Stedin belastingprognoseproces | Berenschot cases

Stedin, een grote regionale netbeheerder, maakt gebruik van een model waarbij verschillende databronnen worden ingezet om de toekomstige belasting van de infrastructuur in te schatten. Verschillende interne teams hanteren deze prognoses als basis voor strategische investeringsbeslissingen, congestiemanagement en diverse planningsprocessen. 

Om het proces rondom het opstellen van de belastingprognoses te verbeteren, werkte Berenschot aan een formeel governance- en wijzigingsproces. Daarbij maakten interne teams concrete afspraken over rollen, verantwoordelijkheden en een duidelijke jaarlijkse planning. Door gebruikers van de prognoses explicieter en structureler te betrekken bij de totstandkoming, is het vertrouwen in het proces en de resultaten versterkt.

Allereerst voerde Berenschot een gestructureerde diagnose uit op basis van het DP-PBOI-model. Naast deskresearch werden interviews gehouden met vertegenwoordigers van de verschillende afdelingen, aangevuld met meerdere validatieworkshops. Daarin werden zowel de knelpunten in de huidige situatie gevalideerd als oplossingsrichtingen verkend en een nieuw procesontwerp uitgewerkt.

Uit de analyse kwamen verschillende structurele knelpunten naar voren, die in het aangepaste belastingprognoseproces zijn geadresseerd. De uitdagingen betroffen onder andere afstemmomenten, de traceerbaarheid van wijzigingen en de inrichting van validatierondes.

Het herontworpen proces introduceerde nieuwe elementen en stelde aanpassingen voor bestaande onderdelen voor. Een belangrijk aspect daarbij was de introductie van een nieuw ritme van het belastingprognoseproces. Door het integreren van langlopende en kortlopende cycli ontstaat één doorlopend proces, waarin output direct herleidbaar is tot de onderliggende input. Dit omvat ook betrokkenheid en herleidbaarheid van stakeholders, wat de transparantie vergroot.

In een nieuwe kortlopende cyclus worden modelverbeteringen en functionele updates niet standalone ontwikkeld, maar zijn ze structureel onderdeel van en volgen uit het hoofdproces rondom de belastingprognoses. Zo kunnen gebruikers direct feedback geven op de wenselijkheid en haalbaarheid van aanpassingen en updates.

Een cruciaal onderdeel van het nieuwe ontwerp zijn duidelijke afspraken rondom de taken en rolverdeling van de verschillende subprocessen binnen het belastingprognoseproces. Voor iedere activiteit is vastgelegd wie verantwoordelijk is voor de uitvoering, wie eindverantwoordelijk is, wie geconsulteerd wordt en wie geïnformeerd wordt (i.e. RACI). Dit maakt expliciet waar het mandaat voor modelwijzigingen ligt en waar ruimte bestaat voor besluitvorming.

Verder is een informatiematrix opgesteld die per gebruikersgroep vastlegt over welke inputcategorieën zij vooraf geïnformeerd willen worden en over welke tussentijdse wijzigingen zij proactief op de hoogte gehouden willen worden. Dit biedt een concreet kader voor communicatie richting de organisatie.

In de eindrapportage beschrijft Berenschot niet alleen het nieuwe procesontwerp, maar ook een reeks aanbevelingen voor verdere doorontwikkeling. Hiermee beschikt Stedin over een gestructureerd fundament om het belastingprognoseproces verder te professionaliseren en de energietransitie betrouwbaar, transparant en datagedreven te faciliteren.