Gemeente Waddinxveen wilde als organisatie meegroeien met een snelgroeiende bevolking. Een benchmarkonderzoek bracht de knelpunten en mogelijke oplossingen in beeld.
Twee jaar geleden besloot de gemeente Waddinxveen het organisatiemodel en de formatie onder de loep te nemen om te kijken of die nog pasten bij de huidige situatie. In twaalf jaar tijd was de gemeente namelijk gegroeid van 25.000 naar 35.000 inwoners. Oftewel bijna 1.000 inwoners per jaar erbij, terwijl de organisatie niet veranderd was. “Medewerkers klaagden over werkdruk en over aan gebrek aan persoonlijke aandacht. Geen wonder, want onze managers hadden elk zo’n tachtig medewerkers onder hun hoede”, zegt Rike van Oosterhoudt, strategisch adviseur bij de gemeente Waddinxveen. “Door alle drukte liep ook het voorzieningenniveau in de gemeente achter bij de groei. Het was duidelijk dat er iets moest gebeuren.”
Om ons verhaal te objectiveren moesten we met meer komen dan ‘we hebben het druk’.
- Rike van Oosterhoudt, strategisch adviseur bij de gemeente Waddinxveen
Onderbuikgevoel objectiveren
De gemeenteraad gaf aan te willen investeren in de ambtelijke organisatie maar ook dat niet alles kon. “Dus moesten we ons verhaal objectiveren en met meer komen dan ‘we hebben het druk’. Daarnaast waren we nieuwsgierig hoe andere gemeenten hiermee omgingen”, vertelt Van Oosterhoudt. “Daarom hebben we gekozen voor extern onderzoek door een onafhankelijke partij. Berenschot heeft de naam als het gaat om benchmarks bij gemeenten en kon ons ook ondersteunen bij het organisatiemodel. Dan hoefden we als gemeente niet tussen twee partijen te pendelen.”
Plaatje compleet
Gaandeweg ontdekte Van Oosterhoudt nog een bijkomend voordeel van de samenwerking met Berenschot. “Voor de benchmark moesten we allerlei gegevens opleveren, maar sommige standaarddata – hoeveel medewerkers op welke taak, aantal aanvragen, aantal meldingen – hadden we niet zomaar paraat. We waren zo gericht op buiten, op bouwen en produceren, dat de interne bedrijfsgegevens achterbleven. De benchmark dwong ons ook dat op orde te brengen.” De adviseurs van Berenschot, voor wie de benchmark een standaardproces is, boden de helpende hand. “Ze dachten heel actief mee hoe we de informatie alsnog boven tafel konden krijgen, via welke kanalen. Zelf hebben ze managers geïnterviewd om dingen uit te zoeken en hebben ze meegewerkt aan onze podcast met uitleg over de benchmark aan medewerkers. Uiteindelijk kregen we zo het plaatje compleet.”
Met de focus op buiten bleven de interne bedrijfsgegevens achter. De benchmark dwong ons ook dat op orde te brengen.
Appels met appels
Een andere belangrijke meerwaarde was dat Berenschot de gemeente Waddinxveen in de benchmark kon vergelijken met vergelijkbare gemeenten. Van Oosterhoudt: “Niet alleen qua omvang, maar ook qua andere kenmerken. Waddinxveen heeft bijvoorbeeld één woonplaats, met meerdere kernen is het al een heel andere situatie. Daarnaast zijn wij een groeigemeente, met een redelijke economische status, meer mondige inwoners en minder druk op inkomensvoorzieningen. Daar werd in de benchmark rekening mee gehouden.”
Goed het gesprek aangaan
Bij de benchmark werd gekeken naar de formatie en relevante organisatiekosten van het totaal en van de verschillende bedrijfsonderdelen. De resultaten toonden aan dat het verhaal van de organisatie klopte: de formatie en relevante (organisatie)kosten zaten onder dat van het benchmarkgemiddelde. Verrassend was dat sommige onderdelen goed in de formatie zitten, ook al ervaren ze werkdruk, en andere onderdelen juist heel krap”, schetst ze. “Met die uitkomsten konden we als ambtelijke organisatie goed het gesprek aangaan met college en raad. Zeker omdat de vergelijking met andere gemeenten een vergelijking met beheergemeenten betreft. Terwijl Waddinxveen een gemeente in groei is.”
Meerwaarde was dat we ons met de benchmark konden vergelijken met vergelijkbare gemeenten.
Diverse inzichten
Zo deed de gemeente Waddinxveen dankzij de benchmark diverse inzichten op. “Ten eerste dat we een achterstand hebben in gegevensbeheer. Door het capaciteitstekort laat de kwaliteit van het werk soms te wensen over. De raad herkende dit ook, omdat werk niet steeds van de gewenste kwaliteit en niet altijd op tijd was”, zegt Van Oosterhoudt. “Daarnaast beseffen we dat als de gemeente verder groeit qua inwoneraantal, ook de organisatie moet blijven meegroeien. Op de begroting voor 2025 hebben we een inhaalslag kunnen maken met budget voor 32 formatieplaatsen, ruim 10% groei op de bestaande 225 formatieplaatsen. Dat is in deze tijden echt uniek.” Om medewerkers meer aandacht te kunnen schenken, zijn 8 van de 32 nieuwe formatieplaatsen ingezet voor management. Met het gemeentebestuur is afgesproken om die lijn door te zetten: als er inwoners bijkomen, groeit ook de formatie naar verhouding mee. Op 1 april 2025 is de gemeente Waddinxveen overgegaan naar de nieuwe organisatiestructuur.