Zonder duidelijke koers blijft AI bij losse acties, afhankelijk van de toevallige behoefte van individuele medewerkers. Op basis van de eigen ervaringen met AI kan het gebruik ervan worden geprofessionaliseerd en ingebed in de organisatie.
AI is overal, maar veel organisaties weten nog steeds niet goed wat ze ermee aan moeten. In een paar jaar tijd zijn ChatGPT en Copilot uitgegroeid tot tools die veel medewerkers gebruiken. Logisch, want met name GenAI helpt om sneller teksten te maken, afspraken te plannen of klantvragen te beantwoorden. Maar heel vaak gaat het om ad-hoc gebruik, zonder plan of regels waar medewerkers zich aan moet houden. Dat is niet zonder gevaar. Op die manier blijft AI namelijk een zwarte doos die snel redelijk klinkende antwoorden geeft, die steeds vaker zonder verdere controle meteen worden benut. Dit AI-gebruik betreft bovendien met name de individuele productiviteit, terwijl er naar verwachting meer winst zit in organisatiebrede toepassing van AI in werkprocessen.
Van ad hoc naar planmatig en veilig
AI wordt doorgaans op drie manieren gebruikt:
- Meestal operationeel: sneller vergaderen, transcripties, samenvattingen genereren.
- Meer en meer voor analyse: in no time bergen informatie analyseren, wat meer inzichten en soms ook al echt betere besluitvorming oplevert.
- Af en toe om procesverbetering te realiseren: met behulp van AI kennis en interne samenwerking doorlichten om processen effectiever en efficiënter in te richten.
Zonder duidelijke koers blijft het bij losse acties, afhankelijk van de toevallige behoefte van individuele medewerkers. Op basis van de eigen ervaringen met AI kan het gebruik ervan worden geprofessionaliseerd en ingebed in de organisatie. Denk aan: hergebruik en breder kenbaar maken van opgedane kennis, componenten met AI als ‘legoblokjes’ in de workflow beschikbaar maken om bijvoorbeeld fouten te voorkomen of het beter of sneller realiseren van een lerende organisatie. Door na te denken over de opties kan AI effectiever worden ingezet, op een manier die past bij de organisatie.
Concrete uitgangspunten
Om als organisatie AI te benutten, zijn concrete uitgangspunten onmisbaar. Waarvoor wilt u AI precies of als eerste inzetten, wie is verantwoordelijk, hoe houdt u controle, en hoe zorgt u dat de uitkomsten betrouwbaar zijn?
Daarnaast dienen alle gebruikers:
- Te weten waar de data en informatie waar AI mee werkt vandaan komen en waar de output van AI terechtkomt.
- Te zorgen dat beslissingen die ze op basis van AI nemen uitlegbaar zijn.
- De achterliggende bronnen te controleren, zodat fouten die AI maakt geen schade aanrichten.
Ons advies is dan ook: formuleer een heldere AI-visie, zet deze om in beleid, regel wie het laatste woord heeft, en bouw veiligheidschecks in.
Regels én speelruimte
AI heeft de aandacht van nationale en Europese overheden. Om te komen tot veilig datagebruik zijn bijvoorbeeld de AI Act en de Digital Services Act opgesteld. De eigen infrastructuur is een fundamenteel onderdeel van de realisatie van Open Strategische Autonomie, waarmee Europa zijn concurrentiepositie wil versterken. Nederland kan hierin vooroplopen door te investeren in kennis en kennisdeling, onderwijs en voorbeelden van verantwoorde toepassingen van AI. Dit gebeurt al in de AI Factory die momenteel in Groningen wordt gerealiseerd en waarin de overheid € 200 miljoen investeert.
Daarnaast bestaat er veel behoefte aan meer speelruimte om AI te gebruiken, bijvoorbeeld om vergunningen sneller af te handelen of het klantcontact tussen overheid en burgers sneller en efficiënter te maken. Maar ook analyses die dienen als basis voor toekomstig beleid zullen meer en meer gebaseerd worden op input van een AI-assistent.
Zolang overheden zich aan strikte regels houden en toepassing ervan waarborgen en monitoren, is dit goed te begrijpen en te verantwoorden. Niet alles is echter in regels te vangen. Bewustwording van medewerkers en kritisch blijven nadenken is minstens net zo belangrijk.
Nieuwe manieren van samenwerken
Onder invloed van het gebruik van AI zullen bedrijven, organisaties en hun adviseurs hun wijze van samenwerken aanpassen. Dit vraagt om keuzes: wat gebeurt met AI en wat blijft (voorlopig) mensenwerk? Het intelligenter inzetten van AI kan tijd besparen en betere resultaten opleveren, mits veiligheid en vertrouwelijkheid geborgd zijn.
Op termijn zien we nieuwe bedrijfsmodellen ontstaan waarin mens en technologie nauw samenwerken en ook een deel van de besluitvorming aan AI wordt toevertrouwd. Spannend, maar wel de realiteit.
Wat u nu moet doen
AI biedt grote kansen, maar alleen als u het slim aanpakt. Analisten verwachten rond 2027 een AI-realitycheck: opschalingsproblemen, ethische discussies en wetgeving kunnen dan de vaart eruit halen. Dit zal met name gebeuren bij organisaties die AI nu ad hoc gebruiken en zonder visie erin investeren. Zij lopen het risico geld te verspillen aan projecten die later weinig opleveren.
Ons advies luidt dan ook:
- Maak een plan en leg vast wie waarover gaat.
- Blijf kritisch op wat AI oplevert.
- Train je mensen zodat ze weten wat AI wel en niet kan.
- Stimuleer het leren werken met AI en deel ervaringen organisatiebreed.
- Hanteer een duidelijk kader waarbinnen medewerkers met AI kunnen werken en laat managers regelmatig het gesprek met medewerkers voeren of het kader wordt gehanteerd en voldoet.
En, specifiek voor de overheid: werk actief samen binnen het Nederlandse en Europese netwerk. Pak een voortrekkersrol en laat zien hoe AI in Nederland verantwoord wordt benut.
Bedenk: wie de regie pakt en bewust experimenteert, kan AI inzetten als krachtige, betrouwbare partner. Wie blijft aanmodderen en vanaf de zijlijn vooral knelpunten naar voren brengt, raakt in sneltreinvaart achterop.
