Na een jaar van interne problemen bij Nieuw Unicum werd begin 2023 een tweehoofdige raad van bestuur aangesteld, die de teammanagers zorg en dagbesteding rechtstreeks aanstuurt. Daarmee werd een verplatting van de organisatie gerealiseerd.
Tevens werd de raad van toezicht vernieuwd. In mei 2023 bleek echter dat er meer personeel (zowel eigen personeel als inhuur) was ingezet dan begroot. Teammanagers kregen de opdracht om de extra inzet terug te brengen. Desondanks sloot Nieuw Unicum 2023 financieel af met een verlies van 11%
“Het voelde alsof we op een zinkend schip zaten”, memoreert René Kemna, teammanager bedrijfsvoering. “De organisatie liet zich het beste omschrijven als een ‘dorp in de duinen’ met veertien teams die hun eigen mores hadden, weinig inzicht in cijfers en nauwelijks sturing.” Gerard Meijering, business controller, vult aan: “Het vertrouwen van interne én externe stakeholders was daarmee bijna verdwenen.”
De wake-up call
De nieuwe raad van bestuur bracht een duidelijke boodschap: het roer moet om. Geen cosmetische ingrepen, maar een fundamentele herziening van processen, cultuur en structuur. “We hebben er een hek omheen gezet voor een sterke interne focus”, zegt Gerard. “Zo gaat het nu, en voortaan doen we het anders. De helft van de staf werd vernieuwd, verantwoordelijkheden opnieuw belegd en de basis op orde gebracht. Het doel was van losse eilandjes te gaan naar één organisatie die stuurt op feiten en processen.”
Van pappen en nathouden naar proces en eigenaarschap
De eerste stap in deze radicale maar doordachte koerswijziging was het in kaart brengen van alle primaire, ondersteunende en besturende processen, en deze beschrijven, laten aansluiten en waar nodig vernieuwen, en implementeren. Deze aanpak kreeg de naam ‘Grip op kwaliteit’, mede met het oog op een HKZ certificering.
Parallel is gewerkt aan de structuur door de veertien zorgteams te leren samenwerken op grond van een functiehuis met drie lagen, waardoor verantwoordelijkheden helder werden belegd. Alle organisatieonderdelen kregen een duidelijke verantwoordelijkheid en een verantwoordelijke.
“Tegelijkertijd werd financiële hygiëne ingevoerd met strakke
maandafsluitingen, een rolling forecast en transparante rapportages. Die vervingen de oude ad-hocboekingen en kruissubsidies tussen de zorg- en huisvestingsexploitatie”, aldus Gerard.
Deze omslag ging gepaard met een cultuurverandering waarbij managers leerden sturen op fte’s, zzp’ers, verzuim en bezettingsgraad. Daarbij moesten zij echt eigenaarschap nemen voor hun resultaten. “Voorheen hoorde je: ‘Ik heb uren tekort’, nu hoor je: ‘Hoe lossen we dit samen op?’”, aldus René. De dialoog tussen teams, managers en de staf werd cruciaal. Bestuurders en staf gingen actief langs bij teams. “Vertrouwen win je door transparantie en door het hele verhaal te blijven vertellen – ook als het niet goed gaat”, benadrukt Gerard. Zo
ontstond een nieuwe manier van werken waarin grip, inzicht en samenwerking centraal staan.
Resultaten van rood naar zwart
Het huzarenstukje? In drie jaar tijd van -11% naar +7%. Daarbij is Nieuw Unicum nu officieel erkend als MS-expertisecentrum. “Dat was geen cadeau”, constateert René. “Vanaf zomer 2023 is hard gewerkt aan die erkenning. Dat hebben we onder hoge druk en met veel betrokken collega’s gerealiseerd. Per 1 januari 2025 zijn we officieel erkend door VWS. Dit hielp ook om in samenwerking met NZa, zorgkantoren en VWS te komen tot passende financiële middelen. Vanaf 1 januari 2026 hebben we nu een vast tarief voor bewoners met progressieve MS en hun bijbehorende zorgvraag. Pas toen onze basis op orde was, kregen
we ook hier het vertrouwen. ”De organisatie investeert nu in huisvesting en innovatie. “Onze locatie ademt nog de jaren 70”, omschrijft Gerard. “Maar we werken aan plannen voor vernieuwing. Dit gaat verder dan
alleen nieuwbouw, het betekent ook anders werken. Dat is toekomstgericht denken.”
Het blijft mensenwerk
De oude gewoontes zijn echter niet zomaar verdwenen. “We blijven sturen op processen, niet alleen op uitkomsten,” benadrukt René. Borging vraagt om discipline én herhaling. “Het is mensenwerk”, vult Gerard aan. “Je moet blijven uitleggen waarom we dingen doen, anders verlies je het vertrouwen.” De cultuurverandering zit steeds dieper in de
vezels van de organisatie, maar het werk is nog niet gedaan.
“We zijn op weg, maar nog niet op de eindbestemming”, aldus
René. “Het gaat om continu verbeteren.”
Voorheen hoorde je: ‘Ik heb uren tekort’, nu hoor je: ‘Hoe lossen we dit samen op
-Gerard Meijering, business controller Nieuw Unicum