De norm voor overhead? Die bepalen zorgaanbieders zelf. Zij zijn immers zelf verantwoordelijk voor goede en betaalbare zorg. En dat kan alleen als zij hun overhead slim inrichten. In dit artikel plaatsen we recente benchmarkcijfers binnen de ouderenzorg en thuiszorg (VVT), gehandicaptenzorg (GHZ) en geestelijke gezondheidzorg (GGZ) in perspectief. Op basis van de feiten, verkregen uit de Benchmark Care van Berenschot.
Overheadformatie daalt… maar niet overal
Sinds 2011 daalt het aandeel overheadformatie in alle deelsectoren, het sterkst in GHZ (van 15,1% naar 12,4%) en de GGZ (van 22,3% naar 19,8%). Binnen de VVT is de afname echter beperkt: van 13,9% naar 13,5%. En in de periode 2016-2017 stijgt het aandeel overheadformatie zelfs licht (zie figuur).
Uit de achterliggende cijfers blijkt dat de daling van de overheadformatie vooral veroorzaakt wordt door minder P&O, minder secretariaten en minder management en staf in de zorg (voornamelijk teamleiders). De ICT-capaciteit stijgt daarentegen sterk.
Ook de overheadkosten zijn sinds 2011 gedaald binnen zowel de GHZ (van 17,3% naar 16,2%) als de GGZ (van 23,6% naar 22,0%). Binnen de VVT steeg het aandeel overheadkosten juist, van 16,3% naar 17,1%. Opvallend is dat deze stijging zich vooral in 2016 heeft voltrokken, vooral als gevolg van de toegenomen kosten voor hard- en software. Opmerkelijk is verder dat binnen de GGZ in 2016 het aandeel overheadformatie daalde, terwijl het aandeel overheadkosten steeg. Ook dit is te verklaren door stijgende kosten voor hard- en software, en tevens door inhuurkosten binnen de overhead.
Meer automatisering, meer verschuiving van taken
De geschetste ontwikkelingen in overheadformatie en ‑kosten hangen onder meer samen met toenemende automatisering en met het feit dat steeds meer organisaties werken met zelfverantwoordelijke teams. Daarmee verschuift het zwaartepunt van overheadprocessen steeds vaker naar de zorg, waar deze voorheen vooral binnen de centrale overhead werden uitgevoerd. Denk aan personeelsadministratie, cliëntadministratie, productieregistratie en plannen en roosteren.
Vaak wordt gezegd dat verschuiving van deze taken leidt tot meer ‘verborgen’ overhead in het primaire proces: een grotere administratieve belasting van medewerkers, wat ten koste gaat van hun productiviteit en dus onder de streep niets oplevert. Zorgorganisaties hebben doorgaans alleen niet goed in beeld in hoeverre dit daadwerkelijk het geval is. Vaak gaat het niet eens zozeer om een verschuiving van taken, maar meer om een andere wijze van taakuitvoering. Aanwezigheid van cliënten wordt bijvoorbeeld niet meer op papier bijgehouden, maar direct digitaal geregistreerd in het juiste doelsysteem. Dit geeft wel aan hoe belangrijk het is om overhead en productiviteit in samenhang te beschouwen en te relateren aan de kostprijs en kwaliteit van zorg. Alleen dan kunnen zorgorganisaties hun bedrijfsvoering integraal verbeteren.
Effect decentralisaties
Tijdens de Benchmark Care 2016 (cijfers over 2015) hadden we verwacht dat de overhead zou gaan stijgen als gevolg van de decentralisaties. Dit gebeurde echter niet. Veel organisaties gaven destijds aan dat zij sinds 2015 wel degelijk een toename in administratieve last hebben ervaren, maar dit hebben proberen op te vangen binnen de bestaande formatie. Dit leidde bij veel organisaties tot hogere werkdruk, meer overwerk en inhuur op met name de administratieve en financiële functies. Velen gaven in 2016 dan ook aan de formatie alsnog te zullen uitbreiden. De lichte stijging van de administratieve en financiële kosten met name binnen de VVT en de GGZ, zoals blijkt uit de Benchmark Care 2017, wijst op een uitgesteld decentralisatie-effect. Opvallend is echter dat het aandeel overhead binnen de GHZ blijft dalen. Veel GHZ-organisaties hebben de ambitie én de financiële ruimte om te investeren in verbetering van de bedrijfsvoering, met lagere overhead als gevolg.
Brede blik
Overhead ligt nog steeds onder een vergrootglas. Terecht, want het vormt een belangrijk deel van de kosten en is van grote invloed op de mate waarin zorgorganisaties goede en betaalbare zorg kunnen bieden. De aard, omvang en complexiteit van de overhead verandert echter, waarbij overhead en primair proces steeds meer in elkaar overlopen. Dat vergt veel meer aandacht voor de relatie tussen overhead en productiviteit in het primaire proces én het sturen op de integrale kostprijs en kwaliteit van zorg. Hiervoor bestaat geen blauwdruk, extern normeren van overhead is daarmee te simplistisch en zinloos. Organisaties zijn meer gebaat bij richtlijnen en best practices die hen in staat stellen om continu te verbeteren en hun bedrijfsvoering integraal te optimaliseren. Benchmarking is daar een uitstekend hulpmiddel voor.