De gehandicaptenzorg is volop in beweging. Om de kwaliteit van zorg betaalbaar te houden, timmert Abrona flink aan de weg. In dit kader zijn zij met een in 2020 uitgekomen strategisch plan ‘Abrona Goed en Gezond’ voortvarend aan de slag gegaan met de uitwerking van projecten op acht thema’s. De uitvoering hiervan stokte, mede door de coronasituatie. Om dit weer op de rit te krijgen en nogmaals greep te hebben op een eenduidige uitvoering vroeg Abrona Berenschot hen hierin te ondersteunen.
Voortvarend, gedegen en enthousiast
Désirée Hoogstraten, programmacoördinator Abrona, vertelt: ‘Wij kenden Berenschot van de Benchmark Care waar we aan meedoen. Juist die kennis van de zorg en bedrijfsvoering was belangrijk voor ons, naast het gevoel dat we niet helemaal vanaf nul hoefden te beginnen. Berenschot kent ons en wij hen. We wisten al dat de adviseurs vakbekwaam, laagdrempelig, betrokken en enthousiast zijn. Gewoon prettig in de omgang. Wat je merkt vanaf het allereerste begin is dat Berenschot het doel heeft om samen met ons de organisatie verder te helpen. Eigen medewerkers worden zoveel mogelijk betrokken. Dat is een aanpak die uitstekend bij ons past en die helpt om het écht voor de bühne te krijgen.’
Structurele inbedding projectmanagementmethodiek
Projecten worden nu zoveel mogelijk door eigen medewerkers geleid, maar daar is een flinke ontwikkeling aan voorafgegaan. Désirée: ‘Abrona is enorm ambitieus. We zijn heel enthousiast, hebben allerlei ideeën en beginnen dan eenvoudigweg, terwijl we eigenlijk nog helemaal niet weten waar we willen uitkomen. We starten ook vaak projecten op, maar maken ze niet af. Daarnaast ontbrak een heldere methodiek voor projectmatig werken.’
Samen met Berenschot is ‘Abrona Projectmatig Werken’ ontwikkeld. Een eenduidige manier met heldere stappen en tools om projecten op te starten, uit te voeren en de resultaten ervan te behalen en te borgen. Hierbij zijn heldere rollen gedefinieerd. Zo kent elk project een opdrachtgever op managementniveau, onder meer met oog op borging van de projectresultaten. Een project is pas een project, als dit geaccordeerd is door het managementteam. Zo blijft er op het hoogste niveau zicht op welke projecten lopen en wordt daar ook de voortgang gemonitord.
Désirée: ‘De tools helpen ons om vooraf te bedenken van ‘Wat is het idee? Waarom is dit nu urgent? Wat moet het resultaat zijn? Hoe gaan we dat doen, met wie gaan we dat doen en wanneer gaan we dat doen?’. Elk project wordt opgesteld in een vaste projectcharter. Hierin moet het projectteam concreet en bondig het project onderbouwen. Door de eenduidige werkwijze creëren wij eenzelfde taal en is duidelijk wat van wie verwacht wordt bij het opstarten van een project.’
‘Drie jaar geleden zijn we ook begonnen met het opzetten van een leerlijn ‘Projectmatig Werken’. Zo is er de basistraining die circa 60 medewerkers inmiddels hebben gevolgd. Ik verzorg de introductiemodule ‘Abrona Projectmatig Werken’ intussen zelf. De leerlijn helpt om onze manier van werken verder binnen de organisatie bekend te krijgen. De groep van projectmatig opgeleide collega’s wordt daarmee immers steeds groter. Zo komt deze manier meer en meer in ons DNA.’
Heel leerzaam om samen met Berenschot professioneel projectmatig werken te ontwikkelen en te implementeren. Dat helpt ons echt om de talenten van collega's te benutten en ons enthousiasme via zakelijkheid te kunnen inzetten, en zo wat we hebben te verstevigen en het nieuwe op te pakken.
- Désirée Hoogstraten, programmacoördinator Abrona
Blijf aandacht vragen
Bewustwording helpt om betere keuzes te maken. Désirée: ‘Het venijn zit in de start. Dat is inmiddels een gevleugelde uitspraak binnen de organisatie. Neem daarom de tijd om aan de voorkant stil te staan. Het mooie van deze projectmatige aanpak is – en dat was ook wel een doel – dat het én voor Abronabrede projecten te benutten is én voor kleine projecten op één locatie. Het is een manier van werken waarop je dingen overwogen kan aanpakken. Iedereen kan nog steeds zijn enthousiasme en bevlogenheid kwijt maar dan via het zakelijke van de tools die we samen hebben afgesproken.’
Désirée heeft na twee jaar de rol die de Berenschotadviseur vervulde, overgenomen en is inmiddels vraagbaak en kennisdrager van ‘Abrona Projectmatig Werken’. Ze heeft overzicht op de projecten, stimuleert de doorontwikkeling van de methodiek en medewerkers en is daarmee ook een belangrijke steun voor het managementteam.
Veranderende context
Het programma ‘Abrona Goed en Gezond’ is inmiddels afgerond. De fase van implementeren en het borgen van de kennis is goed van de grond gekomen. Wat Désirée betreft, ligt er een stevige basis: ‘Aan mij om dit te borgen en weer verder te brengen. We zijn er immers nog niet. Dat is duidelijk. Wij zitten in een snel veranderende context met financiële uitdagingen. Dat blijft. Dus wij staan op het punt een nieuw programma te gaan schrijven. Echter door de ondersteuning van Berenschot hebben we het vertrouwen dat we dat nu wél zelf kunnen.’
Abrona ondersteunt volwassenen met een verstandelijke beperking in en nabij de provincie Utrecht. Wij bieden langdurige zorg en maatschappelijke ondersteuning. Met aandacht voor de cliënt en zijn of haar leefwereld.