Oplopende wachttijden, personeelstekorten en een onverminderd hoge zorgvraag maken het organiseren van zorg steeds complexer. Tegelijkertijd blijft de verwachting dat zorg beschikbaar, veilig en van hoge kwaliteit is. Voor zorgorganisaties betekent dit continu balanceren. Hoe voorkom je rennen of stilstaan, lange wachttijden, weigering van patiënten, hoge externe inhuur en/of verzuim door een te hoge werkdruk?
Integraal capaciteitsmanagement (ICM) helpt om mensen en middelen optimaal in te zetten, in afstemming tussen afdelingen met verschillende belangen en dynamiek. Door vraag en aanbod over de dag, week en het jaar beter te matchen, data beter te benutten en samenwerking over de muren van afdelingen heen te organiseren, ontstaat ruimte voor efficiëntere zorg. Beter voor de patiënt en ook beter en prettiger voor medewerkers.
Geen simpele rekensom
Integraal capaciteitsmanagement is geen simpele rekensom. Het vraagt om slimme analyses, begrip van de praktijk en om belangen te verbinden en mensen in beweging te krijgen. Hierna volgen drie recente praktijkcases die illustreren hoe onze samenwerking met zorgprofessionals en het puzzelen met data ervoor zorgen dat projecten echt meetbare impact hebben.
Case 1 – Dynamisch plannen in kliniek én polikliniek
Het IJsselland Ziekenhuis in Capelle aan den IJssel wilde beter inzicht in de benodigde capaciteit voor de kliniek en de polikliniek. Hun vraag luidde: hoe stemmen we de inzet van personeel, spreekuren en klinische capaciteit beter af op de wisselende zorgvraag? We startten met een analyse van patiëntstromen, werklast en bestaande roosters. Door historische data te analyseren en scenario’s door te rekenen, kreeg het ziekenhuis inzicht in de bijsturingsmogelijkheden.
Samen met het IJsselland Ziekenhuis ontwikkelden we een flexibele planning, die rekening houdt met seizoensinvloeden, variatie in medewerkersbeschikbaarheid en verschillen tussen specialismen. Met een normformatie die ruimte laat voor dynamisch plannen, kan de organisatie inspelen op fluctuaties in vraag, verschillen tussen specialismen en variaties in personele inzet. Daarnaast startten we een succesvol initiatief vanuit de werkvloer om verpleegkundigen flexibele diensten te laten draaien. Zo vangen afdelingen samen ad-hocpieken in de werkdruk op.
Al met al resulteert integraal capaciteitsmanagement bij het IJsselland Ziekenhuis in betere benutting van beddencapaciteit, mindere externe inhuur, kortere wachttijden en meer rust in de planning. Bovendien ontstaat er meer ruimte voor zorgprofessionals om te doen waar ze goed in zijn: zorg verlenen.
Case 2 – Flowmanagement: samenwerking over grenzen heen
Het Radboudumc in Nijmegen wilde beter sturen op de doorstroom van patiënten. De uitdaging hierbij was: ervoor zorgen dat de juiste patiënt op het juiste moment op de juiste plek geholpen wordt – zonder dat afdelingen vastlopen of elkaar onbewust belemmeren.
Het goed implementeren van flowmanagement stelde het ziekenhuis in staat de in-, door- en uitstroom van patiënten organisatiebreed te coördineren. Noem het een beddenoverleg 2.0, aan de hand van dashboards met real-time informatie, en duidelijke afspraken over wie wanneer welke beslissingen neemt. Wij hielpen het Radboudumc de processen te optimaliseren en te formaliseren in afspraken, rolbeschrijvingen en plannen voor samenwerking. Op deze manier kan flowmanagement, oftewel ICM, bijdragen aan minder wachttijden, minder stress op afdelingen en een soepeler samenspel tussen SEH, AOA en verpleegafdelingen.
Case 3 – Wat een meettrein leert over ziekenhuisplanning
Op het eerste gezicht lijkt de inzet van meettreinen op het spoor ver van de zorgpraktijk af te staan. Maar de vraagstukken bij ProRail en ziekenhuizen blijken verrassend vergelijkbaar: hoe is de inzet van een kostbaar en schaars middel optimaal af te stemmen op een complexe planning – zodanig dat alles op tijd én efficiënt gebeurt?
Bij ProRail was onze opdracht om te bepalen hoeveel meettreinen er minimaal nodig waren om het volledige programma uit te voeren. Daarbij moesten we rekening houden met deels tegengestelde doelen:
- Efficiënt gebruik van materieel.
- Hoge meetkwaliteit.
- Beperking van kosten.
- Tijdige uitvoering van alle metingen
We ontwikkelden een wiskundig model dat deze doelen met elkaar in balans bracht en berekenden de optimale inzet. Die vertaalden we vervolgens naar concrete stuurinformatie voor de praktijk, wat ProRail in staat stelde datagedreven besluiten te nemen.
De overeenkomsten met de zorg zijn onder meer zichtbaar bij de OK-planning: ook die heeft tot doel een zo goed mogelijk schema te maken voor alle operaties, waarbij:
- het OK-complex maximaal wordt benut
- de beddencapaciteit op verpleegafdelingen stabiel blijft
- wachttijden beperkt blijven
- medewerkers niet overbelast raken.
Ook ziekenhuizen kunnen dus door slimme inzet van data, rekenkracht en domeinkennis complexe planningsvraagstukken niet alleen analyseren, maar ook doorlopend betere besluitvorming faciliteren over de capaciteitsverdeling en planning.
Benieuwd hoe integraal capaciteitsmanagement uw organisatie kan helpen beter voorbereid te zijn op de uitdagingen van vandaag én morgen? Neem gerust contact op met Abel Brussaard (a.brussaard@berenschot.nl) of Tessa van Liempt (t.vanliempt@berenschot.nl). Zij denken graag met u mee.