Uit een enquête van Binnenlands Bestuur uit 2023 blijkt dat ruim de helft van alle gemeenteambtenaren de werkdruk ziet oplopen. Gemeenten zoeken oplossingen in het aantrekken van meer personeel, maar zullen ook op andere fronten actie moeten ondernemen.
Enige werkdruk op de werkvloer is nuttig en stimuleert werknemers goed te presteren, maar een langdurig overmatige werkdruk kan ernstige gevolgen hebben. Deze kunnen variëren van fysieke en mentale gezondheidsproblemen bij medewerkers, verminderde productiviteit en verhoogde kosten tot problematiek rond het aantrekken en behoud van medewerkers.
Oplossingen zoeken gemeenten vooral in het aantrekken van extra personeel, maar met het aankomende ravijnjaar ontbreken daarvoor vaak de middelen. Verder is meer capaciteit lastig realiseerbaar in deze krappe arbeidsmarkt. Zaak dus om ook andere oplossingsrichtingen te onderzoeken.
Vijf bronnen
Uit eerdere studies en onze eigen werkdrukanalyses blijkt dat de volgende vijf bronnen van invloed zijn bij het ontstaan dan wel mitigeren van werkdruk:
1. De werklast
De werklast, de hoeveelheid werk, van gemeenten stijgt al jaren door het uitdijende takenpakket als gevolg van decentralisaties. Ook de vergrijzing draagt bij aan een toenemende vraag naar gemeentelijke dienstverlening. Extra werklast is daarmee vooral een gegeven voor gemeenten en kan leiden tot een hogere werkdruk. Om die werkdruk die voortvloeit uit de werklast proportioneel te houden, ligt extra personeel voor de hand.
2. De taakeisen
Als een werknemer niet of moeizaam aan de taakeisen kan voldoen, stijgt diens beleving van werkdruk. En die taakeisen worden inderdaad hoger. Gemeenten hebben te maken met steeds uitdagender maatschappelijke vraagstukken, complexe wet- en regelgeving en een mondiger samenleving. Dat vraagt steeds meer van medewerkers en stuwt de werkdruk. Meer tijd en ruimte voor het uitvoeren van werkzaamheden, inspraak van medewerkers en een overzichtelijke hoeveelheid taken per medewerker zijn dan mogelijke oplossingsrichtingen. Een andere impactvolle tendens is dat steeds meer onderwerpen diepgaande vakkennis vragen vanwege hun complexiteit, zoals klimaatadaptatie en migratie.
3. Organisatie van het werk
De organisatie van de werkzaamheden is een vaak onderschatte bron van werkdruk. Het gaat dan om de manier waarop de organisatie is ingericht, verantwoordelijkheden zijn belegd, werkprocessen en overlegstructuren zijn ingeregeld, digitalisering en automatisering wordt ingezet en de interne ondersteuning is geborgd. Gebeurt dit efficiënt, dan is er meer tijd en ruimte voor het werk. Dat vergroot het werkplezier, de productiviteit en verlicht zo de werkdruk van medewerkers. Omgekeerd geldt inefficiëntie in de organisatie als een voorname bron van hoge werkdruk. In de praktijk blijft dit vaak onderbelicht wanneer een bedrijfskundig perspectief op werkdruk ontbreekt. In de regel valt qua efficiëntie veel te winnen. Structureel werken aan meer efficiëntie en dat ook monitoren, biedt kansen voor verlichting van de werkdruk.
4. Energiebronnen op de werkvloer
Energiebronnen zoals prettig onderling contact, stabiliteit op de werkvloer, een goede samenwerking en sociale steun verlichten de werkdruk. De mate van autonomie die medewerkers hebben is eveneens een belangrijke energiebron; meer regelruimte om werk en tijd zelf in te delen, verlicht de werkdruk. Dergelijke aspecten motiveren, maken het werk leuk en creëren bevlogenheid, en vergroten zo de belastbaarheid. Daarmee vormen ze een krachtig instrument om een hoge werkdruk te voorkomen of het hoofd te bieden. Genoemde energiebronnen kunnen worden versterkt door te werken aan een prettige organisatiecultuur, verbinding te creëren op de werkvloer, medewerkers de ruimte te geven zich te ontplooien en betekenisvol werk te bieden. Ontbreken dergelijke energiebronnen, dan is extra personeel niet de oplossing voor werkdrukverlichting.
5. Persoonlijke hulpbronnen
Persoonlijke hulpbronnen betreffen bijvoorbeeld iemands thuissituatie, maar ook eigenschappen van medewerkers zelf, zoals kennisniveau, stressbestendigheid, daadkracht, optimisme en hoop. Al deze zaken vergroten de belastbaarheid van een medewerker en verminderen de kans op een hoge ervaren werkdruk. Deze hulpbronnen zijn in zekere mate te ontwikkelen met opleiding, training en coaching, maar ook werving van personeel kan (preventief) werken.
Belangrijk is dat (nieuwe) medewerkers beschikken over de specifieke hulpbronnen die nodig zijn voor het werk. Sluit het werk niet aan bij opleidingsniveau, werkervaring of andere hulpbronnen van de werknemer, dan is het juist een oorzaak van hoge werkdruk. Hier ligt dan ook een belangrijke taak in het wervings- en selectietraject procedure van nieuwe medewerkers.
Oog voor wisselwerking
Bij werkdruk spelen diverse bronnen een rol, factoren die een gemeente in wisselende mate kan beïnvloeden. Steeds geldt: voorkomen is beter dan genezen. Door de oorzaken van werkdruk regelmatig te onderzoeken en te identificeren, is preventief al een slag te slaan. Is er toch sprake van een hoge werkdruk dan is het zaak te weten welke bronnen die werkdruk veroorzaken. Het begint met een scherpe diagnose, want oplossingsrichtingen verschillen per bron. Extra personeel is vaker niet dan wel het antwoord. Echte oplossingen liggen in het in het herzien van taakeisen, het verbeteren van de efficiency van de interne organisatie en het stimuleren van energiebronnen en hulpbronnen. Het is goed daarbij ook oog te houden voor de wisselwerking tussen bronnen. Een hoge tijdsdruk (taakeisen) gecombineerd met weinig regelruimte (energiebron) werkt bijvoorbeeld werkdruk verhogend. Gemeenten doen er dan ook verstandig aan op meerdere borden te schaken, willen ze de werkdruk binnen hun organisatie verlichten.