De Wet open overheid (Woo) regelt het recht op toegang tot informatie van de overheid. Om aan de Woo te kunnen voldoen, is het zaak voor gemeenten om hun informatiehuishouding op orde hebben. De gemeente Den Haag, die eerder al een strategie informatiebeheer vaststelde, wilde in aansluiting daarop komen tot een strategie rond de Woo plus een tactisch-operationele invulling ervan om deze te laten landen in de organisatie. Berenschot werd gevraagd de gemeente hierbij te ondersteunen.
Sterke combinatie
Belangrijke eis vanuit de gemeente was dat beide strategieën elkaar moesten versterken en elkaar niet in de weg mochten zitten. “Daarom wilden we dat een gerenommeerd bedrijf daarnaar keek en Berenschot had ervaring met strategische vraagstukken op dit niveau. We hebben twee teams bij hen ingehuurd, één voor strategie en één voor de tactisch-operationele invulling ervan. Een hele sterke combinatie, met onderling korte lijntjes, die ervoor zorgt dat het strategisch rapport niet in een la belandt”, aldus Koen Bakker, Teammanager Informatiebeheer en Lead Gegevensmanagement bij de gemeente Den Haag en in die functie ook verantwoordelijk voor de strategie rond informatiebeheer. Beide trajecten startten parallel in november 2023.
Berenschot heeft ons geleerd te redeneren vanuit burgers en bedrijven, hoe het bij hen terechtkomt. Bij het schrijven van de strategie hadden we dat stuk niet zelf kunnen doen.
- Koen Bakker, Teammanager Informatiebeheer en Lead Gegevensmanagement, gemeente Den Haag
Gedragen uitkomst
Vanuit de gemeente waren naast Bakker en de kwartiermaker Woo ook de chief data officer (cdo), de directeur Juridische zaken en de directeur I&A aangehaakt plus de nodige specialisten op genoemde gebieden. “Nadat Berenschot zich had ingelezen in de aangeleverde stukken, organiseerden ze interactieve sessies met ons om te achterhalen wat we van belang vonden. Voor onze organisatie met 12.000 medewerkers stond de maatschappelijke opgave bovenaan”, zegt Bakker. “Berenschot heeft ons geleerd te redeneren vanuit burgers en bedrijven, hoe het bij hen terechtkomt. Bij het schrijven van de strategie hadden we dat stuk niet zelf kunnen doen. Vervolgens hebben ze ook met de cdo en de directeuren een interactieve sessie gehouden en hen meegenomen in het verhaal. Dat heeft geresulteerd in een door de directeuren gedragen strategie.”
Op maat
Eveneens belangrijk was dat de strategie rond de Woo in lijn was met de strategie informatiebeheer en het coalitieakkoord, die beide al vastgesteld waren. “Dan blijft het herkenbaar voor het gemeentelijk managementteam. Door daarop door te borduren, was het in in feite een extra hoofdstuk aan de opgave. Dat heeft de acceptatie vergemakkelijkt”, stelt Bakker. “Om Berenschot goed zijn werk te laten doen, hebben we vanuit de gemeente geen informatie weggelaten. Daar zijn ze heel integer mee omgegaan. Daarnaast bleken het heel praktische denkers die snel de essentie boven water halen. Bovendien toonden ze een groot inlevingsvermogen in wat wij wilden en toetsten ze steeds bij ons of ze op de goede weg zaten. Dankzij die aanpak hebben we gekregen wat we voor ogen hadden, het was echt een rapport op maat.” Het strategieonderdeel werd maart 2024 afgerond.
Kennis geborgd
Gedurende het traject toetste het strategieteam van Berenschot continu bij het tactisch-operationeel team of de strategie paste bij het tactisch-operationele plan en omgekeerd. “De kwartiermaker Woo en ik hebben als hoofden van beide teams samen opgestreden en ook gezamenlijke sessies gehad. Ook de overdracht en afsluitende sessie gebeurde in aanwezigheid van de twee teams van Berenschot, de kwartiermaker, de directeur Juridische zaken en ik”, schetst Bakker. “Als we in de toekomst iets willen veranderen in de strategie, kan team 2 dat doen, die kennis is geborgd. Zo zou ik een volgend traject ook weer willen inrichten.” Het tactisch-operationele traject wordt naar verwachting later dit jaar afgerond.