde visie en bereikte successen. Kies voor de positieve insteek; focus niet op wat misgaat, maar op wat beter kan. Dit draagt bij aan een andere perceptie van administratieve belasting.
- Vertrouwen en regelruimte. Vanuit gedeelde waarden maak je makkelijker impliciet de goede keuzes en heb je minder regels nodig. Waarden en principes gaan dus boven regels. Dit kan gepaard gaan met een andere manier van verantwoorden, waarbij interne besturing veel meer in lijn is met externe verantwoording.
- Verdraagzaamheid en acceptatie boven regels. Verdraag en accepteer traagheid (het is morgen een beetje beter, maar nog niet opgelost), fouten, risico’s, verschillen, uitzonderingen en tegenstellingen. Het hoeft niet ineens perfect, als de gezamenlijke intentie maar goed is.
- Leiderschap op alle niveaus. Dit vraagt visie en consistentie. Maar ook om vertrouwen en steun geven. Fouten maken hoort erbij, incidenten komen voor. Laat je niet leiden door emotie en populisme en schiet niet in de regelreflex. Heb het lef om met de bedoeling voor ogen van regels af te wijken of juist koers te houden.
- Blijf kritisch, stel vragen. Waarom? Inderdaad! Stel nieuwe en bestaande regels ter discussie. Want als je doet wat je altijd al deed.
- Regelarm by design. Zorg dat regels opgesteld én getoetst zijn met de zorg zelf, bijdragen aan de bedoeling, makkelijk uitvoerbaar, uitlegbaar en logisch zijn. Doordenk ze in de praktijk, alvorens ze te implementeren.
- Eenvoud, eenvoud, eenvoud. Zowel in financiering, verantwoordingseisen en verantwoordingswijzen. Nu schieten we de bedoeling vaak ver voorbij.
- Eenmalige registratie. Eenmalige registratie aan de bron en meervoudig gebruik (dus ook een eenmalige uitvraag).
- Gekoppelde en gebruiksvriendelijke systemen. Zorg dat systemen en applicaties waarmee zorgprofessionals werken, gestandaardiseerd, snel en gebruiksvriendelijk zijn en aan elkaar gekoppeld zijn. En train zorgprofessionals om er goed mee te kunnen werken.
- Identificeer en beloon best practices. Maak best practices (in pilots) breder toepasbaar en schaal ze op. Begin (mag ook klein!), experimenteer, leer en implementeer. Deel successen en help elkaar.
Lessen trekken
Onze overtuiging is dat veel van deze punten ook tijdens de coronacrisis de basis waren voor succesvolle interventies ten aanzien van administratieve belasting. En nogmaals, echt niet alles ging goed. De uitdaging is om ook daar lessen uit te trekken. Daar helpen we u uiteraard graag bij!