In deze reeks blogs schrijven wij over de ‘why’, ‘how’ en ‘what’ van de Wet open overheid (Woo). De invoering van deze wet past binnen de maatschappelijke ontwikkeling die vraagt om een transparantere overheid. Dit is de derde blog van deze reeks.
Vanaf 1 mei 2022 is de Woo in werking getreden. Hieronder leest u welke acties overheidsorganisaties moeten ondernemen om de Woo succesvol te implementeren.
In de afgelopen maanden deden wij onderzoek naar de Woo bij diverse overheidsorganisaties aan de hand van een impactanalyse en een nulmeting. De impactanalyse geeft inzicht in de gevolgen van de Woo op organisatieniveau, rekening houdend met het ambitieniveau van de organisatie (zie blog 2). De nulmeting (uitgevoerd door Statisfact) geeft inzicht in de gevolgen van de Woo op team- en individueel niveau. De nulmeting bestaat uit een enquête voor teamleiders en medewerkers en zoomt in op houding, gedrag en het kennisniveau ten aanzien van de Woo. Ook inventariseert de nulmeting waar de verschillende informatiecategorieën in de organisatie worden gecreëerd en in hoeverre er afspraken zijn over informatiebeheer. De organisatie verkrijgt hiermee inzicht in welke mate zij is voorbereid op de Woo.
Met dank aan de deelnemende overheidsorganisaties hebben wij als onderzoekers waardevolle ervaringen opgedaan. Daaruit destilleren we drie generieke lessen:
Les 1: Vertaal het juridisch kader van de Woo naar concrete werkafspraken en richtlijnen.
Uit de nulmetingen blijkt dat teamleiders en medewerkers behoefte hebben aan inzicht in wat de Woo concreet voor hen gaat betekenen. De Woo scherpt bijvoorbeeld in vergelijking met de Wob de uitzonderingsgronden voor openbaarmaking aan. Het is aan de organisatie dit juridisch kader te vertalen naar concreet beleid voor de uitvoering. Dit kan met simpele werkafspraken en regels over de omgang met en interpretatie van uitzonderingsgronden per informatiecategorie. Denk daarbij aan handleidingen of beslisbomen. Het opstellen van deze werkafspraken en richtlijnen met de meest relevante teams draagt bij aan de bewustwording en het concretiseren van de Woo.
Les 2: Organiseer gedragsinterventies en leeractiviteiten op teamniveau.
In geval van een hoog ambitieniveau is de organisatie- en gedragsverandering in het kader van de Woo omvangrijk en vereist een andere omgang met informatie. Afgaand op de nulmetingen, weten teamleiders en medewerkers veelal wat de overheid met de Woo wil bereiken, maar is de impact op de werkzaamheden nog onbekend. Daarvoor zijn concrete afspraken nodig, maar ook ondersteuning en begeleiding op teamniveau. Teams verschillen in de mate waarmee ze met informatie en informatiecategorieën te maken krijgen. Het belang van gedragsinterventies en leeractiviteiten wisselt daarom, maar het is zaak de gevolgen van de Woo in de context van het dagelijks werk binnen teams te concretiseren en op basis daarvan activiteiten en interventies te formuleren.
Les 3: Een kwaliteitssysteem is noodzakelijk om echt stappen te zetten in de informatiehuishouding.
Overheidsorganisaties voelen de urgentie om hun informatiehuishouding te verbeteren. Dat vraagt om een langdurige investering en kan het beste aangepakt worden door het inrichten van een kwaliteitscyclus informatiebeheer. Deze kwaliteitscyclus is onderdeel van de planning-en-controlcyclus van de organisatie. Hoewel veel organisaties over een dergelijk kwaliteitssysteem beschikken, is dit in de praktijk vaak een papieren tijger. Toezicht op correcte opslag ontbreekt, waardoor leermomenten hiervoor beperkt zijn. Informatiebeheer is geen regulier onderwerp van gesprek binnen teams en feedback blijft daardoor uit. Medewerkers dienen op de hoogte te zijn van de afspraken over informatiebeheer en deze in hun werkzaamheden ook daadwerkelijk na te leven. Daarvoor is een monitoringssysteem noodzakelijk, waarvan de resultaten op organisatieniveau besproken moet worden, maar ook met de individuele teams. Verbeteringen in de informatiehuishouding komen niet alleen de Woo (en de elektronische publicaties/Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer), maar hebben ook hun weerslag op de inwerkingtreding van aankomende wetgeving (onder andere Wet digitale overheid, Nieuwe Archiefwet, EU-richtlijn Single Digital Gateway). Bovendien is dit ook een vereiste vanuit de AVG en de regels voor informatiebeveiliging.
Invulling geven aan de uitvoering van bovenstaande lessen is complex en vraagt tijd, een multidisciplinaire blik (juridisch, technisch en organisatorisch) en bestuurlijke aandacht en middelen. In de praktijk is niet altijd helder welke projecten er al lopen en hoe die ingrijpen op de Woo en hoe deze lopende programma’s of projecten samen te brengen zijn. Inzicht in de impact van de Woo op de organisatie en de resultaten van een nulmeting vormen de basis voor een duidelijk vertrekpunt met concrete acties voor de organisatie. Een succesvolle implementatie van de Woo vergt een lange adem, maar kent ook veel quick wins. Bovendien is elk behaald resultaat een stap naar een meer open en transparante overheid.
Dit was blog 3 in een reeks blogs over de Wet open overheid. Bent u benieuwd naar de impact van de Woo op uw organisatie of heeft u behoefte om door te praten over uw ervaringen met de Woo? Bent (kent) u de programmamanager of projectleider van de Woo voor uw organisatie en bent u op zoek naar concrete handvatten voor de implementatie van de Woo? We organiseren een masterclass Woo om programmamanagers en/of projectleiders te ondersteunen.
Neem voor meer informatie contact op met een van de auteurs van deze blog of via onderstaand contactformulier.