De verdeelsystematiek van een grote kennisinstelling en een daarmee verbonden organisatie was uitgegroeid tot een web van maatwerkafspraken. Berenschot hielp beide organisaties te komen tot een vernieuwde verdeelmethodiek met heldere spelregels en kostenverdeling, en voldoende draagvlak.
Eenvoudiger en beter uitlegbaar
Hoewel de afspraken eerder een praktische oplossing boden, waren de uitgangspunten niet altijd meer eenduidig vastgelegd of eenvoudig te herleiden. Daardoor ontbrak deels het overzicht over de wijze waarop middelen en kosten tussen beide organisaties werden verdeeld. De organisaties wilden daarom komen tot een eenvoudiger, transparanter en beter uitlegbaar model voor de interne middelenverdeling. Daarbij was niet alleen aandacht voor de verdeling van financiële middelen, maar ook voor de toerekening van kosten voor gezamenlijke ondersteuning en dienstverlening. Het uitgangspunt was dat bijdragen zo veel mogelijk zouden aansluiten bij aantoonbaar gebruik, heldere parameters en afspraken die beide organisaties als redelijk beschouwden.
Zorgvuldige balans
Genoemde wensen en eisen vroegen om een zorgvuldige balans tussen standaardisering en maatwerk. Enerzijds moest het nieuwe model voldoende houvast bieden om toekomstige discussies over afzonderlijke afspraken te beperken. Anderzijds moest het model ruimte laten voor de specifieke organisatorische relatie tussen beide partijen en voor verschillen in de aard en intensiteit van afgenomen diensten.
Gezamenlijke inspanning
Een gezamenlijke projectgroep van financiële en bedrijfsvoeringsverantwoordelijken werkte de benodigde analyses, uitgangspunten en mogelijke modelvarianten uit. Een bestuurlijke stuurgroep bewaakte de voortgang, maakte keuzes op hoofdlijnen en begeleidde de besluitvorming. Berenschot ondersteunde als inhoudelijk expert, procesbegeleider en financieel data-analist.
Stabieler vertrekpunt
Het traject resulteerde in een vernieuwde verdeelmethodiek met heldere spelregels, een navolgbare onderbouwing van kostenverdeling en voldoende draagvlak bij beide organisaties. Daarmee sluit de methodiek beter aan bij de huidige samenwerking en biedt deze een stabieler vertrekpunt voor toekomstige financiële afspraken.