CHDR is een wereldwijd toonaangevend onafhankelijk onderzoeksinstituut gespecialiseerd in klinisch geneesmiddelenonderzoek. Voor de uitvoering van deze onderzoeken ontvangt CHDR proefpersonen op zijn locatie in Leiden en bestudeert het de effecten van geneesmiddelen op deze proefpersonen.
Onzekerheid is inherent aan het ontwikkelproces van geneesmiddelen. Onderzoeken kunnen worden vertraagd of uitgesteld en daardoor langer duren of juist snel tot resultaat leiden en daardoor vlotter verlopen. Daardoor zijn de onderzoekscapaciteit en resources onderhevig aan steeds wisselende omstandigheden, wat het lastiger maakt om jaarlijkse doelstellingen te halen.
Het management van CHDR heeft Berenschot gevraagd om te helpen met het creëren van inzicht in de bezettingsgraad van de onderzoeksruimte en daarmee in de verwachte omzet om zo beter te kunnen sturen op de jaarlijkse doelstellingen. Hiertoe hebben we een managementinformatiedashboard en onderliggende data-infrastructuur gebouwd, waardoor CHDR meer datagedreven kan sturen op verwachte bezettingsgraad, planning en omzet.
Inventariseren en ontwikkelen
Tijdens werksessies hebben we samen met het managementteam van CHDR de belangrijkste thema’s, processen en KPI’s geïdentificeerd. Vervolgens hebben we de managers die betrokken zijn bij deze thema’s gevraagd naar de informatiebehoefte en de kenmerken van de bestaande informatiesystemen (denk aan het financiële, personele en planningsysteem).
In de ontwikkelfase hebben we in samenwerking met de IT-afdeling een centraal datawarehouse aangemaakt. Onze data-engineer is vervolgens aan de slag gegaan om de systemen op de juiste wijze te ontsluiten en de data in het datawarehouse te laden. Op deze wijze kunnen we de informatie van de verschillende systemen combineren om extra inzichten te verwerven. Tegelijkertijd startte onze BI-developer met het dashboardprogramma Power BI van Microsoft. Dit is nauwe samenspraak met een medewerker van CHDR, zodat het beheer van het dashboard binnen het instituut kan worden belegd.
Integraal overzicht kernprocessen
Dit resulteerde in een centraal PowerBI-platform met real-time inzichten in de verschillende databronnen en een onderliggend datawarehouse. Doordat het dashboard data over het acquisitie-, plannings- en facturatieproces combineert, is de eerste stap gezet naar een integraal overzicht van de kernprocessen. Ook is de berekening van de verwachte omzetstroom verder geoptimaliseerd met data uit de verschillende bronnen. Inmiddels heeft CHDR het managementinformatiedashboard in gebruik genomen om beter grip te krijgen op de omzetstroom. Verder is tijdens het traject in kaart gebracht op welke wijze systemen en de inrichting daarvan verbeterd kunnen worden en is een aantal analyses geautomatiseerd, waaronder de cashflowanalyse.
Homepagina van het managementinformatiedashboard zoals opgeleverd aan CHDR. Hierin staan de belangrijkste KPI’s weergegeven; het rechterpaneel bevat filtermogelijkheden. Daarnaast kan bij enkele KPI’s doorgeklikt worden naar achterliggende detailinformatie. N.B. de werkelijke cijfers zijn verborgen en vervangen.