AI versterkt, maar vervangt de organisatieontwerper niet | Berenschot

AI is inmiddels een vast onderdeel van de strategische agenda van veel organisaties. Immers, AI-tools zijn breed toegankelijk en worden steeds vaker ingezet om werkzaamheden efficiënter uit te voeren. In diverse sectoren nemen AI-toepassingen momenteel zelfs al bepaalde functies over van medewerkers. Ook binnen het vakgebied van organisatieontwerpers rijst de vraag: als AI steeds beter grote hoeveelheden documenten kan analyseren en samenvatten, en op basis van gesignaleerde knelpunten suggesties kan doen voor aanpassingen in het organisatieontwerp, wordt de organisatieontwerper dan op termijn overbodig? 

Want AI blinkt inderdaad uit in het verwerken van grote hoeveelheden data, patroonherkenning en het genereren van scenario’s. En bij gebruik van de juiste informatie helpt AI in de huidige vorm bij het voorbereiden, samenvatten en analyseren van interviews, kan het grote databestanden puntig weergeven én de voor- en nadelen van bepaalde type organisatiestructuren benoemen. In dat opzicht laat AI een organisatieontwerper efficiënter werken. 

Toch kunnen AI-tools dergelijke analyses en voorspellingen alleen maken op basis van informatie die ze gevoed krijgen en de ervaring die AI heeft met een bepaald onderwerp. Voor het gewenste resultaat moet AI dus worden voorzien van exact de juiste informatie. Dit selecteren, verzamelen en voeden van betrouwbare contextinformatie, het stellen van de juiste vragen en het borgen van kwaliteit en correctheid van de output vergt een organisatiekundige achtergrond. 

Organisatieontwerp is in onze ogen geen puur rationeel proces. Het is ook een sociaal proces waarin eigenaarschap en draagvlak cruciaal zijn. Een proces waarin niet alle input te halen is uit data, maar waarin contextinformatie van een organisatie en non-verbaal gedrag van de mens een nog grotere rol speelt. Om dit proces succesvol te doorlopen, mist AI een cruciaal element: menselijke sensitiviteit. Ongeschreven informatie, informatie niet te vatten in enen en nullen, is door AI namelijk niet te analyseren. AI op de meeste plekken nog niet in staat om bij MT-vergaderingen non-verbale communicatie op te pikken bij een besluit, of weerstand aan te voelen bij een team dat zich niet gehoord voelt. Wel kan AI prima dienen bij het uitwerken van een denkrichting. Dat beargumenteert nogmaals het belang van een complementaire samenwerking tussen mens en AI-tools. 

Die complementaire samenwerking verandert de rol van de organisatieontwerper wel degelijk. Nu zijn organisatieontwerpers nog verantwoordelijk voor de inhoudelijke expertise op een ontwerp, het leveren van analytische skills en het faciliteren van een groepsproces. Door de ontwikkelingen van AI zal de focus van de organisatieontwerper in de toekomst echter meer komen te liggen op het faciliteren van een geschikt sociaal proces en het borgen van kwaliteit. 

En al kunnen AI-tools in de toekomst organisatieontwerpers goed ondersteunen in hun werk, ook dan komt er een punt waarop medewerkers van een organisatie moeten worden meegenomen in het denkproces zodat zij zich eigenaar gaan voelen van een ontwerp. En een MT van een organisatie moet in staat zijn om de gemaakte ontwerpkeuzes uit te leggen. Het is dan ook onwaarschijnlijk dat organisaties zomaar accepteren dat een AI-tool een organisatieontwerp maakt zonder dat zij de denkstappen in het proces kennen, zonder zeker te weten dat alle input is meegewogen bij de keuzes, en zonder dat ze alternatieven hebben kunnen overwegen. 

De rol van de organisatieontwerper verschuift dus richting het faciliteren van de route naar noodzakelijk eigenaarschap en draagvlak. Oftewel concreet: de juiste gesprekken laten plaatsvinden, inhoudelijke discussies faciliteren en oordelen of een organisatieontwerp kan rekenen op voldoende draagvlak voor implementatie.

Een gedragen organisatieontwerp vraagt dus meer dan alleen een technische onderbouwing. Een organisatieontwerper moet in staat zijn weerstand te herkennen, participatie te faciliteren en adaptief te handelen bij spanningen in een ontwerpproces. Dat maakt het essentieel dat een organisatieontwerper zowel de bovenstroom (de harde kant van het ontwerpen) begrijpt als dat hij of zij kan omgaan met de onderstroom (de zachte kant van het ontwerpen) en weet hoe daar op in te spelen. 

De toekomst van organisatieontwerp ligt al met al in de samenwerking tussen mens en technologie. AI kan waardevolle input leveren, maar een passend ontwerp ontstaat in cocreatie. Door medewerkers stap voor stap mee te nemen in een proces, van abstracte keuzes tot concrete inrichting, ontstaat draagvlak en eigenaarschap. Het fysiek tekenen van een organisatieontwerp is niet alleen belangrijk om te komen tot een daadwerkelijk ontwerp, maar ook voor het doormaken van een psychologisch proces: “Ik heb dit mede helpen ontwerpen, dus voel ik mijzelf eigenaar van dit idee.” Daarmee zal de implementatie ook soepeler verlopen.

Daarbij kan AI het ontwerpproces versnellen en verrijken, maar zorgt de organisatieontwerper voor begrip, acceptatie en implementatie. Het is dus een kwestie van beide slim combineren. En ja, AI verandert het vak van de organisatieontwerper, maar maakt het zeker niet overbodig. Integendeel: AI versterkt het belang van een geschikte organisatieontwerper als procesbegeleider en verbinder. Juist dat maakt hem of haar onvervangbaar. 

Dit blog is geschreven door Berenschot-adviseurs Nick Fierloos, Iris Massop en Luuk van Montfort die deel uitmaken van het expertiseteam Inrichten van Organisaties. Dit team heeft ruime ervaring op gebied van organisatiestructuren in alle sectoren, en werkt aan een methodiek waarin AI zo goed mogelijk een efficiënt proces ondersteunt. Benieuwd hoe u uw organisatie- of governancestructuur kunt ontwerpen, aanscherpen of evalueren? Neem dan vooral contact met ons op!