Herinrichting van een vrijwilligersorganisatie | Berenschot

Herinrichting van een vrijwilligersorganisatie

Case
Herinrichting van een vrijwilligersorganisatie

Deel deze case

Datum

06 mei 2021

Opdrachtgever

Nationale vereniging de Zonnebloem

Bij de Zonnebloem zijn vrijwilligers onmisbaar. Zij helpen om de missie van deze vereniging te realiseren. Nog belangrijker is dat zij als leden bepalen wat het nationaal bureau doet. Deze beroepsorganisatie ondersteunt de vrijwilligers, zodat zij mensen met een handicap of ziekte kunnen helpen. In 2017 liep dit mis. Ineens was het geld op en moest er gedwongen bezuinigd worden. Dat raakte aan het vertrouwen van de leden in het nationaal bureau, in de organisatie. Hoe had dit kunnen gebeuren?

Uit onderzoek door een externe partij bleek dat er een en ander fout zat in de communicatie, organisatie en structuur van de vereniging. Tijd voor een evaluatie. Berenschot werd gevraagd de structuur te onderzoeken en de nieuwe organisatie te helpen tekenen. En daarna om te ondersteunen bij het realiseren en implementeren van de nieuwe organisatiestructuur.

Organisatiestructuur tegen het licht

Marc Damen bestuurt sinds 2017 als directeur het nationaal bureau: “Het apparaat had voor mijn tijd structureel te veel geld uitgegeven. En als leden van de vereniging werden de vrijwilligers voor dit voldongen feit gesteld. Dat is niet hoe het moet gaan. De vraag vanuit de vrijwilligers was dan ook hoe dat kon gebeuren en hoe we dat in de toekomst konden voorkomen. Uit extern onderzoek bleek onder andere dat de beroepsorganisatie als ondersteuner te veel een eigen koers aan het varen was. Bovendien moesten we door de financiële problemen bepaalde activiteiten stoppen, die we als nationaal bureau voor de doelgroep en de vrijwilligers organiseerden. Hierdoor viel er een afdeling weg. Daarnaast bleek uit de door Berenschot uitgevoerde evaluatie dat ook de schotten tussen de afdelingen de samenwerking en integraliteit bemoeilijkte. Allemaal aanleidingen om de organisatiestructuur zorgvuldig te bekijken. Het is sowieso een aanrader dat iedere zoveel jaar te doen. De wereld om je heen en je markt veranderen continu.”

Op weg naar een betere organisatie

Begin 2019 formuleerde het mt de onderzoeksopdracht. Marc: “We wilden een nieuwe organisatiestructuur en wisten al dat we dit niet zelf gingen doen. We hadden een specialist in herinrichtingsvraagstukken nodig. Het liefst een wat grotere partij, die veel in huis heeft en kan aansluiten bij alles wat er naar voren kan komen in zo’n traject. Met vaste gezichten, wat helpt voor het vertrouwen. We wilden samenwerken met gelijkgezinden, die flexibel zijn. Geen eenrichtingsverkeer, maar het gevoel dat we een team zijn. Dat is precies de Berenschot die we gezien, gesproken en mee gewerkt hebben. Een club met kennis en expertise met wie het prettig sparren is, consultants die tegengas durven te geven, aan wie ik tegengas kon geven en die daar naar luisterden. Het was een unanieme keuze.”

Afbeelding - Bron fotomateriaal: Nationale Vereniging de Zonnebloem

Ontwerp nieuwe organisatie

Berenschot begeleidde de Zonnebloem bij het tekenen van de nieuwe structuur en daarna met de adviesaanvraag voor de or. Marc omschrijft de aanpak als maatwerk: “We hebben het echt samen en in stappen gedaan. Ons doel was de organisatie efficiënter te maken, klantgerichter. Daarbij heb ik een brug moeten slaan naar de collega’s, de or. We hebben een werkgroep ingericht en een enquête gehouden onder onze medewerkers, vanuit onze vrijwilligers. Communicatie was hierbij essentieel. Iedere maand was er een personeelsbijeenkomst, tussendoor nieuwsbrieven via ons intranet. Ik praatte de or bij en samen praatten we de collega’s bij. Op die manier zijn de mensen bijna wekelijks geïnformeerd gehouden. Zij voelen zich tot in de tenen gezien, serieus genomen en uitstekend meegenomen. Uiteindelijk hebben we in een gezamenlijke sessie gekozen voor het nieuwe organisatiemodel. We wisten een half jaar daarvoor nog niet dat we dit zo zouden doen. Het resultaat past een-op-een op de Zonnebloem en nergens anders. Het traject heeft ons twintig maanden gekost. Dat is best lang maar verklaarbaar. Er was geen druk, we hebben het zorgvuldig gedaan en corona hielp ook niet.”

Een herinrichting kan grote impact hebben op mensen, vooral als het negatieve gevolgen voor de collega’s heeft: “Dat was juist waarom wij voor een organisatie als Berenschot kozen. Zij hebben daar professionals voor in dienst. Zeker toen de herinrichting een gezicht begon te krijgen en collega’s begonnen in te zien wat dat voor hen betekende. Daar waar wij onvoldoende kennis van zaken hadden of onvoldoende kracht voor hadden, pakten de zeer betrokken adviseurs het deskundig op. Kon iedereen mee in het nieuwe model en hoe dan? Die begeleiding in de selectie, in het plaatsings- en sollicitatieproces, bij een nieuw functiehuis. Ook daarin hielp Berenschot ons enorm. Wij maakten wel zelf de keuzes. Ik ben altijd eindverantwoordelijk geweest en dat heeft iedereen ook zo kunnen zien.”

Een blijvende verandering

Er zijn nu kleinere teams bij de Zonnebloem en er is een hiërarchische laag uitgegaan. Hierdoor ligt er meer verantwoordelijkheid bij de teams om zelf dingen op te pakken. Tegelijkertijd moeten ze vaker schakelen met elkaar. Er is daarom nu nog een leiderschapstraject gaande: ”Onze grote uitdaging is dat wij niet de verandering kunnen bewerkstelligen die wij voor ogen hadden. We hebben nu weliswaar dat ‘nieuwe harkje’, per 1 februari 2021 is de nieuwe organisatiestructuur er. Samen hebben we nieuwe afspraken gemaakt en ik merk dat collega’s elkaar daarop aanspreken. Het traject is echter nog niet afgelopen. Als we het hierbij laten, bestaat het gevaar dat mensen hetzelfde blijven doen als wat ze deden, alleen op een andere bureaustoel. Een van de aandachtspunten hierbij is het spanningsveld tussen beroepskrachten en vrijwilligers. De professionals moeten de vrijwilligers ondersteunen, zodat zij de doelgroep kunnen helpen. Dichter bij de vrijwilliger staan. Dat blijft een uitdaging. Hoe krijg ik de beroepskrachten zo ver dat zij hun rol in de nieuwe organisatie passend invullen? Mede daarom hebben we Berenschot nu ingezet voor een cultuurveranderingsprogramma. De samenwerking is zo naar tevredenheid verlopen, dat we graag samen doorgaan in deze volgende fase. We hebben er het volste vertrouwen in dat het goed gaat komen.”

Een ontwerp ontstaat niet vanachter een tekentafel, maar door samen met betrokkenen tot het best passende ontwerp te komen. – Taeco Tol, consultant Berenschot

Logo De Zonnebloem

Nationale Vereniging de Zonnebloem zet zich in voor alle mensen die door hun lichamelijke beperking in een sociaal isolement dreigen te komen. Namens de Zonnebloem zijn ruim 33.000 vrijwilligers iedere dag actief om sociale en recreatieve activiteiten te organiseren en begeleiden.

Blijf op de hoogte van onze laatste klantcases

Meld u aan voor onze nieuwsbrief

Meer weten?