Gemeente Veldhoven verwacht te groeien naar 57.500 inwoners in 2035. Maar welke formatie en kosten passen bij deze ambitie? Een benchmark gaf inzicht, duiding en vergelijkingen met andere gemeenten. In gesprek met Jeroen Sanders en Margo Tieleman.
Groeigemeente
De gemeente Veldhoven is zonder meer een groeigemeente: naar verwachting stijgt het inwoneraantal van bijna 48.000 nu naar zo’n 57.500 in 2035. “Dat hangt nauw samen met de schaalsprong in onze regio, met name vanwege de aanwezigheid van ASML. Er is sprake van een sterke internationalisering en qua voorzieningenniveau zullen we moeten blijven groeien”, schetst Jeroen Sanders, gemeentesecretaris bij de gemeente Veldhoven. Recentelijk vond in lijn met de visie ‘Gelukkig in Veldhoven’ (2023) al een organisatiestructuurwijziging plaats. “We zijn teruggegaan van vijf naar drie afdelingen, en van 27 naar 16 teams. Ook hebben we teamleiders aangesteld die volledig bevoegd zijn om teams aan te sturen en volledig vrijgemaakt zijn voor die rol.”
In hun aanpak keken ze niet alleen naar de cijfers, maar reserveerden ook tijd voor gesprekken en interviews om input op te halen en de uitkomsten goed te duiden.
-Margo Tieleman (HR-adviseur bij gemeente Veldhoven)
Uitkomsten goed duiden
Geschetste ontwikkelingen waren reden voor de gemeente om de eigen formatie en organisatie tegen het licht te houden en advies in te winnen omtrent de benodigde stappen voor de komende vijf tot tien jaar. Na een aanbesteding viel de keuze op een benchmark voor gemeenten van Berenschot. “Zij keken in hun aanpak niet alleen naar de cijfers, maar reserveerden ook tijd voor gesprekken en interviews om input op te halen en de uitkomsten goed te duiden”, stelt Margo Tieleman, HR-adviseur en intern projectleider binnen de gemeente Veldhoven.
In het formatieonderzoek stonden drie vragen centraal:
- Hoe verhouden de formatie en kosten van de gemeente Veldhoven zich tot die van vergelijkbare gemeenten?
- Zijn de formatie en kosten van de gemeente passend, rekening houdend met de kenmerken en ambities?
- Ontbreken er functies bij deze gemeente en bestaan er functies die bij andere gemeenten niet of nauwelijks voorkomen?
Interactief proces met alle betrokkenen
Om te bepalen wat op teamniveau nodig is, zijn de volgende stappen doorlopen:
- Teamleiders vulden een uitgebreide vragenlijst in over werklastindicatoren en alle werkzaamheden van alle medewerkers zijn in kaart gebracht
- Berenschot voerde een benchmark uit naar de formatie en kosten, inclusief een kwalitatieve analyse van de resultaten
- Teamleiders vulden opnieuw een vragenlijst in, dit keer over werkdruk, ambities en de haalbaarheid daarvan met het huidige team
- De uitkomsten hiervan en de benchmarkresultaten werden besproken met de teamleiders.
“Daardoor werden de uitkomsten breed gedragen in onze organisatie en voelde iedereen zich betrokken en gehoord.” zegt Tieleman
Nieuwe inzichten over formatie
Het traject leidde tot een aantal nieuwe inzichten. “We waren verrast hoe krap we organisatiebreed in de formatie zaten. Berenschot adviseerde om daar stappen in te zetten. Inmiddels hebben we 11 fte toegevoegd”, vertelt Sanders. Sommige formatieverschillen met vergelijkbare gemeenten bleken goed verklaarbaar op basis van afspraken, doelstellingen en ambities van de gemeente Veldhoven.
Belangrijke meerwaarde van de aanpak is dat alle aspecten zijn meegenomen, en dat alle betrokkenen hun input hebben kunnen leveren. Dat is echt winst, want daardoor vermijd je discussies achteraf.
-Jeroen Sanders (gemeentesecretaris bij gemeente Veldhoven)
Onderbouwd beeld voor alle betrokkenen
In totaal nam het hele traject circa acht maanden in beslag. “We hebben zorgvuldigheid gekozen boven snelheid. En die tijd hebben we ook echt nodig gehad. Belangrijke meerwaarde van de aanpak van Berenschot is dat alle aspecten zijn meegenomen, en dat alle betrokkenen hun input hebben kunnen leveren. Dat is echt winst, want daardoor vermijd je discussies achteraf”, stelt Sanders.
Tieleman onderschrijft dat. “Met sommige teamleiders zijn extra gesprekken gehouden om de laatste punten te verduidelijken en zo te komen tot een gezamenlijk stuk waar iedereen achter kan staan. En waar je eerder moest afgaan op gevoel en interne signalen, zijn nu alle teamleiders en teams dezelfde vragen en cijfers voorgelegd en besproken. Dat geeft een onderbouwd beeld.”
Korte lijnen met Berenschot
Tevens verzorgde Berenschot een toelichting op het onderzoek en een terugkoppeling over de resultaten voor de organisatie, teamleiders, MT-leden, raad en college. Tieleman spreekt over een fijne samenwerking. “De lijnen waren kort en de adviseurs goed bereikbaar, zodat we steeds snel konden schakelen. Daarnaast zaten ze er ook inhoudelijk goed in, dat is plezierig werken.” Sanders sluit zich hierbij aan. “Het contact heb ik als heel prettig ervaren. En de taakverdeling was duidelijk en werd ook goed nagekomen.”
Goede basis voor de toekomst
Ondertussen kijken Sanders en Tieleman alweer vooruit. “Fte’s toevoegen is relatief de makkelijkste oplossing, daar hebben we stappen in gezet. Nu de goede basis er ligt, gaan we verder met de aanbevelingen van Berenschot voor het vervolg. Voor elk team liggen er kansen voor verbetering op het vlak van efficiency en kwaliteit. Daarin willen we keuzes maken in lijn met de ambities uit onze organisatievisie en zodoende samen de puzzel leggen en doen wat nodig is om klaar te zijn voor de toekomst.”
Meer weten over de benchmark? Bekijk de Benchmark formatie en kosten voor gemeenten.